Analyse der Büronutzung: So misst und optimierst du die Raumnutzung

Unternehmen, die die tatsächliche Auslastung erfassen, stellen oft fest, dass sie für mehr Fläche bezahlen, als sie benötigen. Dennoch stützen sich die meisten Entscheidungen in Bezug auf Immobilien nach wie vor auf Ausweis-Scans und Kalenderbuchungen, die keinen Aufschluss darüber geben, wo die Mitarbeiter tatsächlich sitzen oder wie lange sie dort verweilen. In diesem Artikel erfährst du, wie man die Auslastungsrate berechnet, welche Kennzahlen die tatsächliche Raumnutzung widerspiegeln und wie man diese Daten in fundierte Entscheidungen zu Immobilien, Hybrid-Richtlinien und Kosten umsetzt.

Kurz zusammengefasst

Die Analyse der Büronutzung hilft dir zu verstehen, wie Räume tatsächlich genutzt werden – und nicht nur, wie sie gebucht sind. Anhand präziser Daten kannst du die Immobilienfläche optimal anpassen, Hybrid-Richtlinien überprüfen und der Unternehmensleitung fundierte Nutzungszahlen vorlegen. Der Haken: Für zuverlässige Daten brauchst du Tools, Mitarbeitende nutzen. Bei hoher Akzeptanz erhältst du den nötigen Überblick, um Kosten zu senken, ohne dabei Abstriche bei der Mitarbeiterzufriedenheit zu machen.

Was versteht man unter Büroauslastung und wie berechnet man sie?

Die Büroauslastung bezeichnet den Prozentsatz der verfügbaren Arbeitsplätze, die zu einem bestimmten Zeitpunkt belegt sind. Sie beantwortet eine einfache Frage: Wie viel deiner Fläche wird tatsächlich genutzt?

Die Formel ist ganz einfach:

(Belegte Plätze ÷ Gesamtzahl der verfügbaren Plätze) × 100 = Auslastung in %

Wenn dein Büro 200 Schreibtische hat und an einem Dienstagnachmittag 150 davon besetzt sind, beträgt deine Auslastung 75 %.

Das unterscheidet sich von der Auslastungsrate, die misst, wie oft ein Platz im Laufe der Zeit genutzt wird. Ein Schreibtisch, der an 3 von 5 Tagen besetzt ist, hat eine Auslastung von 60 %, unabhängig davon, wie viele andere Schreibtische an diesen Tagen besetzt waren.

Was als gute Auslastung gilt, hängt von deinem Arbeitsmodell ab. Teams, die ausschließlich im Büro arbeiten, streben oft eine Auslastung von 80–90 % an. Hybride Unternehmen zielen an Spitzentagen in der Regel auf 60–80 % ab, um Spielraum für Flexibilität zu lassen. Liegt deine Auslastung durchweg unter 50 %? Dann zahlst du wahrscheinlich für Flächen, die niemand nutzt – das bietet dir die Chance, deine Bürofläche zu verkleinern oder sie für mehr Effizienz neu zu gestalten.

Warum die Erfassung der Büroauslastung für dein Unternehmen wichtig ist

Ohne Belegungsdaten basieren Immobilienentscheidungen auf Bauchgefühl, Kalenderbuchungen oder Ausweislesungen, die nicht das ganze Bild widerspiegeln. Eine genaue Messung ändert das.

Kosteneinsparungen durch genaue Belegungsdaten

Ungenutzte Flächen sind teuer. Miete, Nebenkosten, Reinigung und Instandhaltung werden nicht billiger, nur weil Schreibtische leer stehen. Unternehmen, die ihre tatsächliche Auslastung erfassen, stellen oft fest, dass sie für 30–40 % mehr Fläche bezahlen, als sie benötigen.

Mit verlässlichen Daten kannst du Etagen zusammenlegen, Mietverträge neu verhandeln oder ungenutzte Flächen untervermieten. Die Einsparungen summieren sich: Weniger Fläche bedeutet niedrigere Energiekosten, geringeren Wartungsaufwand und weniger Ressourcen, die für Räume aufgewendet werden, die niemand nutzt.

