7 Tipps, um die Anwesenheit im Hybridbüro bis 2026 zu verbessern

Ist die Anwesenheit im Büro seit der Einführung hybrider Arbeitsmodelle zurückgegangen? Damit bist du nicht allein. Viele Unternehmen versuchen immer noch, die Anwesenheit am Arbeitsplatz anzupassen und zu verbessern, ohne den Erwartungen Mitarbeitendeund den neuen Arbeitsweisen zuwiderzulaufen. Aber Fehlzeiten können sich in vielfältiger Weise auf deine Belegschaft und dein Unternehmen auswirken.

Es gibt Gründe, warum du diese oder jene Person eingestellt hast. Deshalb wirken sich Fehlzeiten auf alle und alle Bereiche deines Unternehmens aus und führen zu ineffektiver Zusammenarbeit, geringer Produktivität und schlechten Beziehungen am Arbeitsplatz. So wie sich unsere Arbeitsweisen weiterentwickeln, sollten sich auch deine Strategien zur Anwesenheit im Büro ändern. Gut gemanagte flexible Arbeitsregelungen können eine wirkungsvolle Lösung sein, um die Anwesenheit der Mitarbeiter zu steigern, ebenso wie andere moderne Ansätze.

Hier sind sieben Tipps, wie du eine gute Anwesenheit am Arbeitsplatz fördern kannst.

Wie kann man die Anwesenheit im Büro verbessern?

1. Die Gründe verstehen, die hinter mangelnder Anwesenheit stecken

Ihr habt also festgestellt, dass die Anwesenheit eurer Mitarbeitenden nicht euren Erwartungen entspricht, und möchtet Lösungen finden, um das zu verbessern. Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, warum ihr eine hohe (oder höhere) Abwesenheitsrate verzeichnet. Trifft das nur auf ein bestimmtes Team oder die gesamte Belegschaft zu? Gibt es Änderungen, die diesen Umstand verursacht haben könnten?

Bevor ihr neue Strategien für mehr Büropräsenz implementiert, müsst ihr wissen, was diesen Trend ausgelöst hat. Stellt nicht einfach willkürliche Annahmen an.

Sprech mit deinen Teammitgliedern, vor allem mit denen, die oft nicht zur Arbeit kommen oder öfter von zu Hause aus arbeiten wollen, als es deine hybride Arbeitsregelung vorsieht. Versuch dann, gemeinsame Gründe dafür zu finden. Auch wenn persönliche Gespräche wichtig sind, empfehlen wir dir, auch anonyme Fragebögen zu verschicken, weil manche Mitarbeitende wohler Mitarbeitende , ihre Meinung zu sagen und ehrlich zu sein, warum sie fehlen oder nicht so gerne ins Büro kommen.

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2. Flexible Arbeitsregelungen zur Norm machen

Wenn ihr seit der Einführung von Hybridarbeit einen Anstieg der Abwesenheit festgestellt habt, mag es kontraproduktiv scheinen, flexibles Arbeiten zur Norm zu machen. Einer der Hauptgründe dafür, dass Mitarbeitende zu spät zur Arbeit kommen, nach einem freien Tag fragen oder darum bitten, von zu Hause aus zu arbeiten, ist jedoch eine mangelnde Flexibilität der Arbeitszeiten. Die Einführung von Gleitzeit und hybriden Arbeitspraktiken kann viele Probleme lösen, die zu geringer Anwesenheit bei der Arbeit führen, wie beispielsweise Schwierigkeiten bei der Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben, tägliches Pendeln oder das Pflegen eines gesunden Lebensstils. Der Schlüssel zu einer florierenden, flexiblen Arbeitsumgebung ist Struktur. Sprecht mit euren Mitarbeitenden, analysiert ihre Pain Points und Bedürfnisse, bewertet eure Erwartungen und erstellt eine klare und gut strukturierte Richtlinie für flexibles Arbeiten. Auf diese Weise werden alle Zweifel in puncto Büropräsenz ausgeräumt. Die Teammitglieder wissen, wann und wo sie arbeiten sollen und worauf sie Anspruch haben.

3. Employee Experience und Mitarbeiterengagement verbessern

Die Employee Experience und das Mitarbeiterengagement haben einen großen Einfluss auf die Anwesenheit. Teammitglieder, die mit ihrer Arbeit zufrieden sind, neigen weniger zu Abwesenheit als Kolleg:innen, die unmotiviert und unzufrieden mit ihrer Arbeit sind.  

