Qu'est-ce qui justifie l'investissement dans un logiciel de partage de postes ?

La plupart des entreprises paient leurs bureaux en fonction de l'effectif total, mais les responsables de l'environnement de travail qui investissent dans un système de desk sharing prennent leurs décisions immobilières en fonction de la présence réelle. Cet article explique les améliorations de l'expérience collaborateur, les réductions de coûts et les avantages opérationnels qui justifient cet investissement, ainsi que les critères à prendre en compte lors de l'évaluation des plateformes et la manière dont les organisations mesurent le succès après la mise en œuvre.

TL;DR

Un système de desk sharing aide les équipes hybrides à réserver des postes, à savoir qui est au bureau et à utiliser l'espace en fonction de la présence réelle plutôt que de simples estimations.

• Les entreprises peuvent développer leurs effectifs sans devoir chercher des locaux plus grands.
• Les employés réservent des postes en quelques secondes et savent qui sera sur place avant de se rendre au bureau.
• Les responsables de l'environnement de travail obtiennent des données d'utilisation pour prendre des décisions immobilières éclairées.

Qu'est-ce que le desk sharing et comment fonctionne un système de desk sharing ?

Le desk sharing est un mode d'organisation flexible des postes de travail où les employés n'ont pas de postes attitrés. Vous réservez un espace de travail uniquement les jours où vous vous rendez au bureau. Un système de desk sharing est le logiciel qui simplifie ce processus, en fournissant des plans d'étage interactifs et des outils de réservation.

Ce modèle remplace la configuration traditionnelle où des postes vides restent inutilisés lorsque les employés travaillent à domicile. Les entreprises peuvent ainsi soutenir un plus grand nombre d'employés avec moins de postes physiques. Le logiciel agit comme une carte numérique et un outil de réservation pour tout votre environnement de travail.

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Lorsque vous ouvrez une application de partage de postes, vous visualisez un plan d'étage avec les postes disponibles mis en évidence. Sélectionnez un poste, choisissez votre date et confirmez. La réservation se synchronise avec votre agenda afin que vous vous souveniez où aller. Vos collègues peuvent voir que vous serez au bureau ce jour-là, ce qui les aide à organiser leurs propres plannings.

ILF Consulting Engineers Austria, une entreprise d'ingénierie de plus de 800 employés répartis sur 6 sites, avait des difficultés à allouer équitablement les postes à mesure que ses effectifs augmentaient dans le cadre d'un modèle hybride. Chaque département s'est vu attribuer un nombre fixe de postes de travail, mais certains départements occupaient trop d'espace tandis que d'autres en avaient trop peu. La direction arbitrait constamment les litiges entre les chefs de département.

Après la mise en œuvre d'un système de desk sharing, ils gèrent désormais environ 800 postes de travail de manière transparente. Plus de 80 % des employés utilisent activement la plateforme pour réserver des postes en fonction de leurs besoins réels plutôt que des politiques départementales.

Il n'y a plus de discussions et grâce à toutes les analyses, nous avons également réalisé que nous avions en fait suffisamment d'espace. En fait, nous pourrions continuer à croître, et les postes ne deviendraient probablement pas rares.

Josef P. Mayr, Directeur Général chez ILF Consulting Engineers Austria

Avantages d'un système de desk sharing pour les employés

Le travail hybride ne réussit que s'il fonctionne bien pour les personnes qui utilisent le bureau. Un système de desk sharing vous offre la flexibilité de réserver un poste exactement quand vous en avez besoin, en réservant une place de n'importe où avant même de commencer votre trajet.

Vous gagnez en autonomie pour choisir une zone calme pour une concentration intense ou vous asseoir près de votre équipe pour les projets de groupe. Le logiciel offre également une visibilité complète sur les personnes présentes au bureau chaque jour. Vous savez exactement quels collègues seront sur site avant votre arrivée.

Chacun a un accès égal aux postes sans avoir à gérer les places revendiquées ou les politiques de bureau. Lorsque l'outil est intuitif, les employés l'utilisent réellement pour planifier leur semaine de travail.

MR Datentechnik, une entreprise de services informatiques comptant 500 employés, a connu une période de chaos lorsque ses collaborateurs ont réintégré les bureaux après la pandémie. Les bureaux préférés étaient déjà pris. La recherche matinale d'une place libre prenait de plus en plus de temps. Les équipes de projet peinaient à se coordonner. Après avoir mis en place un système poste , les employés peuvent désormais planifier toute leur semaine en quelques clics seulement.

deskbird une meilleure vue d'ensemble tant aux employés qu'aux responsables, ce qui contribue à accroître la satisfaction des employés. Chacun sait quels bureaux sont libres et peut réserver son espace de travail préféré plusieurs jours, voire plusieurs semaines à l'avance.

