Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitsumgebung: Der Zusammenhang zwischen Büroaufteilung und Teamarbeit

Sind eure Büroräume so gestaltet, dass sie die Zusammenarbeit in hybriden Teams fördern? 

Die Zusammenarbeitin einer hybriden Arbeitsumgebung unterscheidet sich völlig von der persönlichen Zusammenarbeit. Einige Mitarbeitende nehmen vielleicht vom Büro aus an einer Besprechung teil, während andere zu Hause oder an einem dritten Arbeitsplatz sind. Wie lässt sich das bewerkstelligen? Wie stellt ihr sicher, dass jeder eine Stimme hat und sich einbezogen fühlt? 

Tools für die Online-Zusammenarbeit, cloudbasierte Systeme, Plattformen für die Fernkommunikation... Unternehmen haben viele großartige Lösungen eingeführt, um die Teamarbeit auf digitalem Wege zu erleichtern. Aber was ist mit dem physischen Arbeitsplatz? Die Menschen kommen immer noch ab und zu vor Ort. Die Rolle des Büros hat sich mit dem Aufkommen der Hybridarbeit verändert. Es ist ein Ort, an dem man Kontakte knüpfen und sich mit Kolleg:innen austauschen kann und an dem die Teammitglieder an Gruppenprojekten arbeiten können. Daher muss eure Büroeinrichtung den Bedürfnissen einer hybriden Belegschaft gerecht werden. Der Wandel muss nicht nur digital, sondern auch physisch sein.

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In diesem Artikel wird untersucht, warum es wichtig ist, die Büroaufteilung zu überdenken, und wie man einen hybriden Arbeitsbereich schafft, der zur Zusammenarbeit einlädt und die Inklusion.

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Hybride Teams und Zusammenarbeit: die perfekte Kombination

Zusammenarbeit: der Dreh- und Angelpunkt eines erfolgreichen Unternehmens

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Wie Martha Goedert sagte: “Wenn du schnell gehen willst, geh allein. Wenn du weit gehen willst, geht zusammen.” Die Förderung der Zusammenarbeit ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein langfristig erfolgreiches Unternehmen. Doch hybrides Arbeiten hat die Art und Weise, wie Teammitglieder zusammenarbeiten, verändert. Selbst wenn Mitarbeitende mit den besten Tools für die Remote-Zusammenarbeit auf dem Markt ausgestattet sind, betrachten sie die persönliche Interaktion immer noch als eine Schlüsselkomponente für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Laut dem Zippia-Bericht “Hybrid Work Statistics” aus dem Jahr 2022 halten 87 % der Arbeitnehmenden persönliche Treffen für wichtig, um mit Kolleg:innen zusammenzuarbeiten und Beziehungen aufzubauen. Darüber hinaus sind Teamwork und Zusammenarbeit entscheidend für die Mitarbeitermoral und -erfahrung. Sie ermöglichen die Vernetzung am Arbeitsplatz, schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit und fördern ein Gemeinschaftsgefühl, das für das psychische Wohlbefinden und die Arbeitszufriedenheit von größter Bedeutung ist. Aber Vorsicht: Wir sprechen hier nicht davon, die Leute ständig zum gemeinsamen Arbeiten zu zwingen. Wir meinen, die Zusammenarbeit zu erleichtern und den Menschen zu helfen, in einem professionellen Umfeld und mit den richtigen Tools zusammenzuarbeiten.

Hybride Arbeit: der beste Ansatz für ein erfolgreiches Team

Auch wenn hybrides Arbeiten von Unternehmen und Führungskräften ein Umdenken in Sachen Zusammenarbeit erfordern, ist dieser neue Arbeitsstil entscheidend, um die Erwartungen einer modernen Belegschaft zu erfüllen. Zurückzugehen zum täglichen Büroalltag von 9 bis 18 Uhr ist keine Option.

Die Vorteile von Hybridarbeit sind enorm: Sie reichen von höherer Arbeitszufriedenheit über eine gesündere Work-Life-Balance bis hin zu höherer Produktivität. Aus diesen und vielen anderen Gründen würden 37 % der Arbeitssuchenden ein Angebot ablehnen, wenn es keine flexiblen Arbeitsregelungen vorsieht. Aus diesen und vielen anderen Gründen würden 37 % der Arbeitssuchenden ein Angebot ablehnen, wenn es keine flexiblen Arbeitsregelungen vorsieht. Ebenso würden 28 % der Arbeitnehmenden eine Beförderung ablehnen, wenn diese mit einer vollständigen Präsenz vor Ort verbunden wäre. Und schließlich würden 28 % der Arbeitnehmenden ein neues Stellenangebot ablehnen, wenn es keine "Arbeit von überall" gibt. 

