Analyse der Büroauslastung: So misst du die Raumnutzung und optimierst sie

Unternehmen, die die tatsächliche Auslastung erfassen, stellen oft fest, dass sie für mehr Fläche bezahlen, als sie benötigen. Dennoch stützen sich die meisten Flächenentscheidungen nach wie vor auf Ausweis-Scans und Kalenderbuchungen, die keinen Aufschluss darüber geben, wo die Mitarbeitenden tatsächlich sitzen oder wie lange sie dort bleiben. In diesem Artikel erfährst du, wie man die Auslastungsrate berechnet, welche Kennzahlen die tatsächliche Raumnutzung widerspiegeln und wie man diese Daten in fundierte Entscheidungen zu Immobilien, Hybrid-Richtlinien und Kosten umsetzt.

Kurz zusammengefasst

Eine Auslastungsanalyse für dein Büro hilft dir zu verstehen, wie Räume tatsächlich genutzt werden – und nicht nur, wie sie gebucht wurden. Anhand präziser Daten kannst du die Immobilienfläche optimal anpassen, Hybrid-Richtlinien überprüfen und der Unternehmensleitung fundierte Nutzungszahlen vorlegen. Der Haken: Für zuverlässige Daten brauchst du Tools, die Mitarbeitende tatsächlich nutzen. Bei hoher Nutzungsrate erhältst du den nötigen Überblick, um Kosten zu senken, ohne dabei Abstriche bei der Mitarbeiterzufriedenheit zu machen.

Was versteht man unter Büroauslastung und wie berechnet man sie?

Die Büroauslastung bezeichnet den Prozentsatz der verfügbaren Arbeitsplätze, die zu einem bestimmten Zeitpunkt belegt sind. Sie beantwortet eine einfache Frage: Wie viel deiner Fläche wird tatsächlich genutzt?

Die Formel ist ganz einfach:

(Belegte Plätze ÷ Gesamtzahl der verfügbaren Plätze) × 100 = Auslastung in %

Wenn dein Büro 200 Schreibtische hat und an einem Dienstagnachmittag 150 davon besetzt sind, beträgt deine Auslastung 75 %.

Das unterscheidet sich von der Auslastungsrate, die misst, wie oft ein Platz im Laufe der Zeit genutzt wird. Ein Schreibtisch, der an 3 von 5 Tagen besetzt ist, hat eine Auslastung von 60 %, unabhängig davon, wie viele andere Schreibtische an diesen Tagen besetzt waren.

Was als gute Auslastung gilt, hängt von deinem Arbeitsmodell ab. Teams, die ausschließlich im Büro arbeiten, streben oft eine Auslastung von 80–90 % an. Hybride Unternehmen zielen an Spitzentagen in der Regel auf 60–80 % ab, um Spielraum für Flexibilität zu lassen. Liegt deine Auslastung durchweg unter 50 %? Dann zahlst du wahrscheinlich für Flächen, die niemand nutzt – das bietet dir die Chance, deine Bürofläche zu verkleinern oder sie für mehr Effizienz neu zu gestalten.

Warum die Erfassung der Büroauslastung für dein Unternehmen wichtig ist

Ohne Belegungsdaten basieren Flächenentscheidungen auf Bauchgefühl, Kalenderbuchungen oder Ausweis-Scans, die nicht das ganze Bild zeigen.

Kosteneinsparungen durch genaue Belegungsdaten

Ungenutzte Flächen sind teuer. Miete, Nebenkosten, Reinigung und Instandhaltung werden nicht billiger, nur weil Schreibtische leer stehen. Unternehmen, die ihre tatsächliche Auslastung erfassen, stellen oft fest, dass sie für 30–40 % mehr Fläche bezahlen, als sie benötigen.

Mit verlässlichen Daten kannst du Stockwerke zusammenlegen, Mietverträge neu verhandeln oder ungenutzte Flächen untervermieten. Die Einsparungen summieren sich schnell auf.

Hybride Arbeitsmodelle mit konkreten Daten untermauern

Hybride Arbeitsmodelle funktionieren besser, wenn sie auf der Realität basieren. Anwesenheitsdaten zeigen, an welchen Tagen die Teams tatsächlich ins Büro kommen, ob deine Vorgabe "Büro von Dienstag bis Donnerstag" zu Überbelegung führt und ob bestimmte Stockwerke leer stehen, während andere überfüllt sind.

