Raumnutzungsplanung: So passt du deine Büroräume an hybride Arbeitsmodelle an

Die Belegungsplanung hilft Unternehmen dabei, die Büroflächen an die tatsächlichen Nutzungsmuster anzupassen. Das Ergebnis: weniger ungenutzte Kapazitäten und eine bessere Mitarbeitererfahrung. Bei hybriden Arbeitsumgebungen , in denen die Anwesenheit täglich schwankt, ersetzt eine auf realen Daten basierende Planung das Rätselraten. Das Ergebnis sind fundiertere Entscheidungen zur Raumnutzung, niedrigere Immobilienkosten und Büros, die auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten sind.

Hybridbüros sind oft nicht voll ausgelastet, weshalb die optimale Dimensionierung der Büroflächen wichtiger ist als die Planung für die volle Mitarbeiterzahl. Die Belegungsplanung hilft dir dabei, die Büroflächen an die tatsächlichen Nutzungsmuster anzupassen, wodurch Kapazitätsverschwendung reduziert wird und gleichzeitig sichergestellt wird, dass Mitarbeitende den Arbeitsbereich vorfinden, den sie brauchen, wenn sie ins Büro kommen. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du die aktuelle Auslastung als Ausgangsbasis ermittelst, datengestützte Raumziele festlegst, die richtigen Kennzahlen verfolgst und Workplace Analytics nutzen, um fundierte Immobilienentscheidungen in einer hybriden Umgebung zu treffen.

Was ist Auslastungsplanung?

Die Raumnutzungsplanung ist der Prozess der strategischen Planung und Verwaltung der Raumzuweisung innerhalb eines Gebäudes, um die Effizienz zu maximieren. Im Mittelpunkt stehen dabei das Verständnis der aktuellen Raumnutzung, die Prognose des künftigen Bedarfs und die Planung von Änderungen in der Raumnutzung, um die Unternehmensziele zu unterstützen. Dieser Prozess trägt dazu bei, dass die räumlichen Gegebenheiten mit den Geschäftsstrategien im Einklang stehen, die Produktivität gefördert wird, Kosten gesenkt werden und die räumlichen Gegebenheiten an die sich wandelnden Bedürfnisse deiner Belegschaft angepasst werden.

Nutzungsplanung vs. Raumplanung vs. Nutzungsmanagement

Diese Begriffe werden oft synonym verwendet, beziehen sich aber auf unterschiedliche Herausforderungen:

• Bei der Raumnutzungsplanung geht es darum, die Raumbedürfnisse auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung des Büros durch die Mitarbeitenden zu prognostizieren und die Räume entsprechend zuzuweisen. Sie gibt Antwort auf die Frage: Wie viele Schreibtische, Räume und Bereiche brauchen wir angesichts unserer Anwesenheitsmuster?
• Bei der Raumplanung geht es um die räumliche Anordnung und Gestaltung des Arbeitsbereichs. Wo sollen Schreibtische, Meetingräume und Bereiche für die Zusammenarbeit untergebracht werden?
• Das Belegungsmanagement umfasst den täglichen Betrieb, also die Frage, wer wo sitzt. Es beantwortet folgende Fragen: Wie handhaben wir Buchungen, Check-ins und die Verfügbarkeit in Echtzeit?

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Kernaspekte der Belegungsplanung

Es gibt viele Aspekte, die CRE-Manager:innen berücksichtigen müssen, um eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die sowohl die Erwartungen des Unternehmens als auch die der Mitarbeitenden erfüllt und gleichzeitig den Raum optimiert und Kosten spart. Sie sollten zum Beispiel Folgendes analysieren:

• Arbeitsrichtlinien für Präsenzarbeit, Hybridmodelle, asynchrone Arbeitszeiten und das 2-3-Tage-Modell
• Entscheidungen zur Gestaltung und Aufteilung von Büroräumen
• Mitarbeitererfahrung und Erwartungen
• Arbeitsplatzanalysen und Datenerfassung

Jedes Element steht in direktem Zusammenhang mit der Art und Weise, wie Räume genutzt werden. Eine Richtlinie, die die Anwesenheit am Dienstag vorschreibt, führt zu anderen Raumbedürfnissen als eine, die völlige Flexibilität zulässt. Designentscheidungen bestimmen, ob Mitarbeitende die Arbeitsraumtypen finden Mitarbeitende , die sie brauchen. Ohne Daten planst du blind.