Collaboration et visibilité entre les équipes

Les systèmesposte vous aident à trouver facilement un siège à proximité de vos collègues. Des fonctionnalités telles que le suivi de vos collègues ou la réservation pour toute une équipe transforment le bureau en un lieu propice à la collaboration. Lorsque vous savez que votre responsable ou votre partenaire de projet est présent, vous pouvez réserver un poste à côté de lui.

poste rend les journées de travail plus productives pour tout le monde. Fini les échanges de messages interminables pour coordonner les emplois du temps.

L'Institut Athena de l'Université libre d'Amsterdam craignait que la cohésion de l'équipe ne soit compromise lorsque 120 employés ont dû se partager seulement 65 postes de travail flexibles après leur déménagement. Au contraire, ce système poste a renforcé les liens au sein de l'équipe, en permettant aux employés de voir qui était présent au bureau et de coordonner leurs journées de présence de manière réfléchie. Le taux d'adoption par les utilisateurs a dépassé les 90 %.

Nous craignions que la cohésion de notre équipe ne soit mise à mal par ce changement, qui a entraîné une augmentation du télétravail, mais heureusement, ces craintes se sont avérées infondées. En réalité, deskbird renforcé les liens au sein de notre équipe bien plus que prévu.

Lotte Snellenburg, assistante de direction à l'Institut Athena de la Vrije Universiteit Amsterdam

Avantages d'un système poste pour l'employeur

Les entreprises investissent dans des systèmes poste afin de réduire leurs coûts immobiliers et de mieux cerner poste réelle poste . Les dirigeants s'appuient sur les données d'utilisation pour identifier les bureaux et les étages les plus fréquentés, ainsi que ceux qui restent inoccupés. Ces informations permettent d'adapter la taille des locaux en fonction de la fréquentation réelle plutôt que du nombre total d'employés.

Le logiciel fournit les chiffres exacts nécessaires pour justifier les décisions immobilières auprès de la direction générale. Vous cessez de payer pour chauffer, climatiser et entretenir des postes vides, économisant 10 % à 50 % sur les coûts d'espace.

[Tableau1]

Économies de coûts et utilisation de l'espace de bureau

La plupart des bureaux sont sous-utilisés certains jours, avec une affluence concentrée les mardis à 58,6 % d'occupation à l'échelle mondiale. Un système de partage de postes met en évidence ces données afin que les responsables du lieu de travail puissent agir : consolider les étages, sous-louer l'espace inutilisé ou reporter la decision d'agrandir les bureaux. 

ILF Consulting Engineers Austria a découvert, grâce à des analyses d'utilisation détaillées, qu'ils disposaient en réalité de suffisamment d'espace pour poursuivre leur croissance. Ils n'ont pu parvenir à cette conclusion qu'après avoir examiné attentivement les données d'occupation des postes. La direction ne joue plus le rôle d'arbitre entre les départements qui se disputent l'attribution de l'espace. Le système gère cela de manière transparente, en se basant sur les modèles d'utilisation réels.

LOOPING GROUP, une agence de marketing de 250 à 300 employés répartis sur 5 sites, utilise une analyse d'utilisation mensuelle pour identifier les jours de pointe. Leurs données ont révélé que le mardi et le mercredi étaient les jours les plus chargés. Cela leur a permis d'agir en toute connaissance, en encourageant la présence les jours plus calmes plutôt que d'agrandir l'espace de bureau.

Avantages opérationnels du logiciel de réservation de postes

Le logiciel de réservation de postes élimine le chaos quotidien de la gestion d'un bureau hybride. Il prévient les doubles réservations et met fin aux conflits concernant l'attribution d'un poste spécifique. Les gestionnaires d'installations économisent des heures chaque semaine car ils ne suivent plus les présences manuellement.

Des politiques claires intégrées directement au système aident à appliquer automatiquement l'étiquette d'utilisation des postes. Les enregistrements automatiques libèrent les postes si les employés ne se présentent pas. Les règles de réservation fixent des limites quant à la durée de réservation des postes à l'avance. Le suivi de l'hygiène indique la dernière utilisation ou le dernier nettoyage d'un poste.

Un bon système de partage de postes nécessite une formation minimale. Il élimine le stress des journées au bureau afin que les employés puissent se concentrer sur leur travail réel.

MR Datentechnik a priorisé la réservation efficace de postes et des enregistrements rapides via codes QR lors de la sélection de son système. La mise en œuvre a été rapide et fluide. Les employés étaient enthousiastes à l'idée d'utiliser l'outil car il éliminait la frustration de chercher des postes disponibles chaque matin et remplaçait les feuilles de suivi manuelles fastidieuses.

