Wie man Hot Desking in einem hybriden Arbeitsumfeld einführt

Was du vor der Einführung von Hot Desking beachten solltest

Bevor du Hot Desking einführst, solltest du dir klar machen, warum du das machst, wie dein jetziger Platz genutzt wird und ob dein Arbeitsplatzlayout die geplanten Änderungen unterstützt. Hier sind die Vorbereitungen, die du treffen musst, bevor du mit deinem Hot-Desking-Plan und der Umsetzung loslegst.

• Schau dir mal die Bedürfnisse und die Kultur deines Unternehmens an: Überleg dir, wie viele Leute ihr habt, wie viel Platz ihr braucht, welche Arten von Arbeit ihr macht, wie flexibel ihr sein wollt und wie das Management das unterstützt, damit Hot Desking zu euch passt. Nimm dir auch Zeit, um die Vor- und Nachteile von Hot Desking genau abzuwägen.
• Legen Sie den Zweck fest: Mach dir klar, was du mit der Einführung von Hot Desking an deinem Arbeitsplatz erreichen willst (z. B. bessere Raumnutzung, Kostenkontrolle, Flexibilität der Belegschaft). Wenn du diese Ziele genau festlegst, kannst du die richtigen KPIs zur Messung des Projekterfolgs definieren, wie z. B. Auslastungsraten, Kosteneinsparungen und Mitarbeiterzufriedenheit.
• Schau dir mal an, wie die Büroräume gerade genutzt werden: Verfolge die Auslastung in verschiedenen Arbeitsbereichen mit Belegungssensoren oder Check-in und zeichne deine Arbeitsbereiche auf, um stark frequentierte Zonen und wenig genutzte Stellen zu sehen. Kombiniere diese Infos mit den Ergebnissen von Mitarbeiterbefragungen, um deine Hot-Desking-Strategie zu optimieren.
• Schau dir mal deine verfügbaren Büroräume an: Überprüfe die Aufteilung deines Büros, einschließlich der Gemeinschaftsbereiche und Gemeinschaftsräume. Nutze einen Rechner für Büroräume, um anhand deiner Mitarbeiterzahl und Anwesenheitsmuster zu schätzen, wie viele Schreibtische du brauchst.
• Hol dir Feedback von deinen Mitarbeitern: Sprich mit ihnen und mach Umfragen, um herauszufinden, was sie sich wünschen und was sie mögen, und um zu sehen, ob sie irgendwelche Bedenken wegen der Umstellung auf Hot Desking haben. Ihr Feedback ist super wichtig, um einen Arbeitsplatz zu schaffen, der die Arbeitserfahrung deines Teams verbessert.

Schritt 1: Mach eine Hot-Desking-Regelung

Eine erfolgreiche Hot-Desking-Einführung fängt mit einer detaillierten Richtlinie an, die klare Ziele und Regeln für eine faire Nutzung festlegt und sicherstellt, dass jeder versteht, wie Schreibtische zugeteilt und reserviert werden. Legt die Regeln und Prozesse für die Reservierung fest ( einschließlich Fristen für Vorausbuchungen und Buchungszeiträume), verbindet den Zugang zu Schreibtischen und Ressourcen mit eurer Hybrid-Arbeitsrichtlinie und beschreibt, wer Zugang zu welchen Bereichen oder Schreibtischen hat und welche Ausstattung zur Verfügung steht. Es ist auch wichtig, Themen wie Vertraulichkeit und Datenschutz anzusprechen, vor allem wenn Mitarbeitende sensiblen Informationen Mitarbeitende .

Hier sind ein paar Tipps für die Hot-Desking-Etikette, die du in deine Richtlinien aufnehmen und mit deinem Team teilen solltest:

• Reserviere deinen Schreibtisch im Voraus, um Terminkonflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle ihren workday planen können.
• Stell deine Handys auf lautlos oder Vibration und nimm private Anrufe in den dafür vorgesehenen Bereichen entgegen, damit es für alle angenehm leise bleibt.
• Bring deine eigenen Geräte mit, wenn es geht, und halte dich an die BYOD-Richtlinien deiner Firma, damit du mit vertrauten Geräten effizient arbeiten kannst.
• Bleib zu Hause, wenn du krank bist, und sag deine Tischreservierungen ab, um die Ausbreitung von Krankheiten in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zu vermeiden.
• Halt den Schreibtisch sauber und ordentlich, indem du deine persönlichen Sachen wegpackst und den Bereich desinfizierst, damit er für die nächste Person bereit ist.