Wie hybrides Arbeiten die Raumnutzungsplanung verändert hat

Die Raumnutzungsplanung ist immer komplexer geworden, da unsere Arbeitsweisen flexibler geworden sind. Da täglich weniger Mitarbeitende physischen Arbeitsplatz Mitarbeitende , hat sich die Rolle des Büros erheblich verändert.

Weltweit zeigen Studien, dass hybride Mitarbeitende 2 bis 3 Tage pro Woche ins Büro kommen.

Sie kommen nicht alle am selben Tag. Die Anwesenheit konzentriert sich meist auf die Spitzenzeiten unter der Woche, daher wird nicht jeden Tag der gesamte Arbeitsbereich genutzt.

Die Herausforderung geht mittlerweile über die reine Mitarbeiterzahl hinaus. An Spitzentagen wie Dienstag und Mittwoch sind die Büros voll ausgelastet, während sie freitags fast leer stehen. No-Shows führen zu „Phantombuchungen“, bei denen Schreibtische zwar als belegt angezeigt werden, aber ungenutzt bleiben. Ohne einen Überblick darüber, wer tatsächlich kommt, wird die Planung zum Ratespiel.

Der Umgang mit diesen Schwankungen bei der Büroauslastung und die neue Rolle des Büros haben für Unternehmen heute höchste Priorität.

Warum die Belegungsplanung für hybride Arbeitsorte wichtig ist

Immobilien und Flächen an neue Arbeitsformen anpassen

Mitarbeitende nutzen das Büro heute anders. Reihen mit einzelnen Schreibtischen passen nicht mehr zu modernen Arbeitsweisen oder den Erwartungen der Belegschaft. Wenn du an einer traditionellen Einrichtung festhältst, bleibt die Hälfte deiner Arbeitsfläche ungenutzt oder entspricht nicht den Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden. Indem du deine Büroräume an neue Arbeitsweisen anpasst, bleibt dein Arbeitsplatz zeitgemäß, attraktiv und einladend.

Lerne 9 Möglichkeiten kennen, wie du das Büro einladender gestalten und deine Kollegen öfter vor Ort sehen kannst.

ungenutzten Raum reduzieren und die Auslastung maximieren

Jedem Mitarbeitenden einen eigenen Schreibtisch zur Verfügung zu stellen, ist eine Verschwendung von Platz und Ressourcen, da dieser nicht täglich genutzt wird. Durch das Teilen von Schreibtischen kannst du weniger Schreibtische bereitstellen, ohne dass es zu Unstimmigkeiten unter Mitarbeitenden kommt. Hot-Desk-Büros sind auf dem Vormarsch und ermöglichen es Unternehmen, für die gleiche Anzahl an Mitarbeitenden weniger Schreibtische bereitzustellen. Diese Lösung für das Arbeitsplatzmanagement passt perfekt zu den Bedürfnissen einer hybriden Belegschaft.

Teammitgliedern verschiedene Arten von Arbeitsbereichen zur Auswahl anzubieten, ist derzeit die am häufigsten geforderte Veränderung im Büro. Die Leute kommen ins Büro, um eher gemeinsam an Projekten zu arbeiten als alleine und um mit Kollegen in Kontakt zu treten. Meetingräume, Huddle-Spaces, Gemeinschaftsbereiche und andere moderne Arbeitsbereiche müssen Teil eurer Arbeitsumgebung sein.

