Comment choisir le meilleur logiciel de partage de bureau

Pourquoi choisir un outil de hot desking qui n’est pas Excel

Gérer le partage de bureau avec Excel peut fonctionner pour de petites équipes, mais devient rapidement chronophage, source d’erreurs et difficile à maintenir à mesure que l’entreprise prend de l’ampleur. Les feuilles de calcul reposent sur des mises à jour manuelles, ce qui donne lieu à doubles réservations, no-shows et un manque total de visibilité sur l’utilisation réelle des bureaux. Chaque modification requiert du temps administratif, et chaque décision repose sur des hypothèses.

Un logiciel de hot desking élimine d’un seul coup tous ces désagréments et constitue une bien meilleure alternative à la réservation de postes via Excel. Un outil dédié pour le partage de bureau ne se limite pas de résoudre les problèmes liés à la coordination manuelle via des feuilles de calcul : il apporte également des avantages supplémentaires, notamment :

• L'automatisation, qui élimine les tâches administratives en prenant en charge les enregistrements, les annulations et les no-shows.
• La suppression des doubles réservations et des erreurs humaines, grâce à des règles de réservation claires et des mises à jour en temps réel qui empêchent la surréservation.
• Des analyses du lieu de travail, qui offrent une visibilité sur les taux d’occupation, les jours de forte affluence et les schémas de présence.
• Une meilleure expérience collaborateur, grâce à une visibilité claire sur qui est au bureau et à une réservation facile depuis un ordinateur ou un téléphone portable.
• Impact positif sur le ROI, suite à la réduction des coûts immobiliers, une satisfaction collaborateur plus élevée et une meilleure disponibilité des espaces.

Quelles fonctionnalités rechercher dans une solution de hot desking ?

Les meilleurs outils de partage de bureau facilitent la réservation pour les collaborateurs tout en fournissant aux équipes chargées du lieu de travail les données nécessaires pour mieux planifier. Lors de l’évaluation des solutions, concentrez-vous sur les fonctionnalités qui simplifient les opérations quotidiennes, s’intègrent à vos outils existants et évoluent facilement avec votre organisation.

• Disponibilité des postes en temps réel : les collaborateurs doivent immédiatement voir quels postes sont libres, occupés ou indisponibles afin de réserver en toute confiance.
• Plans d'étage interactifs : une carte interactive permet de choisir aisément le meilleur emplacement et de comprendre instantanément l’agencement du bureau.
• Options d'enregistrement intelligentes : des enregistrements automatisés ou soumis à un délai évitent les réservations fantômes et libèrent rapidement les postes non utilisés.
• Règles et limites de réservation claires : privilégiez une solution qui permet des politiques configurables (fenêtres de réservation, zones par équipe, accès prioritaire) pour soutenir votre modèle hybride.
• Analyses : des analyses approfondies du lieu de travail qui mettent en lumière les tendances, les jours de pointe et les zones sous-utilisées, vous aident à optimiser vos espaces et à éviter des coûts immobiliers inutiles.
• Scalabilité : assurez-vous que la solution peut gérer plusieurs sites, un nombre croissant d’utilisateurs et de nouvelles fonctionnalités sans perte de performance, avec une tarification transparente et adaptée à votre croissance.
• Interface simple et conviviale : un design clair et ergonomique réduit les difficultés et favorise l’adoption par l’ensemble des équipes.
• Intégrations : des connexions fluides avec les calendriers et outils de communication font en sorte que les réservations, les réunions et les flux de travail soient alignés.

Intégrations essentielles lors du choix d’un logiciel de hot desking

Votre logiciel de partage de bureau sera d’autant plus efficace qu’il est connecté à votre stack d’outils existante. Cela permet aux équipes de réserver postes et ressources via les outils qu’elles utilisent déjà au quotidien. Les intégrations avec les technologies du lieu de travail et les outils du travail hybride assurent une circulation fluide des données, des réservations toujours à jour et une expérience sans friction pour les collaborateurs. En résumé, un écosystème intégré réduit les frictions, améliore l’adoption et garantit la cohérence des données entre calendriers, outils de communication et systèmes internes.

Voici les intégrations à prioriser lorsque vous choisissez un logiciel de hot desking.

• Outlook et Microsoft Teams : une synchronisation bidirectionnelle avec Microsoft Teams et Outlook garantit que les réservations apparaissent directement dans les calendriers et se mettent à jour en temps réel.
• Google Agenda : l’intégration avec Google Agenda permet de réserver et gérer les espaces depuis l’outil déjà utilisé par les équipes.
• Slack : l’intégration Slack permet des réservations rapides, des notifications push et des rappels sans quitter l’outil du quotidien.
• Authentification unique (SSO) : le SSO garantit un accès fluide et renforce la sécurité grâce à l’authentification via les identifiants professionnels existants.
• Intégration SIRH : la synchronisation avec votre système RH met automatiquement à jour les données collaborateurs, permissions et absences. Ainsi, le système reflète toujours qui est susceptible de réserver des postes et quand.
• Gestion des utilisateurs : l’intégration avec des outils de gestion des utilisateurs facilite l’onboarding et l’offboarding à grande échelle, tout en maintenant les rôles et accès à jour sans travail manuel.