Wenn eure Mitarbeitenden viel von zu Hause aus arbeiten und ihr sie gerne öfter vor Ort sehen möchtet, ist auch das Büroerlebnis wichtig. Eure Mitarbeitenden werden auch eher bereit sein, ins Büro zu kommen, wenn sie sich mit ihren Kolleg:innen gut verstehen und sich voll in ihre Arbeit einbringen.

Eine positive Mitarbeitererfahrung und ein starkes Engagement sorgen natürlich dafür, dass Teammitglieder weniger oft fehlen und offener für die Zusammenarbeit vor Ort sind. Du weißt, was zu tun ist! Und wenn nicht, schau dir unsere 23 Tipps zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements an .

4. Teamzusammenhalt und Zugehörigkeitsgefühl fördern

Sich als Teil einer Gemeinschaft zu fühlen und ein Gefühl von Verantwortlichkeit zu empfinden, ist entscheidend dafür, dass Mitarbeitende (gern) zur Arbeit kommen. Gute Beziehungen bei der Arbeit wirken sich auf die Motivation und Bereitschaft eurer Mitarbeitenden aus, zur Arbeit zu kommen. Wenn eure Teammitglieder eine gute Verbindung zu ihren Kolleg:innen haben, gerne zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen, sind sie eher bestrebt, mehr Präsenz zu zeigen.

Wenn man Teil eines Teams von Menschen ist, mit denen man gut auskommt, überlegt man es sich zweimal, bevor man zu Hause bleibt. Hat man hingegen keinen Draht zu den Kolleg:innen, ist es trotz guter Arbeitsmoral oft verlockender, einen freien Tag zu beantragen oder zu verlangen, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen - auch wenn das eigentlich nicht geplant ist.

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5. Büroräume attraktiver gestalten

Neben den oben genannten Strategien zur Steigerung der Büropräsenz ist auch die Gestaltung eines attraktiven Büros eine gute Möglichkeit, die Anwesenheit zu steigern. Stellt euch vor, euer Arbeitsplatz ist gut gestaltet, ergonomisch, einladend und bietet Platz für Veranstaltungen und Aktivitäten. Dann wird er zu viel mehr als nur einem „Büro“.

Dieser Aspekt sollte nicht unterschätzt werden, denn die Mitarbeitenden von heute kommen eher für die Zusammenarbeit und für soziale Interaktionen ins Büro als für das bloße Erledigen von Aufgaben. Wie Statistiken zu hybriden Arbeitsplätzen zeigen, kann die Arbeit von zu Hause aus genauso effektiv erledigt werden wie im Büro. Ihr müsst also gute Gründe dafür schaffen, dass eure Mitarbeitenden an den Arbeitsplatz kommen. Hier sind neun Möglichkeiten, euer Büro einladender zu gestalten und die Anwesenheit zu steigern!

6. Vertrauen schaffen und Unterstützung zeigen

Vertrauen und Unterstützung sind zwei Grundpfeiler eines erfolgreichen Führungsstils. In Bezug auf die Mitarbeiteranwesenheit bilden sie eine solide Grundlage und einen sicheren Raum, in dem eure Teammitglieder mit euch sprechen und sich öffnen können.

Wenn ihr wisst, was eure Mitarbeitenden daran hindern könnte, pünktlich zu sein oder überhaupt ins Büro zu kommen, könnt ihr die Situation anders angehen und gemeinsam Lösungen finden. Wenn ihr beispielsweise flexible Arbeitszeiten für Mitarbeitende einführt, die anspruchsvolle familiäre Verpflichtungen haben, zeigt ihr Verständnis und Vertrauen. Eure Mitarbeitenden sind dann eher in der Lage, ihre Aufgaben effektiv zu bewältigen und regelmäßig ins Büro zu kommen.

