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Europas Marktführer für Automobilsoftware, vertreten in 11 Ländern
Nextlane entwickelt die Software, die den europäischen Autohandel antreibt. Die Plattformen des Unternehmens decken die Bereiche Autohausmanagement, digitale Showrooms und Herstellerabläufe für mehr als 70.000 Endnutzer in 11 europäischen Ländern ab. Die Modernisierung der Arbeitsabläufe in der Branche ist das Kerngeschäft.
Das Unternehmen ist von Niederlassungen in ganz Europa aus tätig, darunter Paris, Lyon, Nantes, Madrid, Vigo, Sintra, Lund und Zürich. Diese Präsenz ist geschäftlich gesehen eine Stärke, operativ jedoch eine Herausforderung, da eine Richtlinie für den Arbeitsplatz gleichzeitig in zehn Gebäuden, fünf Ländern und mehreren Sprachen funktionieren muss.
Nextlane arbeitet im Hybridmodell. Die Mitarbeiter sind zwei Tage pro Woche vor Ort und arbeiten drei Tage im Homeoffice.
Die Mitarbeiter wieder vor Ort bringen – ganz ohne Tabellenkalkulation
Vor der Pandemie umfasste der Nextlane-Standort in Saint-Pierre-des-Corps fünf Etagen und rund 2.000 m². Die Schreibtische wurden so vergeben, wie man es früher gemacht hat: eine Person, ein Schreibtisch, dauerhaft.
Dann kam das hybride Arbeiten auf, und Nextlane verkleinerte die Büroräume. Aus fünf Etagen wurde eine einzige, und der Rhythmus lautete nun: zwei Tage vor Ort, drei Tage im Homeoffice.
Das bedeutet: ein kleineres Büro, dieselbe Anzahl an Leuten und ein Muster, das alle dazu bringt, sich auf dieselben zwei Tage zu konzentrieren.
Der Buchungsprozess hätte das nicht überstanden. Eine Tabelle kann keine Echtzeit-Übersicht darüber liefern, wer was gebucht hat, man kann sich darauf nicht verlassen, wenn man am Sonntagabend entscheidet, ob man die Reise antritt, und sie kann keine Auskunft über die Belegung drei Monate später geben.
Ich finde dieses Tool, das wir vor ein paar Jahren eingeführt haben, echt super, denn vorher haben wir für die Buchungen eine Excel-Datei benutzt. Das war eine Katastrophe.
Nathalie Dieumegard
Leiter Facility Management Frankreich, Nextlane
Nextlane brauchte gleich zwei Dinge. Erstens einen Grund für die Kollegen, ins Büro zu kommen. Zweitens die Gewissheit, dass ein Schreibtisch auf sie wartet, wenn sie kommen.
deskbird war die Lösung, die genau zu dem Problem passte, das wir vor fast zweieinhalb Jahren angehen wollten. Es ging darum, unsere Kollegen wieder ins Büro zu holen.
Jean Penhouët
Global VP of People, Nextlane
Es ging nie nur um die Räumlichkeiten. Um das Büro wieder zum Laufen zu bringen, mussten die Personalabteilung, das Team für das Arbeitserlebnis und das Facility-Management zusammenarbeiten, denn das Ziel war nicht, einfach nur Plätze zu besetzen. Es ging darum, die Tage, die die Leute gemeinsam verbringen, so gestaltet zu machen, dass sich der Weg zur Arbeit lohnt.
Schreibtischreservierung mit drei Klicks, in 10 Büros
Nextlane hat die Schreibtischbuchung „ deskbird “ zunächst an seinen Standorten in Frankreich und anschließend in allen europäischen Niederlassungen eingeführt. Die Mitarbeiter planen ihre Woche in der App, öffnen den interaktiven Grundriss und wählen einen Schreibtisch aus.
Nathalie plant jeden Montag ihre eigene Woche ein – so machen es auch die meisten ihrer Kollegen: zwei Tage vor Ort, im Voraus geplant, mit Besprechungen, die sich danach richten, wer gerade da ist.
Mit nur drei Klicks buchst du deinen Arbeitsplatz – ganz einfach und ganz schnell. Der Grundriss ist übersichtlich und praktisch; er zeigt, wer gerade da ist und wo die Leute sitzen. Und wenn ich neben jemandem sitzen möchte, kann ich mir sofort den Platz neben dieser Person aussuchen. Wir haben sogar Fotos von den Leuten.