Hybride Arbeitsmodelle mit konkreten Daten untermauern

Hybride Arbeitsmodelle funktionieren besser, wenn sie auf der Realität basieren. Anwesenheitsdaten zeigen, an welchen Tagen die Teams tatsächlich ins Büro kommen, ob deine Vorgabe für Dienstag bis Donnerstag zu Überbelegung führt und ob bestimmte Etagen leer stehen, während andere überfüllt sind.

Diese Transparenz hilft dir dabei, die Anwesenheit im Team zu koordinieren, Richtlinien an die tatsächlichen Gegebenheiten anzupassen und sicherzustellen, dass das Büro das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert, anstatt Reibungspunkte zu schaffen.

Die wichtigsten Vorteile der Belegungsanalyse

Die Belegungsanalyse verwandelt Rohdaten in verwertbare Erkenntnisse. Das ermöglicht sie:

• Echtzeit-Einblick, welche Räume belegt sind, was sofortige operative Anpassungen ermöglicht
• Kostensenkung durch fundierte Entscheidungen bei der Raumverteilung und im Immobilienbereich
• Eine bessere Mitarbeitererfahrung durch die Gestaltung von Räumen, die der tatsächlichen Arbeitsweise der Menschen entsprechen
• Nachhaltigkeitsvorteile durch geringeren Energieverbrauch in ungenutzten Bereichen
• Steigerung der Produktivität durch die Anpassung der Arbeitsplatzgestaltung an die Arbeitsabläufe
• Anpassungsfähigkeit an sich wandelnde Anforderungen, wenn Teams wachsen, schrumpfen oder ihre Arbeitsweise ändern

Echtzeit-Einblick in die Raumnutzung

Echtzeit-Belegungsdaten ermöglichen sofortige Anpassungen. Durch die Integration in die Gebäudetechnik kannst du Heizung, Kühlung und Beleuchtung effizienter gestalten, indem du dich an der tatsächlichen Anwesenheit orientierst statt an festen Zeitplänen. Das reduziert Verschwendung und sorgt dafür, dass die belegten Bereiche angenehm temperiert bleiben.

Datengestützte Entscheidungen für die Mitarbeitererfahrung

Wenn du verstehst, wie Mitarbeitende Büroräume Mitarbeitende , kannst du Umgebungen gestalten, die das Wohlbefinden fördern. Zeigen die Daten, dass die Pausenbereiche ständig voll sind, während Meetingräume formellen Meetingräume leer Meetingräume ? Investiere lieber in bequeme Sitzgelegenheiten für die Zusammenarbeit, anstatt weitere Konferenzräume einzurichten.

Nachhaltigkeit und Energieeffizienz

Die effizientere Nutzung von Büroräumen mithilfe von Belegungsanalysen steht im Einklang mit Nachhaltigkeitszielen. Ein geringerer Energieverbrauch, weniger Papierverbrauch und ein kleinerer CO₂-Fußabdruck sind nur einige der umweltfreundlichen Vorteile dieses Ansatzes.

Unternehmen wie JP Morgan Chase setzen Präsenzmelder ein, um die Nutzung von Büroflächen zu erfassen und den Energieverbrauch im Gebäude zu optimieren. Diese doppelte Funktion senkt die Betriebskosten und trägt zu einem umweltfreundlicheren Arbeitsplatz bei.

Wichtige Kennzahlen zur Auslastung, die du im Auge behalten solltest

Die Auslastungsrate ist nur der Anfang. Um fundierte Entscheidungen zu treffen, solltest du diese Kennzahlen zur Büronutzung im Blick behalten:

[Table1]

Spitzenzeiten und Besucherentwicklungen

Bei den meisten hybriden Unternehmen sind Dienstag, Mittwoch und Donnerstag die Tage mit dem höchsten Aufkommen. Laut dem Desk Sharing Index 2026 entfallen 47,7 % aller Bürobuchungen in Deutschland auf Dienstag und Mittwoch. Wenn du deine spezifischen Muster kennst, kannst du die Kapazitäten besser planen, Wartungsarbeiten an Tagen mit geringem Aufkommen ansetzen und eine Überbelegung vermeiden, die bei Mitarbeitende für Unmut sorgt.

