Workplace Analytics: So verbesserst du dein Büro mit Daten

Workplace Analytics zeigen, wie das Büro wirklich genutzt wird. Sie sammeln Daten aus Buchungssystemen, Ausweis-Scans, Kalendern und Raumsensoren, um zu zeigen, wie die Mitarbeitenden arbeiten und das Büro nutzen. Dieser Guide erklärt die verschiedenen Arten von Analysen, die wichtigen Kennzahlen und wie du einen guten Mittelweg zwischen Erkenntnissen und der Privatsphäre der Mitarbeitenden findest.

Was sind Workplace Analytics?

Bei Workplace Analytics geht es darum, Daten darüber zu sammeln und zu checken, wie Menschen Büroflächen und Tools nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Produktivität, die Flächennutzung und die Mitarbeitererfahrung verbessern. Dabei werden Rohdaten, KI und maschinelles Lernen genutzt, um das Verhalten der Mitarbeitenden, die Nutzung der Büroflächen und die Zusammenarbeit zu verstehen. So erhalten hybride Teams praktische Einblicke, um die Produktivität zu steigern und Ressourcen besser zu nutzen.

Die Analytics sammeln Daten über die Leistung der Mitarbeitenden, die Flächennutzung und die Effizienz mithilfe von Tools wie Kalendern, Buchungssystemen und Feedback-Plattformen. Durch fortgeschrittene Analysen – immer öfter mit vorausschauender KI und maschinellem Lernen – werden Muster, Engpässe und Trends entdeckt, die fundierte Entscheidungen unterstützen.

Was sind die Vorteile von Workplace Analytics?

Im Unterschied zu Entscheidungen, die auf Vermutungen basieren, liefern Workplace Analytics präzise Kennzahlen zu Anwesenheitstrends, Schreibtischbelegung, Spitzenleistungszeiten und Engagement-Levels. Das ermöglicht es HR- und Ops-Führungskräften, Verschwendung zu reduzieren, Zeitpläne abzustimmen und das Wohlbefinden zu fördern, ohne dabei die Privatsphäre oder das Vertrauen der Mitarbeitenden zu gefährden.

Der Einsatz von Analytics im Büro zielt jedoch darauf ab, datenbasierte Entscheidungen zu ermöglichen. Wenn du genau nachvollziehen kannst, wie Flächen genutzt werden, entfällt das Rätselraten bei Mietvertragsverlängerungen. Wenn du Anwesenheitsmuster verstehst, kannst du effektive Richtlinien entwickeln, die für deine Teams wirklich funktionieren. Indem du das Buchungsverhalten verfolgst, kannst du Frustration durch Geisterbuchungen und permanent „nicht verfügbare“ Räume eliminieren.

Vorteile von Workplace Analytics

• Optimiertes Flächenmanagement: Eine gute Analytics-Plattform zeigt, welche Schreibtische, Räume und Zonen tatsächlich genutzt werden, im Vergleich zu dem, was gebucht wird. Möglicherweise stellst du fest, dass der Ostflügel jeden Freitag leer steht, während die Kollaborationsbereiche dienstags überfüllt sind. Solche Erkenntnisse ermöglichen es dir, Layouts neu anzuordnen und Ressourcen auf der Basis realer Nutzungsmuster zuzuweisen – und nicht basierend auf Annahmen oder Beschwerden.

• Reduzierte Immobilien- und Betriebskosten: Nutzungsdaten unterstützen Organisationen dabei, ihre Büroflächen optimal anzupassen und so die Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern. Viele Unternehmen konnten ihre Mietkosten erheblich reduzieren, indem sie ihre Immobilienentscheidungen durch Analysen leiten ließen, anstatt Mietverträge automatisch zu verlängern.

• Verbesserte Mitarbeitendererfahrung: Wenn du Spitzenzeiten, bevorzugte Arbeitsbereiche und Kollaborationsmuster verstehst, kannst du eine Arbeitsumgebung gestalten, die den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird. Mitarbeitende, die problemlos freie Schreibtische finden und ihre Teammitglieder ausfindig machen können, sehen das Büro eher als einen Ort, für den sich das Pendeln lohnt.

• Datengestützte Entscheidungsfindung: Analysen ersetzen Annahmen durch Fakten und befähigen Unternehmen, fundierte, realitätsnahe Entscheidungen zu treffen. Anstatt zu diskutieren, ob du weitere Meetingräume hinzufügen sollen, kanst du genau sehen, wie die aktuellen Räume ausgelastet sind. Das gibt Workplace Leadern Sicherheit, wenn sie Richtlinien anpassen, Layouts neu gestalten oder die Bürokapazität ändern möchten.