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Zusammenarbeit in einem hybriden Arbeitsumfeld: die Bedeutung der Umgestaltung sowohl des digitalen als auch des physischen Arbeitsplatzes

Hybride Teamzusammenarbeit ist nicht nur digital

Die Ermöglichung flexiblerer Arbeitsregelungen zwingt Unternehmen dazu, über eine schnelle Strategie für die digitale Transformation nachzudenken und diese umzusetzen. Einige Unternehmen könnten sich angesichts dieser schnellen Entwicklung verloren fühlen. Dies ist jedoch ein wesentlicher Schritt, um den Erfolg hybrider Arbeitsformen zu gewährleisten und euer Unternehmen zukunftssicher zu machen. Teammitglieder müssen in der Lage sein, von zu Hause aus und mit ihren Kolleg:innen genauso reibungslos zu arbeiten, wie wenn sie alle im Büro sind.

Bei einem hybriden Arbeitsmodell läuft jedoch nicht alles virtuell ab, wie bei einer reinen Remote-Strategie. Daher muss die Zusammenarbeit auch vor Ort gedeihen, unabhängig davon, ob das gesamte Team im Büro ist. Aus diesem Grund ist die Umgestaltung sowohl des digitalen als auch des physischen Arbeitsplatzes von größter Bedeutung. Wenn sie vor Ort sind, müssen die Mitarbeitenden Zugang zu Arbeitsbereichen haben, die die Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen im Büro und denen, die remote arbeiten, ermöglichen.

Die vier verschiedenen Arten der Zusammenarbeit in einer hybriden Landschaft

Die Zusammenarbeit hat verschiedene Formen. Hier sind die vier Arten, die ihr erleben könnt.

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• Am selben Ort und synchron

In dieser Kooperationslandschaft arbeiten die Mitarbeitenden ortsunabhängig zusammen. Zum Beispiel treffen sie sich alle mittwochs im Büro. Heutzutage werden eher kollektive als individuelle Räume reserviert.

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• Am selben Ort und asynchron

Auch hier teilen sich die Mitarbeitenden denselben Arbeitsort, arbeiten aber getrennt an ihren eigenen Aufgaben. In diesem Fall sind die Teammitglieder eher bereit, Ruhezonen und Einzelarbeitsplätze zu bevorzugen.

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• Remote und synchron

In einem System der dezentralen und synchronen Zusammenarbeit arbeiten alle gemeinsam, aber von zu Hause oder einem dritten Arbeitsplatz aus. Dies gilt insbesondere für verstreute Teams. Die besten Tools für die Online-Zusammenarbeit sind von entscheidender Bedeutung. 

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• Remote und asynchron

Die letzte Art der Zusammenarbeit in hybriden Teams besteht darin, dass jedes Mitglied einzeln und remote arbeitet. Sie konzentrieren sich auf Aufgaben für Gruppenprojekte, aber auf sich selbst. Dies geschieht zum Beispiel oft vor dem Wechsel in den synchronen Modus. 

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Die Rolle des Büroraums und seine Auswirkungen auf die Zusammenarbeit

Konzentration auf einzelne Aufgaben zu Hause und Planung der gemeinsamen Arbeit für die Tage vor Ort

Bei hybrider Arbeit passen viele Arbeitnehmende ihre Arbeitsweise an. Die Mehrheit priorisiert individuelle Aufgaben für das Homeoffice und behält die Aufgaben im Zusammenhang mit Gruppenprojekten für die Tage im Büro. Die Rolle des physischen Arbeitsplatzes ändert sich also völlig. Obwohl einige Teammitglieder immer noch gerne unabhängig im Büro arbeiten, freuen sich die meisten darauf, einen Platz in einer kollektiven Einrichtung zu buchen, um mit Gleichgesinnten zu arbeiten. CRE- und Facility-Manager müssen diesen Aspekt berücksichtigen, um den Zweck des Büros zu überdenken und einen Arbeitsbereich zu schaffen, der den Erwartungen der hybriden Belegschaft gerecht wird. 