Angaben bei der Buchung vs. tatsächliche Besucherzahl

Nichterscheinen führt zu einer erheblichen Diskrepanz zwischen dem, was in deinem Kalender steht, und dem, was tatsächlich passiert. Wenn Tischreservierungen regelmäßig ungenutzt bleiben, sind deine Auslastungsdaten zu hoch angesetzt, was es schwieriger macht, Entscheidungen zu begründen. Das erschwert es, Flächenreduzierungen zu rechtfertigen oder den tatsächlichen Kapazitätsbedarf zu ermitteln.

Wenn du die Differenz zwischen Buchungen und tatsächlicher Besucherzahl anhand von Check-ins oder Sensordaten verfolgst, erhältst du das genaue Bild, das du für fundierte Entscheidungen benötigst.

So misst du die Büroauslastung genau

Für genaue Messungen braucht man die richtigen Datenquellen. Jede hat ihre Vor- und Nachteile.

Anwesenheitssensoren und Personenzähltechnik

Sensoren liefern objektive, kontinuierliche Daten zur Raumnutzung. Zu den Optionen gehören:

• Time-of-Flight (ToF)-Sensoren: Nutzen Infrarotstrahlung, um Anwesenheit zu erkennen, ohne identifizierbare Bilder aufzunehmen. Von Grund auf auf Datenschutz ausgelegt.
• Wärmesensoren: Erfassen Körperwärme, um Personen zu zählen. Kein Video, keine Gesichtserkennung.
• Kamerabasierte Systeme: Liefern detailliertere Daten, werfen aber Datenschutzbedenken auf. Manche Organisationen verzichten komplett darauf.

Für Unternehmen, die Bedenken hinsichtlich der Überwachung ihrer Mitarbeiter haben, bieten ToF- und Wärmebildkameras eine präzise Personenzählung ohne die Risiken, die mit erkennbaren Videoaufnahmen verbunden sind.

Schreibtisch- und Raumbuchungssysteme

Systeme zur Tischreservierung und zur gemeinsamen Tischnutzung generieren Belegungsdaten als Nebenprodukt der Reservierungen. Die Mitarbeiter reservieren Plätze, und das System erfasst, was reserviert wurde.

Die Einschränkung: Buchungen sind nicht gleichbedeutend mit tatsächlicher Teilnahme. Ohne eine Check-in misst du eher die Absicht als die Realität. Systeme, die Mitarbeitende auffordern, ihre Ankunft Mitarbeitende bestätigen, oder die nicht reservierte Plätze automatisch freigeben, schließen diese Lücke.

Ausweis- und Zutrittskontrolldaten

Die Daten aus den Kartenscannern der Gebäudezugangssysteme sind oft die erste Datenquelle, die Unternehmen in Betracht ziehen. Sie sind bereits vorhanden und erfordern keine neue Hardware.

Das Problem: Aus den Ausweis-Scans geht nur hervor, wer das Gebäude betreten hat, nicht aber, wo die Person gesessen hat oder wie lange sie geblieben ist. Jemand checkt um 9 Uhr morgens ein, arbeitet von einem Café auf der anderen Straßenseite aus und kehrt um 17 Uhr zurück. Die Daten zeigen eine ganztägige Anwesenheit, die es gar nicht gegeben hat.

Badge-Daten eignen sich am besten als Ergänzung zu Buchungs- oder Sensordaten, nicht als Ersatz dafür.

Integration in Gebäudesysteme

Viele Tools zur Belegungsanalyse lassen sich in Gebäudesysteme integrieren, darunter HLK-Anlagen (Heizung, Lüftung und Klimatisierung) und Beleuchtungssysteme. Diese Integration ermöglicht dynamische Anpassungen auf Basis von Belegungsdaten in Echtzeit.

Wenn ein Bereich nicht genutzt wird, kann das System den Energieverbrauch automatisch senken, indem es die Temperatureinstellungen anpasst oder das Licht ausschaltet. Das trägt zur Energieeffizienz und zu Kosteneinsparungen bei.