Arten von Workplace Analytics und wichtige Kennzahlen

Unternehmen nutzen typischerweise vier verschiedene Ansätze, um rohe Daten in praktische Insights zu verwandeln. Jeder dieser Ansätze baut auf dem jeweils vorherigen auf.

Die verschiedenen Arten von Workplace Analytics

• Deskriptive Analytics: Sie beantworten die Frage „Was ist passiert?“. Es geht um historische Daten, die zeigen, wie die Nutzung, die Anwesenheitstrends und die Belegung von Besprechungsräumen in einem bestimmten Zeitraum waren. Zum Beispiel könnten dir deskriptive Analysen sagen, dass Besprechungsraum A im letzten Quartal zu 80 % der Zeit gebucht war.

• Diagnostische Analytics: Sie geben Aufschluss darüber, warum etwas passiert ist. Wenn manche Räume immer ausgebucht sind, während andere kaum genutzt werden, helfen diagnostische Analytics dabei, die Gründe dafür zu finden. Vielleicht haben die beliebten Räume bessere AV-Geräte. Oder sie sind einfach näher an der Kaffeemaschine.

• Prädiktive Analytics: Sagen voraus, „was passieren könnte“. Mit Mustern aus alten Daten schätzen prädiktive Analytics den zukünftigen Platzbedarf, Besucheranstiege oder Engpässe bei Ressourcen ein. Das ist besonders praktisch, wenn Unternehmen sich auf saisonale Veränderungen oder erhöhtes Wachstum einstellen wollen.

• Präskriptive Analytics: Diese Art von Analytics empfiehlt, „was zu tun ist“. Durch die Kombination von prädiktiven Modellen mit spezifischen Handlungsvorschlägen könnten präskriptive Analytics beispielsweise vorschlagen, Schreibtische neu zuzuweisen, Buchungsrichtlinien anzupassen oder ungenutzte Konferenzräume in Focus Pods umzuwandeln.

Welche Kennzahlen sollten Unternehmen mit ihren Workplace Analytics verfolgen?

Die richtigen Kennzahlen zu tracken, macht aus rohen Zahlen wertvolle Dateneinblicke. Hier sind ein paar Kennzahlen, die für moderne Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.

• Buchung vs. tatsächliche Anwesenheit: Hier werden reservierte Schreibtische oder Räume mit den tatsächlichen Check-ins verglichen. In anderen Worten, es wird die Lücke zwischen dem, was Mitarbeitende planen, und dem, was sie wirklich machen, gemessen. Man misst quasi „Geisterbuchungen”, also Reservierungen, die nicht genutzt und auch nicht storniert werden, was eine der größten Ursachen für Ineffizienz am Arbeitsplatz ist.

• Flächennutzungsrate: Damit wird der Prozentsatz der verfügbaren Fläche gemessen, die während der Arbeitszeit wirklich genutzt wird. Eine Nutzungsrate unter 50 % deutet normalerweise auf Überkapazitäten hin, während Raten über 80 % womöglich zeigen, dass man das Büro vergrößern oder die Homeoffice-Regelungen anpassen sollte.

• Trends zur Spitzenauslastung: Zu wissen, wann das Büro am meisten besucht ist, hilft bei der Planung der Kapazitäten und bei Entscheidungen über Richtlinien. Vielleicht stellst du fest, dass mittwochs um 10 Uhr morgens die Auslastung immer bei 90 % liegt, während sie freitags kaum über 30 % kommt.

• Nutzung von Besprechungsräumen: Hier geht es darum, wie oft Besprechungsräume gebucht werden, wie lange sie tatsächlich genutzt werden im Vergleich zur gebuchten Zeit und wie oft Leute einfach nicht auftauchen. Viele Unternehmen merken, dass ihre Meetingräume viel öfter „gebucht” als wirklich genutzt werden.

Wieso Unternehmen eine Workplace-Analytics-Plattform brauchen

Ohne eine einheitliche Plattform musst du manuell Verbindungen zwischen deinem Flächenmanagement-Tool, deiner Kollaborationssoftware und den Tabellenkalkulationen herstellen, die irgendjemand in der Vergangenheit angelegt hat. Die Einführung einer speziellen Workplace-Analytics-Plattform ist wichtig, weil sie deine Datenströme zentralisiert, darunter Buchungssysteme, Zugangskarten, Kalenderintegrationen und Sensoren, anstatt dich zu zwingen, in fünf verschiedenen Dashboards nach Informationen zu suchen.