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Schaffung von Bereichen, die den Austausch zwischen den Mitarbeitenden und die Zusammenarbeit im Team fördern

Ein weiterer Grund, warum sich der Zweck des Büros in einer hybriden Arbeitsumgebung ändert, ist, dass es nicht länger ein Ort ist, der nur mit den Arbeitsaufgaben verbunden ist. Es wird zu einem Treffpunkt, um Kontakte zu knüpfen und nach einigen Tagen oder Wochen der Arbeit von zu Hause aus wieder mit Kolleg:innen zusammenzukommen. Was hat das mit Zusammenarbeit und Bürogestaltung zu tun? Sehr viel, denn es bedeutet, dass ein echtes Interesse an der Schaffung von Räumen besteht, die dem persönlichen Austausch und der Teamzusammenführung gewidmet sind. Diese "Chill"-Zonen sind nicht zum Arbeiten da, sondern um die Zeit mit den Kolleg:innen zu genießen und eine echte Verbindung zueinander aufzubauen. Dies zu ermöglichen, hat einen großen Einfluss darauf, wie Mitarbeitende interagieren und zusammenarbeiten.

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Erstellt Räume für hybride Teams

Die Bürolandschaft kann zu einem besseren Zusammenhalt und Teamwork in einer flexiblen Arbeitsumgebung beitragen, von der Hardware bis zur Software. Hybride Teams brauchen Zugang zu speziellen Tools und Ressourcen für die hybride Zusammenarbeit, um zusammenzuarbeiten, ohne am selben Ort zu sein. 

Fast jeder von uns hat schon einmal eine Videokonferenz erlebt, bei der Samys Katze vor dem Bildschirm vorbeigeht und Chloe mit ihrer schlechten Internetverbindung kämpft. Wir alle wissen also, dass die Technologie eine Schlüsselrolle bei der effizienten Zusammenarbeit in einem hybriden Arbeitsumfeld spielt. Im weiteren Verlauf des Artikels werden wir die verfügbaren Tools und Ressourcen erläutern, wie sie die hybride Zusammenarbeit fördern und warum Unternehmen unbedingt in sie investieren sollten.

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Förderung von Teamwork und Zusammenarbeit in einem hybriden System: Best Practices für CRE- und Facility-Manager

Daten und Menschen: Eure wertvollsten Ressourcen zur Schaffung einer florierenden hybriden Arbeitsumgebung

Daten

Der erste Schritt zur Schaffung eines Arbeitsplatzes, der Teamwork und Zusammenarbeit fördert, ist die detaillierte Analyse eurer Workplace Analytics. So müsst ihr beispielsweise eure Büronutzungs- und Belegungsraten ermitteln. Werden Gemeinschaftsflächen hauptsächlich von euren hybriden Mitarbeitenden genutzt, oder bevorzugen es eure Mitarbeitenden, weiterhin an einzelnen Schreibtischen zu arbeiten, wie in einem traditionellen Arbeitsmodell? Werden einige der Meetingräume häufiger gebucht als andere? Wenn ja, liegt das daran, dass sie mit spezieller Hardware ausgestattet sind? Daten können all diese und viele weitere Fragen beantworten. Aber woher bekommt ihr diese Informationen? Workplace Analytics sind eure Goldmine. Ihr findet sie zum Beispiel in der deskbird-App. 

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Mitarbeitende

Das Treffen datengestützter Entscheidungen ist einer der Schlüssel zum Aufbau eines florierenden Arbeitsumfelds. Die Meinung der Menschen ist jedoch die geheime Zutat, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Zufriedenheit und das Glück unserer Mitarbeitenden zu steigern. Indem ihr eure Mitarbeitende direkt befragt, könnt ihr herausfinden, was in eurem hybriden System fehlt oder verbessert werden könnte. Dies kann durch einen Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit geschehen, der speziell auf dieses Thema zugeschnitten ist, oder bei einem Kaffee mit euren Kolleg:innen.

Alle Abteilungen müssen zusammenarbeiten, um einen erfolgreichen kollaborativen Arbeitsraum zu gestalten

CRE- und Facility-Manager spielen eine entscheidende Rolle beim Aufbau eines Arbeitsumfelds, das die Zusammenarbeit fördert. Die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen ist jedoch von grundlegender Bedeutung für die Schaffung eines erfolgreichen Arbeitsumfelds. So ist beispielsweise die Arbeit des IT-Teams für die effiziente und sichere Implementierung digitaler Hybrid-Collaboration-Tools von entscheidender Bedeutung. Teamleitende helfen dabei, besser zu verstehen, was die Mitarbeitenden brauchen, um die Teamarbeit am Arbeitsplatz zu erleichtern. Finanzmanager legen fest, ob diese Veränderungen finanziell machbar sind. Sie können auch feststellen, inwieweit eure Bemühungen um ein kollaborativeres Arbeitsumfeld dem Geldbeutel des Unternehmens zugute kommen, das euch dabei unterstützen kann, mehr zu tun.