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Schritt 2: Gestalte dein Büro neu und richte deinen physischen Arbeitsplatz ein

Um deinen normalen Arbeitsplatz in ein Hot-Desking-Büro zu verwandeln, musst du deine Büroräume neu gestalten und ausstatten, damit sie flexibel und anpassungsfähig sind. Bei der Neugestaltung solltest du Flexibilität, Zusammenarbeit und Effizienz im Vordergrund haben, mit verschiedenen Bereichen für unterschiedliche Arbeitsstile und Aufgaben. Integriere technische Lösungen, die Hot-Desking erleichtern, wie Buchungssysteme für Arbeitsplätze und Meetingräume. Da die Gestaltung deines Büros entscheidend für die Akzeptanz von Hot Desking ist, solltest du die folgenden Schritte beachten, um alles richtig zu machen.

• Teile dein Büro in verschiedene Bereiche auf (z. B. ruhige Zonen, Gemeinschaftsbereiche, Kabinen für konzentriertes Arbeiten), die zu unterschiedlichen Arbeitsstilen und Aufgaben passen.
• Nutze Wegeleitsysteme und interaktive Grundrisse, um die Buchung von Arbeitsplätzen für Mitarbeitende zu vereinfachen Mitarbeitende ihnen zu helfen, ihre Schreibtische leichter zu finden.
• Rüstet Arbeitsplätze und Bereiche mit allem aus , was man braucht, wie sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten, Drucker, Monitore, Ladestationen und Putzzeug.
• Gestalte die Büros so, dass deine Teams bei Bedarf einfach zusammensitzen können und sowohl Gruppenarbeit als auch konzentriertes Arbeiten an individuellen Aufgaben möglich ist.
• Denk an ergonomische Praktiken und Möbel und mach verstellbare Einrichtungen, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden und einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz zu schaffen.

Schritt 3: Such dir eine Hot-Desking-Software aus, die zu deinen Bedürfnissen passt.

Die richtige Hot-Desking-Software zu finden ist super wichtig für einen reibungslosen Übergang zum Desk-Sharing. Tools wie deskbird ermöglichen es Mitarbeitende Schreibtische und Ressourcen einfach Mitarbeitende buchen, und sind super wichtig für die nahtlose Integration von Hot Desking in den Arbeitsalltag. In Verbindung mit anderen Tools für den Arbeitsplatz wie Kalendersystemen, Kommunikationsplattformen und Projektmanagement-Tools schaffen diese Lösungen eine einheitliche Arbeitsumgebung, die die Produktivität und das Engagement fördert. Das richtige Tool hilft dir dabei, häufige Probleme beim Hot Desking zu lösen. Konzentriere dich also auf:

• Intuitive Benutzererfahrung: Such nach einer übersichtlichen, leicht zu bedienenden Oberfläche mit visuellen Grundrissen, damit Mitarbeitende ohne große Einweisung Schreibtische reservieren Mitarbeitende .
• Starke Integrationen: Stell sicher, dass das Tool nahtlos mit alltäglichen Systemen wie Slack Microsoft Teams sowie mit Kalendertools wie Google Kalender oder Outlook zusammenarbeitet. deskbird bietet zum Beispiel eine intuitive App zur Tischreservierung, die native Integrationen mit Outlook und MS Teams hat.
• Echtzeit-Verfügbarkeit: Die Plattform sollte die Verfügbarkeit von Schreibtischen in Echtzeit anzeigen, um Doppelbuchungen und tägliche Frustrationen zu vermeiden.
• Mobile Zugänglichkeit: Mit einer mobilen App können Mitarbeitende von überall aus Mitarbeitende und einchecken.
• Nützliche Analysen: Mit soliden Berichten über die Raumnutzung, Spitzenzeiten und Nichterscheinen kannst du die Raumaufteilung verbessern und bessere Entscheidungen für die Zukunft treffen.
• Automatische Check-ins: Mit Tools wie QR-Codes oder Sensoren kann man die Anwesenheit vereinfachen und ungenutzte Schreibtische automatisch freigeben.