Pourquoi les expériences utilisateur et IT sont la clé d’un logiciel de hot desking

Selon une étude Gartner, 60 % des collaborateurs trouvent les nouveaux logiciels frustrants, et 40 % évitent d’utiliser un outil après une mauvaise expérience. Une expérience utilisateur fluide est donc rédhibitoire pour favoriser l’adoption, aussi bien côté collaborateurs que côté administrateurs. Les collaborateurs adoptent un outil de partage de bureau uniquement s’il est intuitif et facile à utiliser. Il en va de même pour les équipes IT et workplace. Plus le système est simple à configurer, maintenir et faire évoluer, plus rapidement l’organisation en tirera un ROI. Choisissez donc une solution offrant une interface intuitive, une appli mobile performante, un déploiement simple, une capacité confirmée de suivre l’évolution de l’entreprise et des contrôles de permissions clairs, alignés avec vos politiques de travail hybride.

Comment les analyses intégrées renforcent la valeur de votre solution de partage de bureau

Les analyses détaillées constituent l’une des fonctionnalités les plus puissantes des logiciels de hot desking. Les tableaux de bord intégrés permettent aux gestionnaires du lieu de travail et aux facility managers de suivre l’utilisation des bureaux et de comprendre l’exploitation réelle des espaces. Ces données éliminent les approximations et permettent de prendre des décisions immobilières éclairées. Grâce à une visibilité transparente sur l’occupation, la demande et les comportements, les entreprises peuvent optimiser leurs surfaces, repenser les zones sous-utilisées et planifier leurs investissements futurs en toute confiance.

Alors, quels sont les critères analytiques à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de hot desking ?

• Tendances d’occupation quotidiennes et hebdomadaires, pour identifier les jours de forte affluence.
• La demande par bureau et par zone, afin de repérer les espaces les plus et les moins utilisés.
• Le taux d’enregistrement par rapport au no-show, pour mesurer l’utilisation réelle et détecter les réservations inutilisées.
• Les schémas de présence des collaborateurs, au niveau des équipes ou départements.
• L'utilisation de l'espace par type d'actif, qui montre les performances des différentes catégories d'espaces de travail (postes, salles de réunion, zones de concentration, zones de collaboration).
• La capacité par rapport à l'usage réel, pour vérifier l’adéquation entre la surface disponible et la demande réelle.

deskbird : le meilleur logiciel de hot desking pour vos équipes

deskbird est bien plus qu’un simple logiciel de partage de bureau. C’est votre application de référence pour gérer le hot desking et le travail hybride. Conçu autour de la simplicité, deskbird rend la réservation d’un espace de travail fluide tout en offrant aux organisations les insights nécessaires pour piloter un environnement performant et conforme. 

Les équipes bénéficient d’une meilleure collaboration en présentiel grâce à des fonctionnalités telles que les plans d’étage interactifs et les mises à jour de présence en temps réel, tandis que des intégrations poussées avec des outils comme Outlook, MS Teams, Slack et les systèmes RH assurent une continuité fluide et sans friction. La plateforme de hot desking de deskbird propose un éventail de fonctionnalités et avantages qui facilitent grandement le hot desking, notamment :

• Réservation simple de ressources : les employés peuvent rapidement réserver des postes, des salles et des ressources, ce qui garantit une utilisation plus fluide de l'espace et un accès facile à l'espace de travail dont ils ont besoin.
• Une solution pensée pour le travail hybride : conçu pour des modes de travail flexibles, deskbird à la fois les horaires en télétravail et au bureau afin de s'adapter à la réalité des équipes hybrides.
• Une interface conviviale : une conception intuitive et épurée facilite la navigation, réduit le temps de formation et favorise l'adoption.
• Des analyses avancées : des analyses pertinentes sur le lieu de travail et des données sur l'utilisation de l'espace et le comportement des employés vous aident à optimiser l'aménagement, à réduire le gaspillage et à prendre des décisions plus éclairées en matière d'immobilier.
• Une capacité d'intégration étendue : les intégrations fluides avec des outils tels que les calendriers, SIRH, MS Teams ou Slack les flux de travail et réduisent les tâches administratives.
• Optimisation des coûts et des ressources : une gestion efficace des réservations et des ressources réduit les coûts opérationnels et contribue à éliminer les dépenses immobilières ou les dépenses en ressources inutiles.
• Flexibilité et adaptabilité : des paramètres et des politiques personnalisables permettent à la plateforme de s'adapter à vos workflows, plannings et structures d'équipe uniques.
• Soutien à la collaboration : des fonctionnalités de réservation et de visibilité faciles à utiliser aident les équipes à coordonner leurs journées sur site, à renforcer les interactions et à améliorer l'expérience globale au bureau.
• Conformité : les organisations peuvent garantir le respect des politiques de travail hybride grâce à des outils d'analyse des effectifs et des outils de workflow intégrés, tels que des règles de réservation, des approbations et l'application de politiques hybrides.

À retenir pour bien choisir son logiciel de partage de bureau

Le bon logiciel de hot desking est un outil conçu spécifiquement pour automatiser les réservations, simplifier le travail hybride et fournir les données nécessaires à une gestion intelligente des espaces. Recherchez des solutions qui unissent disponibilité en temps réel, réservation mobile, UX intuitive, intégrations solides et analyses avancées.

Si de nombreuses plateformes couvrent une partie de ces besoins, deskbird les réunit dans une solution unique, intuitive et profondément intégrée, entièrement pensée pour le travail hybride. De la mise en place du hot desking à la gestion efficace de vos bureaux partagés, deskbird vous aide à créer un environnement flexible, efficace et collaboratif.