85 Mitarbeitende, 37 Schreibtische: So hat Nextlane seine Teams wieder ins Büro geholt ‒ mit weniger Fläche als vorher

Nextlane entwickelt die Software, die den europäischen Autohandel antreibt. Die Plattformen des Unternehmens decken die Bereiche Autohausmanagement, digitale Showrooms und Herstellerabläufe für mehr als 70.000 Endnutzer in 11 europäischen Ländern ab. Die Modernisierung von Arbeitsabläufen in der Branche ist das Kerngeschäft.

Das Unternehmen ist von Niederlassungen in ganz Europa aus tätig, darunter Paris, Lyon, Nantes, Madrid, Vigo, Sintra, Lund und Zürich. Diese Präsenz ist geschäftlich gesehen eine Stärke, operativ jedoch eine Herausforderung, da eine Hybrid-Work-Regelung gleichzeitig in zehn Gebäuden, fünf Ländern und mehreren Sprachen funktionieren muss.

Nextlane arbeitet im Hybridmodell. Die Mitarbeitenden sind zwei Tage pro Woche vor Ort und arbeiten drei Tage im Homeoffice.

Vor der Pandemie umfasste der Nextlane-Standort in Saint-Pierre-des-Corps fünf Stockwerke und rund 2.000 m². Die Schreibtische wurden so vergeben, wie man es früher gemacht hat: eine Person, ein fester Arbeitsplatz.

Dann kam das hybride Arbeiten auf, und Nextlane verkleinerte die Büroräume. Aus fünf Stockwerken wurde eines, und der Rhythmus lautete nun: zwei Tage vor Ort, drei Tage im Homeoffice.

Das bedeutet: ein kleineres Büro, dieselbe Anzahl an Leuten und ein Muster, das alle dazu bringt, sich auf dieselben zwei Tage zu konzentrieren.

Der Buchungsprozess hätte das nicht überstanden. Eine Tabelle kann keine Echtzeit-Übersicht darüber liefern, wer was gebucht hat, man kann sich nicht darauf verlassen, wenn man am Sonntagabend entscheidet, ob man am Montag ins Büro fährt, und sie kann keine Auskunft über die Belegung vor drei Monaten geben.

Nextlane brauchte gleich zwei Dinge. Erstens einen Grund für die Kolleg:innen, ins Büro zu kommen. Zweitens die Gewissheit, dass ein Schreibtisch auf sie wartet, wenn sie kommen.

deskbird war die Lösung, die genau zu dem Problem passte, das wir vor fast zweieinhalb Jahren angehen wollten. Es ging darum, unsere Kolleg:innen wieder ins Büro zu holen.
Jean Penhouët
Global VP of People, Nextlane

Es ging nie nur um die Räumlichkeiten. Um das Büro wieder zum Laufen zu bringen, mussten die Personalabteilung, die Büroleitung und das Facility-Management zusammenarbeiten, denn das Ziel war nicht, einfach nur Plätze zu besetzen. Es ging darum, die Tage, die die Leute gemeinsam verbringen, so zu gestalten, dass sich der Weg ins Büro lohnt.

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Nextlane hat die Schreibtischbuchung mit deskbird zunächst an seinen Standorten in Frankreich und anschließend in allen europäischen Niederlassungen eingeführt. Die Mitarbeitenden planen ihre Woche in der App, öffnen den interaktiven Gebäudeplan und wählen einen Schreibtisch aus.

Nathalie plant jeden Montag ihre eigene Woche. So machen es auch die meisten ihrer Kolleg:innen: zwei Tage vor Ort, im Voraus geplant, mit Meetings, die sich danach richten, wer gerade da ist.

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Was das Verhalten verändert hat, war nicht die Buchung an sich. Es war die Möglichkeit, zu sehen, wer an welchem Tag vor Ort ist.

Dadurch wird die Buchung eines Schreibtisches zu einer Entscheidung darüber, neben wem man sitzen möchte. Dank der Profilfotos auf dem Gebäudeplan wählst du nicht einfach eine Schreibtischnummer aus, sondern suchst dir eine Nachbarin oder einen Nachbarn aus – und das ist ein ganz anderer Grund, ins Büro zu kommen.

Außerdem macht es den Arbeitsweg noch ein bisschen reibungsloser.

Das heißt, du kannst ganz entspannt sein, weil du weißt, dass du deinen Arbeitsplatz gebucht hast. Wenn du ins Büro kommst, weißt du, dass ein Schreibtisch und ein Stuhl auf dich warten.
Nathalie Dieumegard
Leiterin Facility Management Frankreich, Nextlane

Die Büroanwesenheit ist gestiegen, und Nextlane kann das belegen

Die Mitarbeitenden wieder ins Büro zu bringen, war das ursprüngliche Ziel, und genau das kann Nextlane nun nachweisen, anstatt es nur zu schätzen. Im Feedback von Mitarbeitenden wird immer wieder der gleiche Vorteil genannt: in Echtzeit zu wissen, wer vor Ort sein wird.

Auf dem einzigen verbleibenden Stockwerk in Saint-Pierre-des-Corps arbeiten etwa 85 Leute an 37 Arbeitsplätzen. Auf dem Papier klingt das ziemlich eng. In der Praxis ist es das aber nicht.

Bei Nextlane ist es nie überfüllt, denn deskbird verteilt die Anwesenheit aller Mitarbeitenden an einem Standort gleichmäßig über die Woche, anstatt dass sich alles auf dieselben zwei Tage konzentriert. Die Schreibtische werden besser ausgelastet, und niemand kommt an und muss feststellen, dass es keinen freien Arbeitsplatz mehr gibt.

Das ist der Punkt, an dem die meisten Unternehmen scheitern. Platz zu sparen ist einfach. Platz zu sparen, ohne dass das Büro dabei an Qualität einbüßt – dafür braucht man ein System.

Nutzungsdaten statt Bauchgefühl

Als Nextlane mit deskbird an den Start ging, waren die Statistiken noch recht einfach. Heute gibt es ein echtes Analyse-Tool, das zeigt, wie die Büros tatsächlich belegt sind und wer nicht ins Büro kommt – wodurch Entscheidungen über die Raumnutzung zu einer Frage der Daten werden statt einer emotionalen Diskussion.