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Schritt 4: Änderungen kommunizieren, Mitarbeitende schulen und starten

Effektive Kommunikation, gutes Change Management und eine ordentliche Einarbeitung sind super wichtig für eine erfolgreiche Einführung von Hot Desking und die langfristige Akzeptanz. Mitarbeitende ändert, warum das passiert und wie sie davon betroffen sind. Biete dann Schulungen an, damit sie die neue Hot-Desking-Software verstehen, die neuen Richtlinien einhalten und das Beste aus ihrer flexiblen Arbeitsregelung machen können. Hier sind ein paar nützliche Tipps, um die Akzeptanz von Hot Desking in deinen Teams zu fördern.

• Sag allen Mitarbeitende, warum und was Hot Desking bringt. Wenn alles klar ist, gibt's weniger Probleme und Verwirrung.
• Mach Live-Schulungen und stell Anleitungen für Buchungsprozesse, die Etikette beim Desk-Sharing und die Lösung häufiger Probleme bereit.
• Ermutige Feedback und mach es möglich, dass sich die Leute gegenseitig helfen, um Probleme frühzeitig zu lösen.
• Setzt euch Hot-Desking-Champions oder Influencer in den Abteilungen ein, um das Engagement und die Akzeptanz zu fördern.
• Erkenne, dass Skepsis am Anfang ganz normal ist, und konzentriere dich auf schnelle Erfolge und sichtbare Verbesserungen, um die Motivation der Mitarbeiter zu steigern.

Schritt 5: Beobachte die Einführung von Hot Desking und passe deinen Ansatz an

Ähnlich wie bei der hybriden Arbeit ist Hot Desking keine einmalige Sache. Damit es gut funktioniert, muss man es immer im Auge behalten und anpassen. Nach der Einführung solltest du die Leistung über Workplace Analytics , um wertvolle Daten über die Raumnutzung, Spitzenzeiten und Präferenzen der Mitarbeiter zu sammeln. Nutze diese Erkenntnisse, um Anpassungen an deinem Layout, deinen Richtlinien oder den verfügbaren Ressourcen vorzunehmen.

• KPI-Überwachung: Behalte KPIs wie Schreibtischbelegung, Häufigkeit von Nichterscheinen und Ressourcennutzung im Auge, am besten mit der Analysefunktion und den Daten deiner Hot-Desking-Software.
• Layoutanpassungen: Nutze die Daten, um dein Büro-Layout anzupassen, bei Bedarf mehr Schreibtische hinzuzufügen und die Schreibtisch-Sharing-Quote basierend auf der tatsächlichen Nutzung zu optimieren.
• Feedback sammeln: Hol dir regelmäßig Feedback von deinen Mitarbeitende mach immer wieder Verbesserungen, damit dein Arbeitsbereich mit den Bedürfnissen der Organisation und des Teams mitwächst.
• Kostenersparnis: Halte die Führungsriege regelmäßig über die Nutzungstrends auf dem Laufenden, um sie für kontinuierliche Verbesserungen zu gewinnen und so Kostenersparnisse, ROI und Mitarbeiterzufriedenheit zu maximieren.

Wie du dein Hot-Desking erfolgreich umsetzt

Hot Desking kann dein Büro zu einem Ort der Effizienz und Zusammenarbeit machen, aber damit es gut klappt, braucht es Planung, Vorbereitung und Anpassungen. Plan deine Büroräume sorgfältig, mach klare Regeln und nutze Hot-Desking-Software wie deskbird eine Lösung zu finden, die für alle passt und die Produktivität in einem hybriden Arbeitsumfeld fördert.

Nutze Change Management, um Widerstände zu überwinden, und sei flexibel, um Anpassungen vorzunehmen, während du dich in Richtung eines Büros mit gemeinsam genutzten Schreibtischen bewegst. Sei offen für Veränderungen, hör deinem Team zu und verfeinere deinen Ansatz, um eine Büroumgebung zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen können. Im nächsten Kapitel dieses Leitfadens werden wir uns eingehend damit befassen, wie du deinen Büroraum für Hot Desking einrichten kannst.