Wie CANCOM Austria 1.800 Mitarbeiter in vier Ländern auf „ deskbird “ umgestellt hat

Die CANCOM Austria AG ist ein Anbieter von Digital-Business-Lösungen und KI-Enabler mit Hauptsitz in Wien und gehört zur CANCOM-Gruppe mit Sitz in Deutschland. Sie begleitet Unternehmen, Organisationen und den öffentlichen Sektor in die digitale Zukunft – mit einem Angebot, das neben der klassischen IT-Systemintegration auch datengesteuerte digitale Lösungen, Managed Services und Cloud-Dienste umfasst.

Rund 1.800 Mitarbeiter, die im Büro arbeiten, sind an fünfzehn Standorten in Österreich, Tschechien, der Schweiz und Rumänien tätig. Die meisten verbringen zwei bis drei Tage pro Woche im Büro, weshalb die Frage, wer gerade wo ist, eher eine tägliche als eine gelegentliche ist.

Diese Größenordnung ist einer der Gründe, warum CANCOM Österreich ein ganz besonderer Kunde ist. Als IT-Dienstleister berät das Unternehmen seine eigenen Kunden beruflich bei Technologieentscheidungen – daher muss jedes Tool, das intern eingesetzt wird, dieselben Anforderungen erfüllen, die auch bei einem Kundenprojekt gelten würden. Unternehmensarchitektur, der CISO, Datenschutz und Datenstandort – alle haben ein Wörtchen mitzureden. Ein Arbeitswerkzeug bei CANCOM Austria ist kein Anschaffung von Büroausstattung mit einer IT-Prüfung als Beilage. Es ist eine IT-Entscheidung, bei der auch die Büroausstattung eine Rolle spielt.

CANCOM Austria hat nicht gezielt nach einem neuen Arbeitsinstrument gesucht. Der Vertrag mit dem bisherigen Anbieter lief aus, und überall dort, wo das alte System im Einsatz war, musste ein Ersatz bereitgestellt werden.

Das hat die Rahmenbedingungen für das gesamte Projekt vorgegeben. Es gab keine Möglichkeit, erst mal ein kleines Pilotprojekt in einem Gebäude zu starten, daraus zu lernen und dann schrittweise auszuweiten. Fünfzehn Standorte in vier Ländern mussten in Betrieb gehen, und rund 1.800 Menschen brauchten einen Platz, an dem sie einen Schreibtisch buchen konnten.

Das größere Problem stellten sich letztendlich die Gebäude selbst heraus. Die Grundrisse kamen in allen erdenklichen Formen an – von Architekten-Dateien mit 250 Ebenen bis hin zu Gebäudeumrissen, in die Arbeitsbereiche von Hand eingezeichnet waren. Bevor irgendetwas in deskbird eingepflegt werden konnte, musste erst einmal festgestellt werden, ob das, was auf dem Plan eingezeichnet war, auch tatsächlich mit der Realität im Raum übereinstimmte.

Das Facility Management hat zunächst die funktionalen Aspekte geprüft. Die Auswahlliste wurde dann vom Enterprise-Architektur-Management, dem CISO und der Datenschutzabteilung geprüft, bevor irgendetwas unterzeichnet wurde. ServiceNow wurde verglichen, zusammen mit dem Nachfolgeprodukt des bisherigen Tools und einer weiteren Option. Eine sich entwickelnde Partnerschaft zwischen deskbird und CANCOM Deutschland bei Kundenprojekten spielte eine Rolle, wenn auch eine untergeordnete im Vergleich zu den Compliance-Anforderungen.

Zwei Funktionen galten als unverzichtbar: Single Sign-On und die Integration von „ Microsoft Teams “, durch die die Buchung dort möglich wird, wo die Mitarbeiter ohnehin schon arbeiten.

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Die Einführung begann mit den österreichischen Gebäuden, aber jeder Mitarbeiter wurde von Anfang an einbezogen – unabhängig davon, ob er „ deskbird “ sofort nutzen würde oder nicht. Andere Standorte folgten. Neben dem zentralen Facility-Management in Wien gab es in jedem Gebäude einen lokalen Projektverantwortlichen, der sich vor allem mit den spezifischen Gegebenheiten der jeweiligen Pläne befasste. Vom Projektauftrag bis zur ersten Einführung vergingen etwa zwei bis drei Monate, und der Stand dieser Pläne war der Hauptgrund dafür, dass es so lange dauerte und nicht kürzer.

Zwei Dinge haben die Arbeit über die Entwürfe hinaus erschwert. Einige Abteilungen und Einzelpersonen hatten Arbeitsplätze, die nicht allgemein buchbar sein sollten, und es musste ein Verfahren für die Beantragung eines festen Schreibtisches eingerichtet werden. Heute sind 151 der 1.218 Schreibtische fest zugewiesen und werden nicht gemeinsam genutzt.

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1.219 Personen haben sich registriert, 742 kommen jeden Monat ins Büro

Seit dem Start im Oktober 2025 haben sich 1.219 Personen auf deskbird registriert, und 742 nutzen die Plattform in einem bestimmten Monat. Von diesen monatlichen Nutzern kommen 64 % jede Woche wieder. An den fünfzehn Standorten gibt es mittlerweile 1.218 buchbare Arbeitsplätze, davon 1.067 gemeinsam genutzte und 151 fest zugewiesene, und seit dem Start wurden 44.292 Arbeitsplatzbuchungen vorgenommen, was einem Durchschnitt von etwa 212 pro Arbeitstag entspricht. In den letzten dreißig Tagen haben 230 Personen über Microsoft Teams gebucht.

Für eine Einführung, die innerhalb eines Jahres über 1.200 Menschen an fünfzehn Standorten in vier Ländern erreichte – und das ganz ohne Pilotphase –, ist das eine ungewöhnlich hohe Rendite.

Dienstag ist der Höhepunkt, freitags ist ein anderes Büro dran

Die Woche verläuft in einem klaren Muster. Am Dienstag gibt es etwa 265 Tischreservierungen, am Freitag etwa 94. Die Besucherzahlen erreichen Mitte der Woche ihren Höhepunkt und gehen gegen Ende der Woche stark zurück, und der Unterschied zwischen den belebtesten und den ruhigsten Standorten ist enorm. Genau das ist die Art von Erkenntnis, die ohne Messung unsichtbar bleibt und erst offensichtlich wird, sobald die Daten vorliegen.

Von der Anwesenheitserfassung bis hin zur Entscheidung, was geändert werden soll

Mit „ deskbird Intelligence“ geht CANCOM Austria über die reine Erfassung der Besucherzahlen hinaus und trifft nun Entscheidungen auf dieser Grundlage: Welche Standorte werden gut genutzt, welche sind unterausgelastet und wo muss das Portfolio angepasst werden?

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