Außerdem hat der Aufstieg von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) die Datenanalyse in Workplace Analytics grundlegend verändert. Plattformen können jetzt große Datensätze schnell und genau verarbeiten und Muster und Erkenntnisse aufdecken, die bei einer manuellen Analyse vielleicht übersehen würden. Sie können auch zukünftige Trends vorhersagen und durch prädiktive und perspektivische Analysen relevante Tipps für proaktive Entscheidungen geben. Dadurch sind Workplace Analytics jetzt relevanter und leistungsfähiger denn je und können ziemlich schnell zur Steigerung des ROI eines Unternehmens beitragen.

So wählst du eine Workplace-Analytics-Plattform aus

Wenn du Workplace-Analytics-Plattformen evaluierst, solltest du auf folgende Punkte achten:

1. Integrationsmöglichkeiten: Ist es möglich, Analytics mit den Tools zu verbinden, die Mitarbeitende nutzen – wie MS Teams, Slack, Outlook oder Google Kalender? Jedes Tool, das genaue Daten sammelt, ohne dass jemand seine Gewohnheiten ändern muss, ist ein großer Vorteil: Weniger Reibungsverluste bedeuten bessere Datenqualität.
2. Datenschutzfunktionen: Wie wird die Datenanonymisierung gehandhabt? Ein datenschutzorientiertes Mindset schafft das Vertrauen, das es für eine erfolgreiche Akzeptanz langfristig braucht.
3. Tiefe des Reporting: Können die Analytics deine Fragen beantworten? Überlege dir, was du genau erreichen willst und welche Daten du brauchst, um den Erfolg zu messen. Unterschiedliche Ziele brauchen unterschiedliche Analysefunktionen und Plattformen.
4. Einfache Nutzung: Werden auch Mitarbeitende, die weniger technikaffin sind das Tool wirklich nutzen? Du willst ein Tool, das dein Team intuitiv findet und auch wirklich benutzt.

Workplace Analytics mit deskbird verwalten

deskbird ist eine All-in-One-Plattform für das Arbeitsplatzmanagement, die sich darauf konzentriert, die besonderen Bedürfnisse von Unternehmen zu erfüllen, die mit hybriden Arbeitsmodellen arbeiten. Dazu gehört es, wichtige Daten über den Arbeitsplatz zu sammeln, um daraus umsetzbare Erkenntnisse und Geschäftsentscheidungen zu gewinnen. Die Lösungen zielen darauf ab, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, die Nutzung von Büroflächen zu optimieren und die allgemeine Effizienz des Unternehmens zu steigern.

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Die wichtigsten Merkmale der Workplace Analytics in deskbird:

• Integration in bestehende Systeme: deskbird lässt sich in bestehende Systeme wie Google- und Outlook-Kalender, HRIS-Software, Slack und MS Teams integrieren und bietet so einen umfassenden Überblick über die Arbeitsplatzdaten, ohne dass zusätzliche Sensoren installiert werden müssen.
• DSGVO-Konformität: deskbird stellt sicher, dass Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit eingehalten werden und erfüllt die europäischen DSGVO-Standards, was gerade für sensible Arbeitsplatzdaten essenziell ist.
• Unterstützung für hybride Teams: deskbird legt den Fokus darauf, das Arbeitsplatzerlebnis für hybride Beschäftigte zu verbessern, indem es Daten zu Arbeitsmustern liefert, die Optimierung von Büroflächen unterstützt und dabei hilft, Hybrid-Work-Regelungen an die Präferenzen und Produktivitätsmuster der Mitarbeitenden anzupassen.
• Entscheidungsfindung und Büroflächenoptimierung: Office Analytics liefern Einblicke in die Büroflächennutzung, was fundierte Entscheidungen im Flächenmanagement ermöglicht und potenziell zu Kosteneinsparungen sowie einer effizienteren Ressourcennutzung führt.‍‍
• Mitarbeiterengagement und -zufriedenheit: Die deskbird-Tools ermöglichen die Messung von Mitarbeiterengagement und -zufriedenheit, einschließlich potenzieller Engpässe in der Zusammenarbeit und Kommunikation, was für die Aufrechterhaltung einer produktiven Belegschaft unerlässlich ist. Ein gutes Verständnis der Mitarbeiterzufriedenheit hilft dabei, Optimierungspotenziale hinsichtlich Workload, Arbeitsumfeld oder Vergütung zu identifizieren.

Mit deskbird sehen Mitarbeitende auf einen Blick, wie viele Kolleg:innen im Büro sind – und planen ihre Büro- oder Homeoffice-Tage entsprechend.
Giulia Pelia, Office Managerin bei Dermaceutic Laboratoire

Workplace Analytics: Trends und Best Practices

Die Implementierung von Workplace Analytics erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, der technologische Innovationen berücksichtigt, sich an die Demografie der Belegschaft anpasst und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sowie die Datensicherheit priorisiert. Dieser Wandel hin zu einem integrierteren und flexibleren Arbeitsmodell ist entscheidend für Unternehmen, die in einem sich schnell verändernden Arbeitsumfeld erfolgreich sein wollen.