Avantages technologiques et intégrations des logiciels de partage de postes

Les logiciels modernes de partage de postes se connectent aux outils que votre équipe utilise déjà. Vous visualisez instantanément les postes libres grâce aux mises à jour de disponibilité en temps réel ; pas besoin d'apprendre un nouveau système compliqué pour réserver un emplacement.

Les meilleures applications poste s'intègrent directement à vos plateformes de communication et à vos systèmes RH existants. Les équipes informatiques apprécient ces outils, car ils ne nécessitent pas d'installations matérielles coûteuses.

[Table2]

Disponibilité en temps réel et réservation mobile

Réservez un poste en quelques secondes depuis votre portable avec une appli mobile. Des plans d'étage interactifs indiquent l'emplacement exact d'un poste dans le bâtiment. Vous pouvez filtrer les emplacements disponibles par équipement, tels que les doubles écrans ou les postes assis-debout.

C'est une façon de reduire le stress et augmenter l'adoption au sein de l'entreprise. Vous êtes confiant de savoir que votre poste est garanti avant de vous déplacer, vous ne devrez pas en chercher un de libre à votre arrivée.

Intégrations avec les agendas et les outils de collaboration

Les réservations de postes se synchronisent automatiquement avec Outlook, Google Agenda et Microsoft Teams. Vous visualisez votre réservation de poste juste à côté de vos réunions quotidiennes, centralisant toutes les informations de votre emploi du temps dans un seul endroit familier.

TwentyCi, une entreprise de services publicitaires, avait besoin d'un outil capable de s'intégrer à son écosystème basé sur Microsoft tout en rendant la réservation sans effort. Leur Responsable des Ressources Humaines réserve désormais son planning un mois à l'avance en quelques clics. L'entreprise a atteint un taux d'adoption de 80-85 % sans avoir à relancer les employés pour qu'ils utilisent le système.

Je me mets un rappel et parfois je réserve mon emploi du temps un mois à l'avance. C'est tellement simple : vous cliquez, et c'est fait ! J'ai tout configuré, attribué les personnes aux postes, et je n'ai plus à y penser.

Rob Taylor, Responsable des Ressources Humaines, TwentyCi

Comment deskbird soutient le partage de postes

deskbird est une plateforme tout-en-un de gestion du lieu de travail qui aide les entreprises à gérer facilement leurs bureaux hybrides. La plateforme permet aux employés de réserver des postes, des salles de réunion et des places de parking en quelques clics. Vous pouvez gérer la présence au bureau directement depuis des outils comme MS Teams, Slack, Outlook et Google Agenda.

Des analyses détaillées sur la présence et l'utilisation de l'espace fournissent aux dirigeants les données nécessaires pour prendre des décisions éclairées concernant la surface, l'aménagement des bureaux et les politiques de travail hybride. deskbird propose un fil d'actualité social qui aide les employés à trouver des collègues et à planifier des journées collaboratives.

La sécurité et la confidentialité restent des priorités absolues pour les entreprises. deskbird offre un hébergement européen conforme au RGPD, certifié SOC2 et ISO 27001 pour protéger les données de votre entreprise. La plateforme s'intègre à plus de 50 outils, y compris des systèmes SIRH comme Personio et SAP.

Un système de partage de postes vaut-il l'investissement ?

Un système de partage de postes est rentable et permet des économies de coûts, de la flexibilité aux employés et une clarté opérationnelle. Il fournit des informations basées sur les données qui aident les entreprises à prendre des décisions immobilières plus intelligentes. L'investissement est réussi lorsque le taux d'adoption est élevé, ce qui dépend entièrement de la facilité d'utilisation du logiciel.

Le travail hybride est une évolution durable, avec 62 % des organisations mondiales utilisant désormais des modèles de postes partagés. Un système dédié rend la gestion de cette nouvelle réalité simple et transparente. Les employés bénéficient de la visibilité et de l'autonomie dont ils ont besoin pour réaliser leur meilleur travail. Les employeurs obtiennent les données d'utilisation nécessaires pour réduire le gaspillage d'espace.

ILF Consulting Engineers Austria a découvert qu'ils pouvaient continuer à se développer sans rencontrer de problèmes d'espace après avoir analysé l'occupation réelle de leurs postes. TwentyCi a atteint un taux d'adoption de 80-85 % sans relancer les employés. Vrije Universiteit Amsterdam a réussi à accueillir 120 employés avec seulement 65 postes flexibles et plus de 90 % d'adoption par les utilisateurs.

Si vous souhaitez voir à quoi ressemble le partage de postes avec les données d'utilisation réelles de deskbird, réservez une démo.