Jean Penhouët
Globaler Vizepräsident für Personalwesen bei Nextlane
Was das Verhalten verändert hat, war nicht die Buchung an sich. Es war die Möglichkeit zu sehen, wer an welchem Tag vor Ort ist.
Dadurch wird die Buchung eines Schreibtisches zu einer Entscheidung darüber, neben wem man sitzen möchte. Dank der Profilfotos auf dem Grundriss wählst du nicht einfach eine Schreibtischnummer aus, sondern suchst dir einen Nachbarn aus – und das ist ein ganz anderer Grund, ins Büro zu kommen.
Außerdem macht es den Arbeitsweg noch ein bisschen reibungsloser.
Das heißt, du kannst ganz entspannt sein, weil du weißt, dass du deinen Schreibtisch reserviert hast. Wenn du ins Büro kommst, weißt du, dass ein Schreibtisch und ein Platz auf dich warten.
Nathalie Dieumegard
Leiterin des Facility Managements Frankreich, Nextlane
Mehr Leute vor Ort, in einem kleineren Büro – und die Daten belegen’s
Die Besucherzahlen sind gestiegen, und Nextlane kann das belegen
Die Mitarbeiter wieder ins Büro zu bringen, war das ursprüngliche Ziel, und genau das kann Nextlane nun nachweisen, anstatt es nur zu schätzen. Das Feedback von Mitarbeitende läuft immer wieder auf dasselbe hinaus: in Echtzeit zu wissen, wer vor Ort sein wird.
Wir haben wirklich greifbare Ergebnisse dabei erzielt, Kollegen wieder ins Büro zu holen, sodass die Anwesenheitsquote gestiegen ist. Und wir haben sehr positives Feedback dazu bekommen, dass man in Echtzeit sehen kann, wer vor Ort sein wird.
Jean Penhouët
Globaler Vizepräsident für Personalwesen bei Nextlane
Auf der einzigen verbleibenden Etage in Saint-Pierre-des-Corps arbeiten etwa 85 Leute an 37 Arbeitsplätzen. Auf dem Papier klingt das ziemlich eng. In der Praxis ist es das aber nicht.
Bei Nextlane ist es nie überfüllt, denn „ deskbird “ verteilt die Anwesenheit aller Mitarbeiter an einem Standort gleichmäßig über die Woche, anstatt dass sich alles auf dieselben zwei Tage konzentriert. Die Schreibtische werden besser ausgelastet, und niemand kommt an und muss feststellen, dass es keinen Platz zum Sitzen gibt.
Das ist der Punkt, an dem die meisten Unternehmen scheitern. Platz zu sparen ist einfach. Platz zu sparen, ohne dass das Büro dabei an Qualität einbüßt – genau dafür braucht man ein System.
Nutzungsdaten statt Bauchgefühl
Als Nextlane mit „ deskbird “ an den Start ging, waren die Statistiken noch recht einfach. Heute gibt es ein echtes Analyse-Tool, das zeigt, wie die Büros tatsächlich belegt sind und wer nicht ins Büro kommt – wodurch Entscheidungen über die Raumnutzung eher zu einer Frage der Daten als zu einer Diskussion werden.
Nach zweieinhalb Jahren betreibt Nextlane nun ein kleineres Büro mit mehr Mitarbeitern. Die Anwesenheitsquote ist gestiegen, die Raumnutzung basiert auf Fakten statt auf Intuition, und drei verschiedene Teams haben eine gemeinsame Sicht darauf, wie die Gebäude genutzt werden.
Das Tool, das das möglich gemacht hat, ist eines, für das niemand eine Einweisung braucht.
Was mir an „ deskbird “ gefällt, ist, wie einfach und schnell es zu bedienen ist. Wir werden von tollen Leuten unterstützt, und das ist wirklich super. Als Administrator weiß ich, dass ich „ deskbird “ schnell erreichen kann und dass immer jemand da ist, der meine Fragen beantwortet.
Valérie Meunier
Projektspezialist für Arbeitswelt und Mitarbeiterengagement, Nextlane
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