Prädiktive, tech-first Analytics, die mehrere Quellen vereinen

Workplace Analytics entwickeln sich von einfachen Dashboards hin zu vollständig integrierten, KI-gestützten Systemen, die Buchungsdaten, Kollaborationstools und HR-Plattformen zu einer einzigen Ansicht vereinen, die zeigt, wie Arbeit tatsächlich stattfindet. Generative KI, Hyperautomatisierung und prädiktive Modelle werden eingesetzt, um die Nachfrage nach Schreibtischen, Räumen und Personalbedarf zu prognostizieren und so passive Berichte in präskriptive Empfehlungen für Immobilien, Arbeitszeitpläne und Personalbeschaffung umzuwandeln.

Mitarbeiterorientierter Ansatz

Bei der Einführung von Workplace Analytics sollte Vertrauen durch radikale Transparenz gestärkt werden, indem klar erläutert wird, was erfasst wird, warum es relevant ist und wer darauf zugreifen kann. Außerdem sollten Mitarbeitende oder Betriebsräte bei der Gestaltung von Datenerfassungsrichtlinien einbezogen werden, damit ein Gefühl der Eigenverantwortung entsteht – und kein Gefühl der Überwachung.

Privatsphäre und Compliance

Der erste Schritt hin zu effektiven Workplace Analytics it eine Privacy-First-Denkweise, die umsetzbare Erkenntnisse mit strenger Compliance und klaren Grenzen zwischen aggregierten Trends und individuellem Verhalten in Einklang bringt. Der Fokus sollte auf anonymisierten, teambasierten Mustern liegen (zum Beispiel, dass eine Etage nicht ausgelastet ist) – und nicht auf einer detaillierten Überwachung spezifischer Mitarbeitender, was das Vertrauen untergräbt und oft gegen Verhältnismäßigkeitsprinzipien verstößt.

Für globale Unternehmen setzen Rahmenwerke wie die DSGVO hohe Standards für die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten. Deshalb sind in der EU gehostete, DSGVO-konforme Plattformen besonders nützlich, um die Einhaltung von Vorschriften zu vereinfachen und Anonymisierungsregeln bei der Analyse durchzusetzen.

Lücken hinsichtlich Wohlbefinden und Readiness

Anstatt nur die Belegung zu überwachen, werden Analytics zunehmend eingesetzt, um die Workload, Fokuszeit und Anzahl der Meetings im Auge zu behalten, um Burnout vorzubeugen und gesündere, nachhaltigere Arbeitsweisen zu unterstützen. Organisationen mit hohem Reifegrad verknüpfen Workplace Analytics direkt mit Geschäftsergebnissen wie Mitarbeiterbindung, Kollaborationsqualität und Wohlbefinden, indem sie Datenerkenntnisse nutzen, um hybride Richtlinien, Bürodesign und Benefits zu optimieren, um im Wettbewerb um die Gewinnung und Bindung von Talenten bestehen zu können.

Wie Workplace Analytics fundierte Entscheidungen fürs Büro unterstützen

Arbeitsplatzdaten versetzen Unternehmen in die Lage, evidenzbasierte Entscheidungen zu treffen, anstatt sich auf ihr Bauchgefühl zu verlassen. Das reicht von der Nachverfolgung der Nutzungshäufigkeit von Meetingräumen bis hin zur Vorhersage, welche Teams möglicherweise mit Burnout zu kämpfen haben. Im Wesentlichen erhältst du dadurch einen Einblick in die tatsächliche Nutzung deines Büros – im Gegensatz zu dem, was alle annehmen. Wenn all diese Informationen zusammenfließen, ergibt das ein klares Bild davon, wie dein Arbeitsplatz im Alltag tatsächlich funktioniert.

Workplace Analytics stellen ein entscheidendes Instrument für Unternehmen dar, um in einer sich schnell wandelnden Arbeitswelt wettbewerbsfähig und reaktionsfähig zu bleiben. Organisationen, die es richitg machen, betrachten Workplace Analytics als fortlaufende Praxis, nicht als einmaliges Projekt. Sie überprüfen ihre Daten regelmäßig, passen sich an die gewonnenen Erkenntnisse an und verfeinern ihren Ansatz kontinuierlich. Der Arbeitsplatz verändert sich ständig, und die Workplace Analytics entwickeln sich mit, wodurch das Büro von einem Kostenfaktor zu einem strategischen Asset verwandelt wird.

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