Warum gibt's in hybriden Büros spezielle Arbeitsbereiche?

Auch wenn Hot Desking immer beliebter wird, sagen viele Mitarbeitende , dass sie feste Arbeitsplätze brauchen. Das heißt nicht, dass man weniger flexibel sein muss, sondern dass man sich an die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter anpassen sollte.

Die Zukunft der Arbeit dreht sich um die Mitarbeiter und ihre Flexibilität. Wenn du ein paar feste Schreibtische neben flexiblen Arbeitsplätzen hast, schaffst du einen Arbeitsplatz, der Kosten und individuelle Vorlieben gut zusammenbringt, sodass jeder optimal arbeiten kann.

Was ist ein eigener Schreibtisch oder Arbeitsplatz?

Feste Arbeitsplätze, auch „zugewiesene oder feste Schreibtische“ genannt, sind eine Art der Sitzplatzanordnung, die man oft in traditionellen Arbeitsbereichen und offenen Büroumgebungen sieht. Anders als beim Hot-Desking-Modell, wo deine Mitarbeitende einfach einen freien Schreibtisch Mitarbeitende , sind feste Schreibtische normalerweise für eine bestimmte Person reserviert.

Dieses System bietet den Nutzern einen festen Arbeitsplatz, an dem sie ihre Ausrüstung und ihr Hab und Gut abstellen können, ohne den Raum am Ende eines jeden Tages aufräumen zu müssen. In einer hybriden Arbeitsumgebung können fest zugeordnete Schreibtische eine gute Balance zwischen der Flexibilität von Hot Desking und der persönlichen Gestaltung traditioneller Büroeinrichtungen sein. Sie bieten ein Gefühl von Beständigkeit und einen festen Platz, an dem man sich in einem gemeinsam genutzten und agilen Büro konzentrieren kann.

Es gibt zwei Arten von festen Arbeitsplätzen: Homeoffices für Remote-Arbeit und zugewiesene Schreibtische im Büro. Beide haben das gleiche Ziel: Mitarbeitende festen, persönlichen Platz zu geben, an dem sie gut arbeiten können.

• Fest zugewiesener Arbeitsplatz im Büro: Ein fest zugewiesener Schreibtisch im Büro ist die klassische Arbeitsplatzgestaltung, die die meisten Leute kennen: ein bestimmter Arbeitsplatz, der für einen bestimmten Mitarbeiter vorgesehen ist.
• Eigener Arbeitsbereich zu Hause: Zu Hause Mitarbeitende einen bestimmten Bereich nur für die Arbeit nutzen.

Die Vorteile eines eigenen Schreibtisches

Wenn du diesen Artikel liest, weißt du wahrscheinlich schon, wie wichtig es ist, den Arbeitsplatz moderner zu gestalten und ein flexibleres Büro zu schaffen. Das Wichtigste, um die Zukunft der Arbeit zu gestalten und dein Unternehmen voranzubringen, ist aber ein Ansatz, bei dem die Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen.

Wenn einige deiner Mitarbeiter sagen, dass sie ihren festen Schreibtisch behalten wollen, solltest du das bei der Planung deiner Büroräume berücksichtigen. Es ist wichtig, die Wünsche deiner Teammitglieder zu kennen und zu berücksichtigen.

Ein fester Schreibtisch hat auch ein paar Vorteile, zum Beispiel:

• Er kann individuell gestaltet werden: Mit einem eigenen Schreibtisch haben die Beschäftigten die Möglichkeit, ihren Arbeitsbereich selbst zu gestalten. Sie können Bilder, Pflanzen oder sogar ergonomische Geräte aufstellen, um die Produktivität und den Spaß an der Arbeit zu steigern.
• Es bietet Beständigkeit: Jedes Mal, wenn sie vor Ort sind, kehren sie in denselben Raum zurück und haben so ein stabiles Arbeitsumfeld, was die tägliche Routine und Produktivität fördert.
• Es stärkt das Cyber-Risikomanagement: Die Beschäftigten müssen sich keine Sorgen machen, dass sie ihre Sachen liegen lassen, wenn der Schreibtisch nur ihnen gehört.
• Es verkürzt die Einrichtungszeit: Für deine Mitarbeiter/innen kann das Wissen, dass sie einen Raum mit allen Materialien zur Verfügung haben, ihre Arbeitsabläufe rationalisieren und eine effizientere workday ermöglichen.

Letztendlich bringt die Einbindung von festen Plätzen in einen flexiblen Sitzplan Struktur und Freiheit zusammen, was die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter steigert. Das kann besonders für diejenigen gut sein, die von Beständigkeit profitieren oder mit sensiblen Infos arbeiten.

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Warum sollte man in einem hybriden Büro feste Arbeitsplätze planen?