Zu den häufigsten Problemen, die die Raumnutzung beeinträchtigen, gehören No-Shows – also wenn Mitarbeitende einen Arbeitsplatz buchen, aber nicht erscheinen – sowie Doppelbuchungen, die für Verwirrung sorgen. Ohne diese Muster zu erfassen, kannst du deine tatsächliche Auslastungsrate nicht ermitteln.

Kosten senken durch datengestützte Entscheidungen

Die Senkung der Kosten ist ein universelles Ziel für Unternehmen jeder Größe. Die Raumnutzungsplanung hilft dir dabei, Lösungen zu finden, indem sie Verbesserungspotenziale aufzeigt.

Überleg dir, deine Büroflächen an den tatsächlichen Platzbedarf anzupassen. Wenn die Daten zeigen, dass dein Büro für 1.000 Mitarbeitende nie mehr als 60 % seiner Kapazität auslastet, ist das ein klares Argument für eine bedarfsgerechte Anpassung. Unternehmen, die datengestützte Entscheidungen treffen, reduzieren ungenutzte Kapazitäten und stellen gleichzeitig sicher, dass Mitarbeitende Platz finden, wenn sie ihn brauchen.

Kosteneinsparungen sind nur ein Teil der Geschichte. Ein physisches Arbeitsumfeld zu schaffen, das Zusammenarbeit, Kreativität, Innovation und Engagement fördert, schafft echten Mehrwert.

Probier unseren Hybrid-Büro-Rechner aus und finde heraus, wo du an deinem Arbeitsplatz Kosten einsparen kannst.

Wichtige Kennzahlen für die Belegungsplanung

Um effektiv zu sein, muss man die richtigen Kennzahlen messen. Hier sind die wichtigsten Kennzahlen zur Büroauslastung, die du im Auge behalten solltest:

• Auslastungsrate: Der Prozentsatz der zu einem bestimmten Zeitpunkt belegten Plätze. Wird berechnet, indem man die Anzahl der anwesenden Personen durch die Gesamtkapazität teilt.
• Spitzenauslastung: Die höchste Auslastung, die in einem bestimmten Zeitraum erreicht wurde. Zeigt dir deine geschäftigsten Tage und Zeiten an.
• Nutzungsrate: Wie oft ein Platz tatsächlich genutzt wird im Vergleich dazu, wie oft er verfügbar ist. Ein Schreibtisch, der für 3 Tage gebucht, aber nur 2 Tage genutzt wurde, hat eine Nutzungsrate von 67 %.
• No-Show-Quote: Der Prozentsatz der Buchungen, bei denen Mitarbeitende nicht erscheinen. Hohe Quoten deuten darauf hin, dass Check-in oder Änderungen der Richtlinien erforderlich sind.
• Verhältnis von Schreibtischen zu Mitarbeitenden: Die Anzahl der Schreibtische geteilt durch die Gesamtzahl der Mitarbeitenden. In Hybridbüros wird in der Regel ein Verhältnis von 0,6 bis 0,8 Schreibtischen pro Mitarbeitendem angestrebt.

Wenn man diese Kennzahlen über einen längeren Zeitraum hinweg verfolgt, lassen sich Muster erkennen, die zu besseren Entscheidungen in Bezug auf die Raumnutzung führen.

So planst du die Bürobelegung in 6 Schritten

Erfolg hängt von einem strukturierten Vorgehen ab. Hier sind 6 Schritte, damit es klappt:

1. Funktionsübergreifende Teams aufeinander abstimmen
2. Aktuelle Belegungslage anhand der Daten
3. Ziele und Richtlinien für den Raum festlegen
4. Szenarien erstellen und Änderungen testen
5. Feedback von Mitarbeitenden einholen
6. Governance festlegen und Überprüfungsrhythmus festlegen

1. Funktionsübergreifende Teams aufeinander abstimmen

Beginnt mit Zusammenarbeit. CRE-Führungskräfte müssen mit Facility-Managern, IT-Spezialisten, Raumplanern, der Personalabteilung und anderen Abteilungen zusammenarbeiten. Durch die Bündelung dieses kollektiven Fachwissens könnt ihr Büroflächen aus allen Blickwinkeln betrachten.