Herausforderungen bei der Belegungsmessung und wie man sie bewältigt

Die Einführung von Belegungsanalysen verläuft nicht ohne Hindernisse. Hier sind die häufigsten Herausforderungen und praktische Lösungen:

• Datenschutzbedenken: Die Mitarbeiter haben Bedenken wegen der Überwachung. Lösung: Setze datenschutzfreundliche Sensoren ein (ToF, Wärmebild) und gehe transparent damit um, welche Daten erfasst werden. Bei Organisationen in der EU musst du die Einhaltung der DSGVO sicherstellen.
• Datengenauigkeit: Durch das Einlesen von Ausweisen und Kalenderbuchungen wird die tatsächliche Belegung zu hoch angegeben. Lösung: Kombiniere die Datenquellen und mache das Einchecken zur Pflicht, um die tatsächliche Anwesenheit zu erfassen.
• Geringe Akzeptanz: Wenn Mitarbeitende das Buchungssystem Mitarbeitende nutzen, sind deine Daten unvollständig. Lösung: Wähle Tools, die sich in bestehende Arbeitsabläufe (MS Teams, Outlook, Slack) integrieren lassen und nur minimalen Aufwand erfordern.
• Probleme beim Check-in: Mitarbeiter vergessen, ihre Ankunft zu bestätigen. Lösung: Nutze Check-in automatischen Check-in die Standortdaten der mobilen App oder Check-in Sensoren am Empfang, oder führe eine automatische Freigabe bei Nichterscheinen ein.

Hinweise zum Datenschutz

Datenschutzbedenken sind berechtigt. Mitarbeiter wollen nicht das Gefühl haben, überwacht zu werden. Gehe darauf ein, indem du:

• Die Wahl von Sensoren, die Personen zählen, ohne sie zu identifizieren
• Klar kommunizieren, welche Daten erfasst werden und wie sie verwendet werden
• Sicherstellung der Einhaltung der DSGVO und der lokalen Datenschutzbestimmungen
• Verzichte auf kamerabasierte Systeme, sofern dies nicht unbedingt notwendig ist

Gewährleistung der Datengenauigkeit durch die Einführung

Die größte Herausforderung ist folgende: Für genaue Belegungsdaten braucht man Tools, die Mitarbeitende nutzen. Ein Buchungssystem, das kaum genutzt wird, liefert dir nur ein unvollständiges Bild.

Deshalb ist Benutzerfreundlichkeit bei Analysen nicht nur für die Mitarbeiterzufriedenheit wichtig. Wenn die Akzeptanzrate bei über 90 % liegt, sind deine Nutzungsdaten zuverlässig genug, um millionenschwere Immobilienentscheidungen zu rechtfertigen. Eine geringe Akzeptanz bedeutet geringes Vertrauen in deine Zahlen.

Strategien zur effizienteren Nutzung deiner Büroräume mithilfe von Belegungsdaten

Sobald du über verlässliche Daten verfügst, kannst du darauf reagieren. Hier sind 5 Strategien, um deine Büroräume effizienter zu gestalten – alle basieren auf Erkenntnissen zur Raumnutzung:

1. Tischreservierungssysteme

Das Tischreservierungssystem ist zu einem zentralen Bestandteil der effizienteren Nutzung von Büroflächen im Zeitalter der hybriden Arbeitswelt geworden. Diese Strategie ermöglicht es Mitarbeitende Tische oder Arbeitsplätze für bestimmte Tage Mitarbeitende reservieren, an denen sie im Büro sein wollen.

Die Tischreservierung sorgt für eine effiziente Raumaufteilung, indem sie den Bedarf mit den verfügbaren Ressourcen abstimmt. Die Mitarbeiter wählen ihren Arbeitsplatz je nach Tagesbedarf aus – sei es eine ruhige Ecke für konzentriertes Arbeiten oder ein Gemeinschaftsbereich für Teambesprechungen.

Die Buchungsdaten geben auch Aufschluss über die Nutzungsmuster: Welche Arbeitsplätze sind beliebt, welche stehen leer und ob du die richtige Mischung an Arbeitsplatztypen hast.