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Technologie: ihre wesentliche Rolle bei der Förderung von Teamwork und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz

Raumbuchungssoftware

Bei der Raumbuchung , wie bei deskbird, handelt es sich um eine integrierte App, die es Teammitgliedern ermöglicht, einen Besprechungsraum für eine bestimmte Zeit über ihr Telefon oder ihren Desktop zu reservieren. Eure Besprechungsräume sind vielleicht nicht alle gleich ausgestattet. Einige verfügen vielleicht über Whiteboards und angeschlossene Tische, während andere mit Live-Screen-Sharing-Systemen ausgestattet sind. Mit diesem Raumbuchungssystem können die Mitarbeitenden sicherstellen, dass sie den Besprechungsraum bekommen, den sie brauchen, um unter optimalen Bedingungen zusammenzuarbeiten.

Hybrid-Scheduling-Plattform

Stellt euch vor, wie frustrierend es ist, ins Büro zu kommen und mit Kolleg:innen an einem gemeinsamen Projekt arbeiten zu wollen, um dann festzustellen, dass diese Personen an diesem Tag nicht vor Ort sind. Solche Situationen können die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden stark beeinträchtigen. Um dieses Problem zu lösen, empfehlen wir euch die Nutzung einer Plattform für Hybrid-Scheduling (die App deskbird ist ebenfalls mit einer Wochenplanungsfunktion ausgestattet). Auf diese Weise können Manager und Teammitglieder die Zeitpläne der jeweils anderen sehen und ihre Woche entsprechend planen.

Workplace Analytics 

Wie bereits erwähnt, ist eure Arbeitsplatzanalyse eine wertvolle Informationsquelle, um eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die Teamwork und Zusammenarbeit fördert. Durch eure digitale Infrastruktur könnt ihr weiterhin Daten sammeln und untersuchen, um festzustellen, ob das Büro-Layout so genutzt wird, wie ihr es euch vorgestellt habt. Auf diese Weise könnt ihr auch Verbesserungsmöglichkeiten aufdecken, um die Zusammenarbeit zwischen euren Mitarbeitenden weiter zu verbessern.

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Verbundene Hardware

Intelligente Bürotechnologie spielt eine Schlüsselrolle bei der Verbindung von Mitarbeitenden vor Ort und Mitarbeitenden an entfernten Standorten in einer hybriden Arbeitslandschaft. Unternehmen, die sich auf diesen Bereich spezialisiert haben, entwickeln Technologien, an die wir vor ein paar Jahren noch nicht gedacht hätten. Je nach euren Bedürfnissen und eurem Budget könnt ihr in die folgenden Tools für die hybride Zusammenarbeit investieren:

• Live-Bildschirmfreigabe;
• VR (Virtual Reality)-Geräte;
• Whiteboards;
• verbundene Tische;
• intelligente Kaffeemaschinen ☕ (unterschätzt nicht die Kraft einer Kaffeepause für die Teamzusammenführung und kreative Ideen);
• etc.

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Ihr wisst jetzt, warum die Umwandlung des digitalen Arbeitsbereichs und die Neugestaltung eures Büros von grundlegender Bedeutung für die Förderung der Zusammenarbeit in hybriden Teams ist. Durch die Analyse von Daten und die Diskussion mit Mitarbeitenden und anderen Abteilungen könnt ihr herausfinden, wo die hybride Belegschaft am meisten zu kämpfen hat und welche Prioritäten gesetzt werden müssen. Mit konstruktivem Feedback und guter Teamarbeit könnt ihr die Bedürfnisse der Menschen erfüllen, die in einer hybriden Arbeitsumgebung zusammenarbeiten. 

Zusätzlich zur Anpassung der von euch angebotenen Arten an Arbeitsbereichen sollte auch die Aufrüstung von Software und Hardware in Betracht gezogen werden, um eure Mitarbeitenden mit den richtigen Tools und Ressourcen auszustatten, damit sie in einem flexiblen Arbeitsmodell erfolgreich sein können. Sucht ihr ein benutzerfreundliches Hybrid-Workspace-Management-System, das sich an eure Anforderungen anpasst?

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Quellen:

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• 30 WESENTLICHE STATISTIKEN ZUR HYBRIDARBEIT [2023]: HYBRIDES ARBEITSMODELL, DATEN UND PRODUKTIVITÄT, Zippia;
• Statistiken zur Mobilarbeit: Was sagen die Zahlen?, deskbird.

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