Garantie, dass die Mitarbeitenden den benötigten Arbeitsplatz haben

Nicht jeder will jedes Mal, wenn er ins Büro kommt, an einem anderen Schreibtisch sitzen. Manche mögen einfach einen bestimmten Arbeitsplatz bevorzugen und wollen nicht ständig wechseln. Andere brauchen vielleicht bestimmte Geräte, und ein bestimmter Arbeitsplatz passt perfekt zu ihren Bedürfnissen.

Das Wichtigste ist, dass jeder Mitarbeiter einen Arbeitsplatz hat, der seinen Bedürfnissen entspricht. Dieser Ansatz hat zwei wesentliche Vorteile:

• Steigert die persönliche Produktivität
• Steigert die Zufriedenheit und das Wohlbefinden

Ein eigener Arbeitsbereich für volle Konzentration 

Stell dir mal vor: Dein Kollege Andrew kommt zweimal pro Woche ins Büro, immer dienstags und donnerstags. Wenn er seinen Zeitplan macht, nimmt er sich einen Tag für gemeinsame Projekte und den anderen für Aufgaben, die viel Konzentration brauchen und die er zu Hause nicht erledigen kann.

In jedem Büro gibt's Bereiche, wo man sich besser konzentrieren kann als in anderen. Andrew weiß das und versucht immer, denselben Schreibtisch zu kriegen. Leider ist dieser Platz nicht immer frei, sodass er sich einen anderen suchen muss, sich dann vielleicht nicht so gut konzentrieren kann und genervt ist.

Wenn du in deinem Büro ein paar feste Schreibtische bereitstellst und Andrew jeden Donnerstag einen zuweist, kannst du diesen Terminkonflikt lösen und ihm die besten Voraussetzungen bieten, sich voll und ganz auf seine Arbeit zu konzentrieren.

Ein Raummanagementkonzept zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Die hohe Nachfrage nach flexiblen Arbeitsmodellen zwingt Unternehmen dazu, ihre Arbeitsrichtlinien anzupassen und die Nutzung und Gestaltung von Arbeitsplätzen zu überdenken. Die Büroräume sollten den Bedürfnissen einer hybriden Belegschaft gerecht werden und gleichzeitig rentabel bleiben.

Zwei Hauptvorteile der Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell:

1. Büroflächen verkleinern und Immobilienkosten senken
2. Senkung der Kosten für Strom, Wasser und Wartung

Vergiss aber nicht, die Erwartungen deiner Mitarbeitende zu berücksichtigen, wenn du planst, deinen Arbeitsbereich zu verkleinern. Frag dich selbst:

• Finden es alle Teammitglieder okay, wenn man sich die Schreibtische teilt?
• Kommen manche öfter als andere und sind sie bereit, jedes Mal, wenn sie da sind, am selben Schreibtisch zu arbeiten?

Wenn du ein paar feste Schreibtische behältst, sind wahrscheinlich alle zufriedener. Die Leute können den Schreibtisch haben, den sie wollen, und in ihrem eigenen Tempo zu einem hybriden Arbeitsmodell wechseln.

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Wie kann man bestimmte Arbeitsbereiche in einer hybriden Arbeitsumgebung verwalten?

Die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden kennen

Der erste Schritt, um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das den Bedürfnissen deiner Mitarbeiter entspricht, besteht darin, sie in den Prozess einzubeziehen. Wenn du einen Ort schaffen möchtest, an dem sie sich wohlfühlen, fragst du sie am besten, was sie sich von ihrem physischen Arbeitsplatz erwarten.

Wenn sie sich aussuchen können, wann sie ins Büro kommen, schick ihnen Umfragen, um zu verstehen:

• Wie oft wollen sie pro Woche vor Ort sein?
• Welche Art von Arbeitsbereich sie normalerweise buchen wollen (eigener Schreibtisch, Platz an einem Gemeinschaftstisch, Besprechungsraum usw.)
• Ob es ihnen was ausmacht, von verschiedenen Bereichen im Büro aus zu arbeiten, oder ob sie lieber am selben Arbeitsplatz bleiben

Findet das richtige Gleichgewicht zwischen der Menge an zugewiesenen Arbeitsplätzen und Hot Desks

Einer der größten Vorteile von Hybridarbeit für Unternehmen ist, dass man Kosten sparen kann. Mach diesen Vorteil nicht zunichte, indem du mehr zuweisbare Schreibtische planst, als du wirklich brauchst. Deshalb ist es wichtig, zuerst die Erwartungen deiner Mitarbeitende zu analysieren. So kannst du die richtige Balance zwischen ihren Bedürfnissen und deinen Anforderungen finden.