Diese Transparenz hilft dir dabei, die Anwesenheit im Team zu koordinieren, Regelungen an die realen Gegebenheiten anzupassen und die tatsächliche Nutzung gegenüber der Unternehmensleitung zu vertreten.

Die wichtigsten Vorteile der Auslastungsanalyse

Die Auslastungsanalyse verwandelt Rohdaten in verwertbare Erkenntnisse. Damit ermöglicht sie Folgendes:

• Echtzeit-Einblick, welche Räume belegt sind, was sofortige operative Anpassungen ermöglicht
• Kostensenkung durch fundierte Entscheidungen bei der Raumverteilung und im Immobilienbereich
• Eine bessere Mitarbeitererfahrung durch die Gestaltung von Räumen, die der tatsächlichen Arbeitsweise der Menschen entsprechen
• Nachhaltigkeitsvorteile durch geringeren Energieverbrauch in ungenutzten Bereichen
• Steigerung der Produktivität durch die Anpassung der Arbeitsplatzgestaltung an die Arbeitsabläufe
• Anpassungsfähigkeit an sich wandelnde Anforderungen, wenn Teams wachsen, schrumpfen oder ihre Arbeitsweise ändern

Echtzeit-Einblick in die Raumnutzung

Echtzeit-Belegungsdaten ermöglichen sofortige Anpassungen. Durch die Integration in die Gebäudesysteme kannst du Heizung, Kühlung und Beleuchtung effizienter gestalten – und zwar auf Basis der tatsächlichen Anwesenheit statt nach festen Zeitplänen. Das reduziert unnötigen Verbrauch und sorgt dafür, dass die belegten Bereiche angenehm temperiert bleiben.

Datengestützte Entscheidungen für die Mitarbeitererfahrung

Wenn du verstehst, wie Mitarbeitende Büroräume nutzen, kannst du Umgebungen so gestalten, dass sich alle wohlfühlen. Zeigen die Daten, dass dein Team häufig kleine Besprechungsräume benötigt, kannst du mehr davon einrichten.

Nachhaltigkeit und Energieeffizienz

Die effizientere Nutzung von Büroräumen mithilfe von Auslastungsanalysen steht im Einklang mit Nachhaltigkeitszielen. Ein geringerer Energieverbrauch, weniger Papierverbrauch und ein kleinerer CO₂-Fußabdruck sind nur einige der umweltfreundlichen Vorteile dieses Ansatzes.

Unternehmen wie JP Morgan Chase setzen Präsenzmelder ein, um die Nutzung von Büroflächen zu erfassen und den Energieverbrauch im Gebäude zu optimieren. Diese doppelte Funktion senkt die Betriebskosten und trägt zu einem umweltfreundlicheren Arbeitsplatz bei.

Wichtige Kennzahlen zur Auslastung, die du im Auge behalten solltest

Die Auslastungsrate ist nur der Anfang. Um fundierte Entscheidungen zu treffen, solltest du diese Kennzahlen zur Büronutzung im Blick behalten:

[Table1]

Spitzenzeiten und Besucherentwicklungen

Bei den meisten hybriden Unternehmen sind Dienstag, Mittwoch und Donnerstag die Tage mit dem höchsten Aufkommen. Laut dem Desk Sharing Index 2026 entfallen 47,7 % aller Bürobuchungen in Deutschland auf Dienstag und Mittwoch. Wenn du deine spezifischen Muster kennst, kannst du die Kapazitäten besser planen, Wartungsarbeiten an Tagen mit geringem Aufkommen ansetzen und eine Überbelegung vermeiden, die bei Mitarbeitenden für Unmut sorgt.

Angaben bei der Buchung vs. tatsächliche Besucherzahl

No-Shows führen zu einer erheblichen Diskrepanz zwischen dem, was in deinem Kalender steht, und dem, was tatsächlich passiert.

Wenn du die Differenz zwischen Buchungen und tatsächlicher Besucherzahl anhand von Check-ins oder Sensordaten verfolgst, erhältst du ein genaues Bild, das du für fundierte Entscheidungen benötigst.

So misst du die Büroauslastung genau

Für genaue Messungen braucht man die richtigen Datenquellen. Jede hat ihre Vor- und Nachteile.