Jedes Teammitglied bringt einzigartige Einblicke in bewährte Verfahren im Bereich Infrastruktur, Technologie, Mitarbeiterbedürfnisse und Designästhetik mit. Indem wir diese Herausforderung gemeinsam angehen, stellen wir sicher, dass der Planungsprozess die vielfältigen Aspekte der Arbeitsumgebung berücksichtigt. Das steigert die Effizienz und verbessert die Mitarbeitererfahrung.

2. Aktuelle Belegungslage anhand von Daten

Zu einer erfolgreichen Raumnutzungsplanung gehören der Einsatz moderner Technologien und fundierte Datenanalysen. Durch die Integration von Tools wie IoT-Sensoren, Software zur Raumnutzungsanalyse und KI-gestützten Analysen erhältst du in Echtzeit wichtige Einblicke in die Nutzung deiner Räumlichkeiten.

Zu den wichtigsten Datenquellen gehören:

• Buchungsdaten, aus denen hervorgeht, wer welche Plätze reserviert hat
• Zugangsdaten der Ausweise, aus denen hervorgeht, wer das Gebäude tatsächlich betreten hat
• Sensordaten zur Erfassung der Anwesenheit in Echtzeit
• Kalender-Integrationen, die Besprechungsmuster anzeigen

Dieser datengestützte Ansatz hilft dir dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und Strategien zu entwickeln, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden und sich gleichzeitig an die sich wandelnde Dynamik am Arbeitsplatz anpassen.

3. Raumziele und -richtlinien festlegen

Lege anhand der Basisdaten klare Ziele fest. Welches Verhältnis von Schreibtischen zu Mitarbeitenden passt zu deiner Hybrid-Richtlinie? Welche Auslastungsrate solltest du anstreben? Übliche Ziele sind eine Auslastung von 70–80 % an Spitzentagen und ein Verhältnis von 0,6–0,8 Schreibtischen pro Mitarbeitendem.

Stimme diese Ziele auf deine Richtlinie zur hybriden Arbeit ab. Wenn Teams feste Bürotage haben, kannst du anhand vorhersehbarer Muster planen. Eine vollständig flexible Anwesenheit erfordert mehr Pufferkapazität.

4. Szenarien erstellen und Änderungen testen

Sobald du die Schritte zur Verbesserung deines physischen Arbeitsumfelds verstanden hast, lässt sich deine Strategie am besten mit der „Test-and-Learn“-Methode überprüfen. Probieren geht über studieren!

Fang damit an, kleine Änderungen umzusetzen. Sammle Daten zu deren Auswirkungen und analysiere die Ergebnisse. Durch diesen iterativen Prozess kannst du deine Strategie auf der Grundlage dessen verfeinern, was tatsächlich funktioniert. Kontinuierliches Testen und Lernen ermöglicht fundierte Anpassungen und stellt sicher, dass deine Belegungsplanung stets auf die sich wandelnden Bedürfnisse deiner Organisation abgestimmt bleibt.

5. Feedback von den Mitarbeitenden einholen

Die Raumnutzungsplanung spielt eine entscheidende Rolle bei der Schaffung eines motivierenden Arbeitsumfelds, in dem Mitarbeitende alles bekommen, was sie brauchen, um unter optimalen Bedingungen zu arbeiten. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, lies unseren Artikel über den Einfluss der Bürogestaltung auf die Produktivität.

Über die reine Funktionalität hinaus verbessert eine gute Planung die Mitarbeitererfahrung und das Engagement, was dabei hilft, Talente zu gewinnen und zu binden. Hol dir Feedback von deinen Mitarbeitenden zum physischen Arbeitsplatz und dazu, wie man ihn verbessern kann. Der beste Ansatz kombiniert deine Bürodaten mit den Anregungen der Mitarbeitenden.