2. Hot Desking

Hot Desking hebt die Schreibtischreservierung auf eine neue Ebene, indem es fest zugewiesene Schreibtische komplett abschafft. Bei einem Hot-Desking-Konzept Mitarbeitende einen beliebigen freien Schreibtisch oder Arbeitsplatz Mitarbeitende , wenn sie ins Büro kommen. Dieser Ansatz bietet mehrere überzeugende Vorteile. Er sorgt für eine maximale Raumnutzung und beseitigt das Problem ungenutzter Arbeitsplätze.

Hot Desking fördert spontane Interaktionen und Zusammenarbeit, indem es Mitarbeitende anregt, sich im Büro zu bewegen. Es kann zudem zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da dein Unternehmen bei der Einführung von Hot Desking weniger Bürofläche benötigt, wodurch sich die Miet- und Unterhaltskosten verringern.

3. Aktivitätsorientiertes Arbeiten

Aktivitätsorientiertes Arbeiten ist ein dynamischer und flexibler Ansatz, um Büroräume effizienter zu gestalten. Dabei werden im Büro verschiedene Arbeitsbereiche eingerichtet, die jeweils auf bestimmte Aufgaben oder Tätigkeiten zugeschnitten sind.

Zu diesen Bereichen können Ruhezonen für konzentriertes Einzelarbeiten, Gemeinschaftsbereiche mit Ausstattung für Teambesprechungen und Brainstorming sowie Entspannungsbereiche für Pausen und zwanglose Treffen gehören. Durch aktivitätsorientiertes Arbeiten wird sichergestellt, dass jeder Quadratmeter Bürofläche einem klaren Zweck dient, was die Ressourcennutzung effizienter macht und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert.

Die Belegungsdaten zeigen, welche Bereiche tatsächlich genutzt werden, und helfen dir so, in die richtigen Arten von Räumlichkeiten zu investieren.

4. Verkleinerung deiner Büroräume

Die Verkleinerung der Bürofläche ist eine praktische Strategie, vor allem, wenn ein großer Teil eurer Belegschaft weiterhin von zu Hause aus arbeitet. Die Verkleinerung der Bürofläche bringt mehrere Vorteile mit sich. Sie führt zu Kosteneffizienz durch geringere Miet-, Versorgungs- und Wartungskosten.

Kleinere Büroräume verbrauchen weniger Energie für Heizung, Kühlung und Beleuchtung und tragen so zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen bei. Die durch die Verkleinerung eingesparten Ressourcen können in andere Geschäftsbereiche umgeleitet werden, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert und Innovationen fördert.

Entscheidend ist, dass man über Daten verfügt, um die Entscheidung zu begründen. Die Raumnutzungsanalyse liefert dir die fundierten Zahlen, die du der Geschäftsleitung vorlegen musst, und zeigt genau auf, wo Flächen nicht ausgelastet sind und welche Einsparungen durch die Rückgewinnung von Flächen möglich sind.

5. Einführung von flexiblem Mobiliar

Flexible Möbel und modulare Möbelsysteme sind unverzichtbar, um Büroräume effizienter zu gestalten.

Diese vielseitigen Systeme lassen sich im Handumdrehen an unterschiedliche Arbeitsweisen anpassen, von Einzelaufgaben bis hin zu Gruppensitzungen. Dank der Anpassungsfähigkeit flexibler Möbel müssen diese seltener ausgetauscht werden, was zu Kosteneinsparungen führt.

Außerdem steigert es die Mitarbeiterzufriedenheit, indem es jedem Einzelnen ermöglicht, sein Arbeitsumfeld individuell zu gestalten, was den Komfort und die Produktivität fördert. Flexible Möbel tragen dazu bei, eine agile Bürogestaltung zu schaffen, die sich schnell an veränderte Umstände anpassen lässt, sodass die Büroräume stets den sich wandelnden Bedürfnissen der Mitarbeiter und den Unternehmenszielen entsprechen.

Moderne Werkzeuge für die Auslastungsanalyse

Abgesehen von der Messhardware entscheiden die Softwarefunktionen darüber, wie nützlich deine Belegungsdaten letztendlich sind.