Anwesenheitssensoren und Personenzähltechnik

Sensoren liefern objektive, kontinuierliche Daten zur Raumnutzung. Zu den Optionen gehören:

• Time-of-Flight (ToF)-Sensoren: Nutzen Infrarotstrahlung, um Anwesenheit zu erkennen, ohne identifizierbare Bilder aufzunehmen. Von Grund auf auf Datenschutz ausgelegt.
• Wärmesensoren: Erfassen Körperwärme, um Personen zu zählen. Kein Video, keine Gesichtserkennung.
• Kamerabasierte Systeme: Liefern detailliertere Daten, werfen aber Datenschutzbedenken auf. Manche Organisationen verzichten komplett darauf.

Für Unternehmen, die Bedenken hinsichtlich der Überwachung ihrer Mitarbeitenden haben, bieten ToF- und Wärmebildsensoren eine präzise Messung mit minimalem Datenschutzrisiko.

Schreibtisch- und Raumbuchungssysteme

Systeme zur Arbeitsplatzbuchung und zum Desk Sharing generieren Belegungsdaten als Nebenprodukt der Buchungsaktivität.

Die Einschränkung: Buchungen sind nicht gleichbedeutend mit tatsächlicher Anwesenheit. Ohne eine Check-in misst du eher die Absicht als die Realität. Systeme, die Mitarbeitende auffordern, ihre Ankunft zu bestätigen, oder die nicht reservierte Plätze automatisch freigeben, schließen diese Lücke.

Ausweis- und Zutrittskontrolldaten

Die Daten aus den Kartenscannern der Gebäudezugangssysteme sind oft die erste Datenquelle, an die Unternehmen denken. Sie sind bereits vorhanden und erfordern keine neue Hardware.

Das Problem: Aus den Ausweis-Scans geht nur hervor, wer das Gebäude betreten hat, nicht aber, wo die Person gesessen hat oder wie lange sie geblieben ist. Jemand checkt um 9 Uhr morgens ein, arbeitet von einem Café auf der anderen Straßenseite aus und kehrt um 17 Uhr zurück. Die Daten zeigen eine ganztägige Anwesenheit, die es gar nicht gegeben hat.

Daten von Ausweis-Scans eignen sich am besten als Ergänzung zu Buchungs- oder Sensordaten, nicht als Ersatz dafür.

Integration in Gebäudesysteme

Viele Tools zur Belegungsanalyse lassen sich in Gebäudesysteme integrieren, darunter HLK-Anlagen (Heizung, Lüftung und Klimatisierung) und Beleuchtungssysteme. Diese Integration ermöglicht dynamische Anpassungen auf Basis von Belegungsdaten in Echtzeit.

Wenn ein Bereich nicht genutzt wird, kann das System den Energieverbrauch automatisch senken, indem es die Temperatureinstellungen anpasst oder das Licht ausschaltet. Das trägt zur Energieeffizienz und zu Kosteneinsparungen bei.

Herausforderungen bei der Auslastungsmessung und wie man sie bewältigt

Die Einführung von Auslastungsanalysen verläuft nicht ohne Hindernisse. Hier sind die häufigsten Herausforderungen und praktische Lösungen:

• Datenschutzbedenken: Mitarbeitende haben Bedenken wegen der Überwachung. Lösung: Setze datenschutzfreundliche Sensortechnologien ein und kommuniziere offen, welche Daten erfasst werden.
• Datengenauigkeit: Durch das Einlesen von Ausweisen und Kalenderbuchungen wird die tatsächliche Belegung zu hoch angegeben. Lösung: Kombiniere die Datenquellen und mache das Einchecken zur Pflicht, um die tatsächliche Anwesenheit zu erfassen.
• Geringe Nutzungsrate: Wenn Mitarbeitende das Buchungssystem nicht nutzen, sind deine Daten unvollständig. Lösung: Wähle ein Tool, das sich in die von deinen Mitarbeitenden bereits genutzten Plattformen integrieren lässt.
• Probleme beim Check-in: Mitarbeitende vergessen, ihre Ankunft zu bestätigen. Lösung: Nutze automatische Check-in-Erinnerungen oder geofencing-basierte Check-ins.

Hinweise zum Datenschutz

Datenschutzbedenken sind berechtigt. Mitarbeitende wollen nicht das Gefühl haben, überwacht zu werden. Gehe darauf ein, indem du klare Richtlinien für die Datennutzung aufstellst und anonyme Sensortechnologien bevorzugst.