6. Festlegung der Steuerungsstruktur und des Überprüfungsrhythmus

Daten sind nur dann von Bedeutung, wenn man entsprechend handelt. Lege fest, wer die Workplace Analytics überprüft, wie oft, und welche Entscheidungen daraus abgeleitet werden können. Monatliche Überprüfungen funktionieren in den meisten Unternehmen gut, ergänzt durch vierteljährliche eingehende Analysen, um fundierte Entscheidungen wie Mietvertragsverlängerungen oder die Neugestaltung von Büroräumen zu treffen.

Lege klare Zuständigkeiten fest. Wer genehmigt Änderungen der Richtlinien? Wer entscheidet, wann Schreibtische hinzugefügt oder entfernt werden? Wer überwacht die No-Show-Quoten und ergreift Maßnahmen? Diese Führungsstruktur sorgt dafür, dass die Belegungsplanung ein fortlaufender Prozess bleibt und nicht zu einer einmaligen Angelegenheit wird.

Behalte die Trends zur Zukunft der Arbeit im Auge

Die Raumnutzungsplanung senkt die Kosten, sorgt aber auch dafür, dass die Büroumgebung weiterhin den Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden entspricht. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es entscheidend, mit den neuen Trends in der Zukunft der Arbeit Schritt zu halten.

Wenn du die Veränderungen bei den Arbeitsweisen verstehst – darunter Remote-Arbeit, asynchrone Arbeitszeiten und verteilte Teams – kannst du sich ändernde Anforderungen besser vorhersehen und dich darauf einstellen. Diese proaktive Herangehensweise sorgt dafür, dass deine Büroumgebung flexibel genug bleibt, um den Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden gerecht zu werden, wenn sich die Arbeitsmuster ändern.

Skalierbarkeit einplanen

Skalierbarkeit ist ein wichtiges Thema bei der Büronutzung. Wenn man das Wachstum oder den Rückgang des Unternehmens vorausschauend plant, lassen sich Übergänge und Anpassungen problemlos gestalten.

Wenn du bei der Planung auf Skalierbarkeit achtest, kannst du deinen Arbeitsbereich effizient erweitern oder neu konfigurieren. So vermeidest du kostspielige Umstrukturierungen und stellst die Betriebskontinuität sicher, während sich dein Unternehmen weiterentwickelt.

Wiedeskbird die Belegungsplanungdeskbird

deskbird Unternehmen dabei, die Raumnutzungsplanung datengestützt zu gestalten. Die Plattform kombiniert Transparenz bei der Anwesenheit, Workplace Analytics und intuitive Buchungsfunktionen , um dir die Informationen zu liefern, die du für bessere Entscheidungen zur Raumnutzung benötigst. ILF Consulting Engineers Austria stand genau vor dieser Herausforderung, als durch schnelles Wachstum die Büroflächen knapp wurden, während immer mehr Mitarbeitende im Hybridmodell Mitarbeitende . Durch die Einführung deskbird Verwaltung deskbird rund 800 Arbeitsplätzen hat das Unternehmen nun eine Akzeptanz von über 80 % unter den Mitarbeitenden und weiß endlich genau, wie viele Schreibtische tatsächlich benötigt und genutzt werden.

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Es gibt keine Diskussionen mehr, und nach all den Analysen ist uns auch klar geworden, dass wir tatsächlich genug Platz haben. Wir könnten sogar weiter wachsen und Schreibtische würden wahrscheinlich trotzdem nicht knapp werden. Diese Aussage konnten wir aber erst treffen, nachdem wir mit deskbird die Schreibtischbelegung genau verfolgt und alles im Detail ausgewertet haben.

