Wie CANCOM Austria 1.800 Mitarbeiter in vier Ländern auf deskbird umgestellt hat

Die CANCOM Austria AG ist ein Anbieter von Digital-Business-Lösungen und KI-Enabler mit Hauptsitz in Wien und gehört zur CANCOM-Gruppe mit Sitz in Deutschland. Sie begleitet Unternehmen, Organisationen und den öffentlichen Sektor in die digitale Zukunft – mit einem Angebot, das neben der klassischen IT-Systemintegration auch datengesteuerte digitale Lösungen, Managed Services und Cloud-Dienste umfasst.

Rund 1.800 Mitarbeitende, die im Büro arbeiten, sind an fünfzehn Standorten in Österreich, Tschechien, der Schweiz und Rumänien tätig. Die meisten verbringen zwei bis drei Tage pro Woche im Büro, weshalb die Frage, wer gerade wo ist, eher eine tägliche als eine gelegentliche ist.

Diese Größenordnung ist einer der Gründe, warum CANCOM Austria ein ganz besonderer Kunde ist. Als IT-Dienstleister berät das Unternehmen seine eigenen Kunden professionell bei Technologieentscheidungen – daher muss jedes Tool, das intern eingesetzt wird, dieselben Anforderungen erfüllen, die auch bei einem Kundenprojekt gelten würden. Unternehmensarchitektur, CISO, Datenschutz und Datenstandort – alle das ist Teil der Entscheidung. Ein Arbeitswerkzeug bei CANCOM Austria ist kein Anschaffung von Büromaterial mit einer IT-Prüfung als Beilage. Es ist eine IT-Entscheidung, an der auch die Büroleitung beteiligt ist.

CANCOM Austria hat nicht gezielt nach einer neuen Arbeitsplatz-Software gesucht. Der Vertrag mit dem bisherigen Anbieter lief aus, und überall dort, wo das alte System im Einsatz war, musste ein Ersatz bereitgestellt werden.

Das hat die Rahmenbedingungen für das gesamte Projekt vorgegeben. Es gab keine Möglichkeit, erst mal ein kleines Pilotprojekt in einem Gebäude zu starten, daraus zu lernen und dann schrittweise auszuweiten. Fünfzehn Standorte in vier Ländern mussten in Betrieb gehen, und rund 1.800 Menschen brauchten einen Platz, an dem sie einen Schreibtisch buchen konnten.

Das größere Problem stellten letztendlich die Gebäude selbst dar. Die Gebäudepläne kamen in allen erdenklichen Formen an – von Architekten-Dateien mit 250 Ebenen bis hin zu Gebäudeumrissen, in die Arbeitsbereiche von Hand eingezeichnet waren. Bevor irgendetwas in deskbird eingepflegt werden konnte, musste erst einmal festgestellt werden, ob das, was auf dem Plan eingezeichnet war, auch tatsächlich mit der Realität vor Ort übereinstimmte.

Das Facility Management hat zunächst die funktionalen Aspekte geprüft. Alles, was danach kam, war eine technische Überprüfung, die von denselben Leuten durchgeführt wurde, die auch die Vorschläge von CANCOM Austria für die eigenen Kunden absegnen.

Die Einführung begann in den österreichischen Gebäuden und breitete sich von dort aus weiter aus, wobei von Anfang an alle Mitarbeitenden einbezogen wurden – unabhängig davon, ob sie deskbird sofort nutzen würden oder nicht. Vom Projektauftrag bis zur ersten Einführung vergingen zwei bis drei Monate. Die Gebäudepläne bestimmten das Tempo, und erst als diese korrekt waren, wurde alles Weitere möglich.

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1.219 Personen haben sich registriert, 742 kommen jeden Monat ins Büro

Seit dem Start im Oktober 2025 kehren 64 % dieser monatlichen Nutzer jede Woche wieder zurück. Für eine Einführung, die innerhalb eines Jahres fünfzehn Standorte in vier Ländern umfasste – und das ohne Pilotphase – ist das ungewöhnlich hoch.

Dienstag ist der Spitzentag, freitags sieht es im Büro ganz anders aus

Dienstags liegen die Buchungen von Schreibtischen bei etwa 265, freitags bei etwa 94. Die Besucherzahlen erreichen Mitte der Woche ihren Höhepunkt und gehen gegen Ende der Woche stark zurück, und der Unterschied zwischen den meistbesuchten und den am wenigsten besuchten Standorten ist enorm.

Das sind Buchungen, die eine Absicht zeigen. deskbird Dock erfasst die Anwesenheit über die bereits in den Gebäuden vorhandenen Monitore und das Netzwerk, sodass auch gemessen wird, was die Leute tatsächlich in dem Raum machen – ganz ohne installierte Sensoren und ohne Anschaffung von Hardware. Nichts davon war sichtbar, bevor es gemessen wurde.

Von der Anwesenheitserfassung bis hin zur Entscheidung, was geändert werden soll

Mit deskbird Intelligence geht CANCOM Austria über die reine Erfassung der Besucherzahlen hinaus und trifft nun Entscheidungen auf dieser Grundlage: Welche Standorte werden gut genutzt, welche sind unterausgelastet und wo muss das Portfolio angepasst werden?

Dieses Portfolio steht nicht still. Niederlassungen in Rumänien nehmen ihren Betrieb auf, und ein Standort in Wien wird zum Hauptsitz umgewandelt, wo gerade eine Etage renoviert wird, um mehr Arbeitsplätze zu schaffen. Die Entscheidungen werden weiterhin dort getroffen, wo sie schon immer getroffen wurden – von den Verantwortlichen für die Immobilien. Was sich geändert hat, sind die Fakten, auf denen sie basieren.