7. Eine klare Anwesenheitsrichtlinie erstellen und teilen

Wenn ihr damit begonnen habt, die Ursachen für die mangelnde Anwesenheit eurer Mitarbeitenden zu beseitigen, müsst ihr auch eine klare Anwesenheitsregelung erstellen. Alle eure Mitarbeitenden und Manager:innen sollten genau wissen, was erlaubt ist und was nicht, insbesondere in einer hybriden Arbeitsumgebung. Eine solche Richtlinie bringt alle auf den gleichen Stand und lässt keinen Raum für Fehlinterpretationen. Eure Anwesenheitsrichtlinie sollte:

• Mach dir klar, was hybride Anker-Tage sind.
• Den Unterschied zwischen geplanten Urlaubstagen, Sonderurlaub für Notfälle, sonstigen freien Tagen, Krankheitstagen, Verspätungen und Nichterscheinen definieren; 
• Erklären, wie die Anwesenheit der Mitarbeitenden erfasst wird;
• Die Prinzipien Inklusion, Gleichheit und Fairness beachten;
• Die Schritte zum Beantragen von Urlaubstagen klar umreißen;
• Eine Richtlinie für unvorhergesehene Abwesenheiten festlegen;
• Die Anwesenheitsquote im Homeoffice und im Büro klar definieren (fügt hier eure Richtlinie für flexibles/hybrides Arbeiten bei);
• Richtlinien für Manager:innen zum Umgang mit geringer Büropräsenz und zur wirksamen Lösung dieses Problems enthalten;
• Disziplinarische Maßnahmen für jede Situation beschreiben.

Welche Herausforderungen bringt hybrides Arbeiten im Hinblick auf die Büropräsenz mit sich?

Mitarbeiterabwesenheit ist kein neues Problem. Hybride Arbeitspraktiken haben Unternehmen jedoch dazu gezwungen, ihre Definition der Büropräsenz zu überdenken.

Büropräsenz neu definieren

Zu Beginn der Hybrid-Wok-Ära hatten einige Manager:innen Probleme mit der Vorstellung, dass Teammitglieder zu Hause genauso produktiv sein könnten wie im Büro. Da sie die Mitarbeitenden nicht sehen konnten, hatten sie das Gefühl, dass letztere möglicherweise auf der Couch chillen könnten anstatt zu arbeiten.

Da jahrelange Erfahrung und zahlreiche Studien allerdings bewiesen haben, dass Remote Work die Produktivität nicht beeinträchtigt, haben die meisten Unternehmen mittlerweile hybride Arbeitsmodelle eingeführt. Daher macht das klassische Konzept der Büroanwesenheit für die meisten Organisationen heute keinen Sinn mehr. In einer hybriden Arbeitsumgebung können nicht dieselben Anwesenheitsregeln gelten wie in einem Büro mit traditionellen 9-bis-5 Arbeitszeiten.

Nehmen wir beispielsweise an, dass eure Hybrid-Work-Regelung von euren Mitarbeitenden verlangt, an zwei Tagen pro Woche vor Ort zu sein, ihnen aber erlaubt, zu wählen, wo sie die restliche Zeit arbeiten. Es wäre weder richtig noch fair, Personen, die sich entscheiden, an den drei verbleibenden Tagen der Woche von zu Hause aus zu arbeiten, einen schlechteren Anwesenheits-Score zu geben.

Die Rolle des Büros neu denken

Hybride Teams kommen seltener ins Büro als in einem traditionellen Arbeitsumfeld und haben daher eine andere Beziehung zu diesem Ort. Ein Arbeitsplatz, der nicht an eine hybride Belegschaft angepasst ist, kann die physische Anwesenheit eurer Mitarbeitenden erheblich beeinträchtigen.

Warum sollten sie vor Ort arbeiten, wenn ihr Homeoffice-Setup ihren Bedürfnissen besser entspricht und sie produktiver macht? Warum sollten sie das Büro wählen, um genau die gleichen Aufgaben zu erledigen, die sie zu Hause erledigen können? Die Rolle des Büros hat sich durch die Hybridarbeit verändert, und ihr müsst diesen Aspekt berücksichtigen, um die Büropräsenz zu verbessern. 

Die Mitarbeitenden brauchen einen guten Grund, um den Weg ins Büro in Kauf zu nehmen. Für die meisten sind die persönliche Zusammenarbeit mit ihren Kolleg:innen, soziale Kontakte und die Stärkung der Verbindung am Arbeitsplatz die Hauptmotive, um häufiger vor Ort zu sein. Daher ist es von größter Bedeutung, euren Arbeitsplatz in diese Richtung umzufunktionieren.

Die Bedeutung von Vertrauen am Arbeitsplatz betonen

Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig Vertrauen für die Verbesserung der Büropräsenz ist. In einer hybriden Arbeitsumgebung ist Vertrauen jedoch noch wichtiger, da es die für dieses Modell wesentliche Flexibilität und Autonomie fördert. 