• Die Wahl von Sensoren, die Personen zählen, ohne sie zu identifizieren
• Klar kommunizieren, welche Daten erfasst werden und wie sie verwendet werden
• Sicherstellung der Einhaltung der DSGVO und der lokalen Datenschutzbestimmungen
• Verzichte auf kamerabasierte Systeme, sofern dies nicht unbedingt notwendig ist

Gewährleistung der Datengenauigkeit durch die Einführung

Die größte Herausforderung ist die: Für genaue Belegungsdaten braucht man Tools, die Mitarbeitende nutzen. Ein Buchungssystem, das kaum genutzt wird, liefert dir nur ein unvollständiges Bild.

Deshalb ist Benutzerfreundlichkeit bei Analysen nicht nur für die Mitarbeiterzufriedenheit wichtig. Wenn die Nutzungsrate bei über 90 % liegt, spiegeln deine Buchungsdaten die tatsächliche Anwesenheit wider.

Strategien zur effizienteren Nutzung deiner Büroräume mithilfe von Belegungsdaten

Sobald du über verlässliche Daten verfügst, kannst du darauf reagieren. Hier sind 5 Strategien, um deine Büroräume effizienter zu gestalten – alle basieren auf Erkenntnissen zur Raumnutzung:

1. Arbeitsplatzbuchungssysteme

Das Arbeitsplatzbuchungssystem ist in unserer hybriden Arbeitswelt zu einem zentralen Hebel für die effizientere Nutzung von Büroflächen geworden.

Die Arbeitsplatzbuchung sorgt für eine effiziente Raumaufteilung, indem sie den Bedarf mit den verfügbaren Ressourcen abstimmt.

Die Buchungsdaten geben auch Aufschluss über die Nutzungsmuster: Welche Arbeitsplätze sind beliebt, welche stehen leer? Hast du die richtige Mischung an Arbeitsplatztypen?

2. Hot Desking

Hot Desking hebt die Arbeitsplatzbuchung auf eine neue Ebene, indem es fest zugewiesene Schreibtische komplett abschafft. Bei einer hybriden Belegschaft, bei der nicht alle gleichzeitig ins Büro kommen, können die Schreibtische nach Bedarf gebucht werden.

Hot Desking fördert spontane Interaktionen und Zusammenarbeit, indem es Mitarbeitende anregt, sich im Büro zu bewegen. Es kann zudem zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da dein Unternehmen bei der Einführung von Hot Desking weniger Bürofläche benötigt, wodurch sich die Miet- und Unterhaltskosten verringern.

3. Aktivitätsorientiertes Arbeiten

Aktivitätsorientiertes Arbeiten ist ein dynamischer und flexibler Ansatz, um Büroräume effizienter zu gestalten. Dabei werden im Büro verschiedene Arbeitsbereiche eingerichtet, die jeweils auf bestimmte Aufgaben oder Tätigkeiten zugeschnitten sind.

Zu diesen Bereichen können Ruhezonen für konzentriertes Einzelarbeiten, Gemeinschaftsbereiche mit Ausstattung für Teambesprechungen und Brainstorming sowie Entspannungsbereiche für Pausen und zwanglose Treffen gehören. Durch aktivitätsorientiertes Arbeiten wird sichergestellt, dass jeder Quadratmeter Bürofläche einem klaren Zweck dient, was die Ressourcennutzung effizienter macht und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördert.

Die Belegungsdaten zeigen, welche Bereiche tatsächlich genutzt werden, und helfen dir so, in die richtigen Arten von Räumlichkeiten zu investieren.

4. Verkleinerung deiner Büroräume

Die Verkleinerung der Bürofläche ist eine praktische Strategie, vor allem, wenn ein großer Teil eurer Belegschaft weiterhin von zu Hause aus arbeitet. Die Verkleinerung der Bürofläche bringt mehrere Vorteile mit sich. Sie führt zu Kosteneffizienz durch geringere Miet-, Verbrauchs- und Wartungskosten.

Kleinere Büroräume verbrauchen weniger Energie für Heizung, Kühlung und Beleuchtung und tragen so zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen bei. Die durch die Verkleinerung eingesparten Ressourcen können in andere Geschäftsbereiche umgeleitet werden, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert und Innovationen fördert.

Wichtig ist, dass man über Daten verfügt, um die Entscheidung zu begründen. Die Auslastungsanalyse liefert dir die fundierten Zahlen, die du der Geschäftsleitung vorlegen musst, und zeigt genau auf, wo Flächen nicht genutzt werden  und welche Einsparungen durch die Umstrukturierung von Flächen möglich sind.