Josef P. Mayr, Geschäftsführer, ILF Consulting Engineers Austria

Transparenz bei der Anwesenheit und Wochenplanung

Zu wissen, wer wann ins Büro kommt, ist die Grundlage für eine effektive Belegungsplanung. Das Workforce-Management verschafft Teams schon vor der Ankunft der Mitarbeitenden einen Überblick über die Anwesenheit im Büro. Mit der Wochenplanungsfunktion deskbird können Mitarbeitende ihre Anwesenheitspläne teilen, sodass Manager einen Überblick über die zu erwartenden Muster erhalten.

Teams können ihre Bürotage aufeinander abstimmen, wodurch sich die Zusammenarbeit leichter planen lässt. Da Mitarbeitende , wer sonst noch da sein wird, kommen sie eher an Tagen, die für ihre Arbeit wichtig sind.

Arbeitsplatzanalysen für datengestützte Entscheidungen

Die deskbird-App unterstützt Unternehmen bei der Belegungsplanung durch präzise Büroanalysen. Unser Tool sammelt Daten zur Büronutzung und -belegung, damit du fundierte Entscheidungen zum Workplace Management treffen kannst.

Zum Beispiel zeigt es dir, wie viele Schreibtische und Meetingräume pro Tag gebucht werden, ermittelt Spitzentage und verfolgt die Auslastungstrends im Zeitverlauf. Du kannst die Anzahl der Arbeitsplätze an deinen tatsächlichen Bedarf anpassen und Muster erkennen, wie zum Beispiel eine durchgehend geringe Anwesenheit am Freitag oder hohe No-Show-Quoten.

Schreibtisch- und Raumbuchung, die die Akzeptanz fördert

Genaue Daten zur Belegungsplanung hängen davon ab, dass Mitarbeitende das Buchungssystem Mitarbeitende nutzen. deskbird in über 500 Unternehmen eine Nutzungsrate von über 90 %, da das Tool keine Schulung erfordert und so funktioniert, wie die Nutzer es erwarten.

deskbird lässt deine Mitarbeitenden gemeinsam genutzte Schreibtische, Meetingräume, Huddle-Spaces und sogar Parkplätze reservieren, wenn sie ins Büro kommen. Unsere Lösung sorgt dafür, dass sie einen Arbeitsplatz haben und genau die Arbeitsumgebung vorfinden, die sie brauchen, um ihr Bestes zu geben.

Eine hohe Akzeptanz bedeutet, dass deine Nutzungsdaten die Realität widerspiegeln und nicht nur das Verhalten der wenigen Mitarbeitende sich die Mühe machen, ihre Zeiten zu erfassen.

Interaktive Gebäudepläne und Hybrid-Büro-Rechner

Die deskbird-App bietet viele weitere Funktionen, die darauf ausgelegt sind, Mitarbeitende und Unternehmen dabei zu unterstützen, das Beste aus ihrer hybriden Arbeitsumgebung herauszuholen. Von unserem interaktiven Gebäudeplan über die Wochenplanung bis hin zur Funktion für Büroveranstaltungen – unsere intuitive Technologie unterstützt jeden, der flexibel arbeitet.

Nutze den Hybrid-Büro-Rechner, um dein ideales Verhältnis von Schreibtischen pro Mitarbeitendem zu ermitteln und keine Fläche mehr zu verschwenden. Mit nur wenigen Klicks weißt du genau, wie viele Einzelschreibtische dein Arbeitsbereich je nach Bürogröße, Anzahl der Teammitglieder und Arbeitsrichtlinien haben sollte.

Die Raumnutzungsplanung war in der Arbeitswelt noch nie so wichtig wie heute. So wie sich die Arbeitsweisen weiterentwickeln, verändern sich auch die Büroräume und ihr Zweck. Immobilien- und Facility-Manager stehen vor neuen Herausforderungen. Die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und der Einsatz der richtigen Technologie sind entscheidend für eine effektive Analyse und Strategie zur Raumnutzung.