Ohne regelmäßige physische Anwesenheit im Büro müsst ihr darauf vertrauen, dass eure Mitarbeitenden ihre Aufgaben und ihre Zeit verantwortungsvoll einteilen und sich auf Produktivität statt bloße Anwesenheit konzentrieren. Dieses Vertrauen stärkt die Mitarbeitenden, fördert Verantwortlichkeit und Motivation und gibt ihnen das Gefühl, mehr wertgeschätzt und unterstützt zu werden. Es schafft auch einen sicheren Raum und fördert so eine offene Kommunikationskultur. Teammitglieder äußern dann eher persönliche Einschränkungen oder beantragen verantwortungsvoll Urlaub. 

Durch das richtige Schulen von Führungskräften, das Festlegen klarer Richtlinien und das Fördern des Teamzusammenhalts könnt ihr das Vertrauen eurer Belegschaft erheblich stärken.

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Wie deskbird euch dabei hilft, eure Strategien für mehr Büropräsenz gezielt umzusetzen

In der deskbird-App ganz einfach maßgeschneiderte Hybrid-Work-Regeln erstellen

Wie oft können deine Mitarbeitende remote Mitarbeitende ? Ist das für alle klar? Können sie von überall aus arbeiten oder musst du sie im Büro, zu Hause oder in einem Coworking Space haben? Deine hybride Arbeitspolitik muss all diese Fragen beantworten und zu den Werten und der Kultur deines Unternehmens passen.

Wir wissen, dass es ganz schön anstrengend sein kann, die perfekte Richtlinie zu erstellen. Deshalb deskbird es deskbird dir einfach, deine Hybrid-Arbeitsrichtlinie direkt über die App zu erstellen. Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du die ideale Richtlinie für dein Unternehmen und dein Team entwerfen kannst. Du kannst sie nicht nur bei Bedarf ganz einfach anpassen, sondern deine Mitarbeitende auch jederzeit und überall darauf Mitarbeitende .

Büroräume mit datengestützten Entscheidungen optimieren dank leistungsstarker Analytics

Wie wichtig es ist, eure Büroräume an die Bedürfnisse eures hybirden Teams anzupassen, haben wir bereits erwähnt. Aber was genau bedeutet das? Was solltet ihr ändern? Wonach suchen eure Mitarbeitenden, wenn sie ins Büro kommen?

deskbird bietet euch einen Rechner für Hybridbüros sowie detaillierte Analyseberichte zur Nutzung eures Büros.

Wie viele Einzelschreibtische benötigt ihr wirklich? Wie viele Besprechungsräume werden täglich genutzt und bieten sie ausreichend Platz? Oder versammeln sich eure Mitarbeitenden am Ende in Räumen, die nicht über die richtige Ausstattung für eine effektive Zusammenarbeit verfügen? Unsere Büro-Analytics helfen euch, datengestützte Entscheidungen zur Neustrukturierung eurer Räumlichkeiten und zur Schaffung einer mitarbeiterorientierten und florierenden Arbeitsumgebung zu treffen.

Unsere Funktionen sind so gestaltet, dass sie die Bedürfnisse von hybriden Unternehmen und Mitarbeitende erfüllen und das Büroerlebnis für alle zur Priorität machen. Mit unserem Tool für die Verwaltung hybrider Arbeitsbereiche können deine Mitarbeiter ganz einfach auf die Räume und Ressourcen zugreifen, die sie brauchen. Dank Funktionen wie„Büroveranstaltungen“und„interaktive Grundrisse“fördert es außerdem die Zusammenarbeit und den Teamzusammenhalt.

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Die Workplace Experience mit einer benutzerfreundlichen und mitarbeiterorientierten App verbessern

Ein gutes Arbeitsklima und flexible Arbeitszeiten sind echt wichtig, um die Anwesenheit am Arbeitsplatz zu verbessern. Aber auch Vertrauen, offene Kommunikation und der Einsatz von Technologie für hybride Arbeitsmodelle sind super wichtig. deskbird eine coole Lösung, um die Anwesenheit der Mitarbeiter zu verbessern und Fehlzeiten am modernen Arbeitsplatz zu reduzieren.

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Quellen:

• Strategies for Improving Employee Attendance, Softworks.
• Six Tactics to Improve Attendance at Work, wellhub.‍
• Hybrid work | Re-establishing expectations around office attendance in 2024, Worknest.