Prädiktive Analysen für die Zukunftsplanung

Einige Tools zur Raumnutzungsanalyse nutzen prädiktive Analysen, um den zukünftigen Raumbedarf zu prognostizieren. Durch die Auswertung historischer Daten und Trends liefern diese Systeme wertvolle Erkenntnisse darüber, wie sich der Bedarf an Büroflächen entwickelt. Diese Vorausschau ermöglicht es Unternehmen, ihre Bürokonzepte proaktiv anzupassen und so sicherzustellen, dass sie auch unter sich ändernden Bedingungen effizient bleiben.

Einbindung von Mitarbeiterfeedback

Um die Sensordaten zu ergänzen, integrieren viele Tools zur Raumnutzungsanalyse Mitarbeiterbefragungen. Diese Umfragen ermöglichen es Mitarbeitende Feedback zu ihren Vorlieben und Bedürfnissen hinsichtlich des Arbeitsumfelds Mitarbeitende geben. Durch die Kombination der Umfrageergebnisse mit den Sensordaten können Unternehmen die Bürogestaltung genau auf die Erwartungen der Mitarbeiter abstimmen und so die allgemeine Zufriedenheit steigern.

Software für die Raumverwaltung

Raummanagement-Software hilft Unternehmen dabei, ihre Büroräume strategisch zu planen, zu gestalten und effizienter zu nutzen. Sie ermöglicht eine effiziente Raumzuweisung, Raumreservierungen, die Buchung von Schreibtischen und die allgemeine Verwaltung der Raumnutzung.

Moderne Plattformen lösen zudem ein häufiges Problem: veraltete Grundrisse. Wenn dein digitaler Grundriss nicht mit der Realität übereinstimmt, Mitarbeitende das Vertrauen in das System. Halte Ausschau nach Tools, mit denen sich Grundrisse ganz einfach aktualisieren lassen.

Wie deskbird die Analyse der Bürobelegung deskbird

Mit der Arbeitsplatzanalyse deskbird erhältst du einen Einblick, wie dein Büro tatsächlich genutzt wird – und das über reine Buchungsdaten hinaus.

Die Plattform erfasst Nutzungsmuster, die Anwesenheit nach Tag und Team sowie die Tage mit der höchsten Auslastung an deinen Standorten. Anhand dieser Daten kannst du unterausgelastete Bereiche identifizieren, Hybrid-Richtlinien überprüfen und die wirtschaftliche Grundlage für Immobilienentscheidungen schaffen.

Was macht die Daten zuverlässig? deskbird in Tools deskbird , Mitarbeitende nutzen – eine zentrale Anforderung an Software für hybrides Arbeiten –, darunter Microsoft Teams, Slack und Outlook. Dank der hohen Akzeptanz spiegeln deine Nutzungszahlen die Realität wider.

Für datenschutzbewusste Unternehmen: deskbird in Europa (Frankfurt) entwickelt und gehostet und erfüllt die Anforderungen von ISO 27001, SOC 2 Typ II und der DSGVO. Du erhältst präzise Daten, ohne dir Gedanken über Überwachung machen zu müssen.

ILF Austria, mit über Mitarbeitende sechs Standorten, stand vor der Herausforderung, dass die Büroflächen begrenzt waren, während die Belegschaft im Rahmen eines Hybridmodells wuchs. Mithilfe der Analysen deskbird, mit denen sie die Tischbelegung genau unter die Lupe nahmen, stellten sie fest, dass sie tatsächlich genug Platz hatten, um weiter zu wachsen, ohne zusätzliche Immobilien anzumieten. Wie Geschäftsführer Josef P. Mayr feststellte, beendete diese datengestützte Erkenntnis interne Debatten über die Raumzuweisung und lieferte der Führungsebene die fundierten Zahlen, die für die strategische Planung benötigt wurden.

Es gibt keine Diskussionen mehr, und nach all den Analysen ist uns auch klar geworden, dass wir eigentlich genug Platz haben. Wir könnten sogar weiter wachsen, und Schreibtische würden wahrscheinlich trotzdem nicht knapp werden. Diese Aussage konnten wir aber erst treffen, nachdem deskbird mit deskbird die Schreibtischbelegung genau deskbird und alles im Detail ausgewertet deskbird .

Josef P. Mayr, Geschäftsführer, ILF Consulting Engineers Austria

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