Manche Jobs erfordern mehr Arbeit vor Ort als andere. Das kann auch ein nützlicher Hinweis sein:

• Jemand, der meistens im Büro sein muss, arbeitet vielleicht lieber jeden Tag am selben Schreibtisch.
• Ein Teammitglied, das nur alle paar Wochen vorbeikommt, wird es wahrscheinlich verstehen und sich nicht daran stören, wenn es jedes Mal woanders sitzt.

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Seid fair und gleichberechtigt gegenüber allen Teammitgliedern

Die Zuweisung von Schreibtischen sollte fair und gerecht sein. Alle Mitarbeitende einen Arbeitsplatz haben, der ihnen hilft, ihre Arbeit unter den besten Bedingungen zu erledigen. Deshalb sollten Chefs niemanden bevorzugen oder benachteiligen.

Wenn mehrere Leute jedes Mal, wenn sie vorbeikommen, denselben Schreibtisch wollen, musst du herausfinden, wie du alle zufriedenstellen kannst, ohne jemanden zu bevorzugen.

Zum Beispiel können Leute ihren Lieblingsschreibtisch für einen Monat auswählen und den Rest der Zeit andere Arbeitsbereiche buchen. Mit deskbirdkannst du diesen bestimmten Schreibtisch dank der Funktion „zugewiesener Platz” einen Monat lang einem Teammitglied reservieren.

Verwendung von Technologien zur Verwaltung von Hybridarbeitsplätzen 

Zu guter Letzt kannst du dir wichtige Unterstützung holen und dein Management des hybriden Arbeitsbereichs, einschließlich der Schreibtischzuweisung, verbessern, indem du hybride Arbeitsplatztechnologie einsetzt.

Mit Tools wie deskbird du:

• Mach dein flexibles Büro noch besser
• Koordinier die Tisch- und Raumbuchung
• Plätze zuweisen (Schreibtische, Räume, Parkplätze usw.)

CRE-Profis, Personalchefs und Teamleiter können das mit einem Tool und ein paar Klicks erledigen. Dieser digitale Helfer ist immer und überall verfügbar und sammelt auch Büroanalysen, um wichtige Daten zu liefern und dir dabei zu helfen, die richtigen Entscheidungen für dein Büroflächenmanagement zu treffen.

Überprüfe regelmäßig die Nutzung deiner speziellen Schreibtische

Die regelmäßige Überprüfung der Nutzung von festen Arbeitsplätzen ist eine wichtige Maßnahme, um sicherzustellen, dass ein Büroraummodell sowohl mit den Zielen des Unternehmens als auch mit den sich verändernden Bedürfnissen der Mitarbeiter/innen übereinstimmt. Wenn sich Teamstrukturen, Projektanforderungen und die Dynamik der Belegschaft im Laufe der Zeit ändern, kann es sein, dass die einst optimale Strategie für die Zuweisung von Schreibtischen dem Unternehmen nicht mehr nützt.

Regelmäßige Analysen der Büronutzungsdaten können Muster aufzeigen, unter- oder überausgelastete Bereiche hervorheben und neue Vorlieben oder Anforderungen der Mitarbeiter erkennen lassen. Mit diesem proaktiven Ansatz können Unternehmen ihre Bürogestaltung an veränderte Umstände anpassen. So entsteht ein unterstützendes, produktives Umfeld, das den aktuellen Arbeitsstilen entspricht und die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter steigert. Eine anpassungsfähige Raumverwaltung ist daher unerlässlich, um die Effizienz aufrechtzuerhalten und eine reaktionsfähige Bürokultur zu fördern.

Feste Schreibtische sind Teil einer umfassenderen Planung der Büroerfahrung.

Das Ziel von flexibleren Arbeitsmethoden ist nicht, Stellen abzubauen, sondern ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das auf die Mitarbeiter ausgerichtet und produktiv ist. Den Leuten die Möglichkeit zu geben, von überall und manchmal auch zu jeder Zeit zu arbeiten, ist ein Teil der Definition von Flexibilität am Arbeitsplatz. Es geht auch darum, sich an die Erwartungen deiner Mitarbeiter anzupassen.

Dieser Artikel zeigt zwar, warum es gut sein kann, im Büro ein paar feste Arbeitsplätze zu haben, aber das heißt nicht, dass dein Team sie unbedingt braucht. Das ist bei jeder Firma anders, und du musst selbst entscheiden, ob feste Schreibtische für deine Leute wichtig sind. Wir finden es aber super, wenn du Flexibilität förderst. Das ist der Schlüssel zu einem coolen Arbeitsplatz, der die Vorteile aller Arten von Arbeitsplätzen voll nutzt, von Hot Desks über feste Schreibtische bis hin zu Meetingräume.

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