5. Einführung von flexiblem Mobiliar

Flexible Möbel und modulare Möbelsysteme sind unverzichtbar, um Büroräume effizienter zu gestalten.

Diese vielseitigen Systeme lassen sich im Handumdrehen an unterschiedliche Arbeitsweisen anpassen, von Einzelaufgaben bis hin zu Gruppensitzungen. Dank der Anpassungsfähigkeit flexibler Möbel müssen diese seltener ausgetauscht werden, was zu Kosteneinsparungen führt.

Außerdem steigert es die Mitarbeiterzufriedenheit, indem es jedem Einzelnen ermöglicht, sein Arbeitsumfeld individuell zu gestalten, was den Komfort und die Produktivität fördert. Flexible Möbel tragen dazu bei, eine agile Bürogestaltung zu schaffen, die sich schnell an veränderte Umstände anpassen lässt, sodass die Büroräume stets den sich wandelnden Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den Unternehmenszielen entsprechen.

Moderne Tools für die Auslastungsanalyse

Abgesehen von der Messhardware entscheiden die Softwarefunktionen darüber, wie nützlich deine Belegungsdaten letztendlich sind.

Prädiktive Analysen für die Zukunftsplanung

Einige Tools zur Raumnutzungsanalyse nutzen prädiktive Analysen, um den zukünftigen Raumbedarf zu prognostizieren. Durch die Auswertung historischer Daten und Trends liefern diese Systeme wertvolle Erkenntnisse darüber, wie sich der Bedarf an Büroflächen entwickelt. Diese Vorausschau ermöglicht es Unternehmen, ihre Bürokonzepte proaktiv anzupassen und so sicherzustellen, dass sie auch unter sich ändernden Bedingungen effizient bleiben.

Einbindung von Mitarbeiterfeedback

Um die Sensordaten zu ergänzen, integrieren viele Tools zur Raumnutzungsanalyse Mitarbeiterbefragungen. Diese Umfragen ermöglichen es Mitarbeitenden, Feedback zur Qualität der Räumlichkeiten, zur Umgebungstemperatur oder zur Ausstattung zu geben.

Software für die Raumverwaltung

Raummanagement-Software hilft Unternehmen dabei, ihre Büroräume strategisch zu planen, zu gestalten und effizienter zu nutzen. Sie ermöglicht eine effiziente Raumzuweisung, Raumreservierungen, die Buchung von Schreibtischen und die allgemeine Verwaltung der Raumnutzung.

Moderne Plattformen lösen zudem ein häufiges Problem: veraltete Gebäudepläne. Wenn dein digitaler Gebäudeplan nicht mit der Realität übereinstimmt, verlieren deine Mitarbeitenden das Vertrauen ins System. Stelle sicher, dass dein Tool es dir leicht macht, Gebäudepläne zu aktualisieren.<br>

Wie deskbird die Auslastungsanalyse unterstützt

Mit deskbirds Workplace Analytics erhältst du einen Einblick, wie dein Büro tatsächlich genutzt wird – und das über reine Buchungsdaten hinaus.

Die Plattform erfasst Nutzungsmuster, die Anwesenheit nach Tag und Team sowie die Tage mit der höchsten Auslastung an deinen Standorten. Anhand dieser Daten kannst du unterausgelastete Bereiche identifizieren, Hybrid-Richtlinien überprüfen und die wirtschaftliche Grundlage für Immobilienentscheidungen schaffen.

Was macht die Daten zuverlässig? deskbird integriert sich in Tools, die Mitarbeitende bereits nutzen – eine zentrale Anforderung an Software für hybrides Arbeiten.

Für datenschutzbewusste Unternehmen: deskbird wird in Europa (Frankfurt/Main) entwickelt und gehostet und erfüllt die Anforderungen von DSGVO und SOC 2 Typ 2.

ILF Austria, mit über 800 Mitarbeitenden an sechs Standorten, stand vor der Herausforderung, dass die Büroflächen begrenzt waren, während die Belegschaft weiter wuchs.

Es gibt keine Diskussionen mehr, und durch all die Analysen haben wir auch erkannt, dass wir tatsächlich genug Platz haben. Wir könnten sogar weiter wachsen, und Schreibtische würden wahrscheinlich trotzdem nicht knapp werden. Diese Aussage konnten wir aber erst treffen, nachdem wir mit deskbird die Schreibtischbelegung genau dokumentiert und alles im Detail ausgewertet haben.

‍Josef P. Mayr, Geschäftsführer, ILF Consulting Engineers Austria

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