Hot Desking 101: Definition und warum Unternehmen das Konzept nutzen

Was ist Hot Desking?

Beim Hot-Desking Mitarbeitende festen Schreibtischzuweisungen für Mitarbeitende . Stattdessen suchen sie sich bei ihrer Ankunft im Büro einen freien Schreibtisch aus, meist nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ oder durch vorherige Buchung über ein Schreibtischreservierungssystem.

Da es mit dem Aufkommen von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen an Bedeutung gewonnen hat, ist es eine hervorragende Möglichkeit, Büroräume effizienter zu nutzen, sich an die sich ändernden Bedürfnisse der Teams anzupassen, Silos aufzubrechen und die Zusammenarbeit zu fördern. Da Mitarbeitende ihre Zeit zwischen Homeoffice und Büro Mitarbeitende , ermöglicht ihnen Hot Desking, ihren Arbeitsplatz je nach den täglichen Aufgaben und Bedürfnissen auszuwählen, wodurch die Arbeitsumgebung flexibler und dynamischer wird.

Hot Desking vs. Office Hoteling

Sowohl Hot Desking als auch Hoteling verzichten auf fest zugewiesene Arbeitsplätze, unterscheiden sich jedoch in der Art und Weise, wie der Zugang geregelt wird. Hot Desking ist unorganisiert: Mitarbeitende bei ihrer Ankunft einen beliebigen freien Schreibtisch Mitarbeitende . Beim Hoteling werden Plätze im Voraus reserviert, typischerweise für längere oder projektbezogene Aufenthalte.

Der Begriff „Hot Desking“ wird oft synonym mit „Office Hoteling“ verwendet. Es gibt jedoch geringfügige Unterschiede zwischen den beiden Konzepten, was die Verwaltung des Zugangs zu freien Schreibtischen angeht.

Kurz gesagt:

• Hot-Desking: Die Arbeitsplätze werden nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ oder nach Zeitfenstern vergeben.
• Office Hoteling: Die Schreibtische werden über ein Buchungssystem im Voraus reserviert und für einen längeren, oft projektbezogenen Zeitraum gehalten.

Wie verbreitet ist Hot Desking heutzutage?

Laut einem CBRE-Bericht aus dem Jahr 2024 arbeiten nur noch 40 % der Unternehmen in den Vereinigten Staaten mit einem Verhältnis von 1:1 zwischen Schreibtischen und Mitarbeitern, was bedeutet, dass jeder Mitarbeiter im Büro einen eigenen Schreibtisch hat. Im Jahr 2023 lag der Anteil der Unternehmen ohne Hot-Desking noch bei 56 %. Derselbe Bericht zeigt, dass 92 % der befragten Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt haben, wodurch das traditionelle Verhältnis von 1:1 zwischen Schreibtisch und Mitarbeiter überholt ist.

In der DACH-Region sieht es ähnlich aus. Laut dem „2025 Office Report” von teamgnesda haben 61 % der Unternehmen in deutschsprachigen Ländern eine Desk-Sharing-Quote zwischen 0,5 und 0,8. Das zeigt, dass Hot Desking nicht nur immer noch aktuell ist, sondern sogar immer beliebter wird. Mit der zunehmenden Verbreitung von Hybrid Work setzen immer mehr Unternehmen auf Desk-Sharing-Modelle, um sich an die Anwesenheitsmuster anzupassen, ungenutzte Flächen zu reduzieren und dynamischere Arbeitsplätze zu schaffen.

Was sind die Hauptvorteile von Hot Desking?

Ursprünglich als Möglichkeit gesehen, um Immobilienkosten zu sparen, hat Hot Deskingklare, datengestützte Vorteile für Mitarbeitende und Arbeitgebende in hybriden und flexiblen Büroumgebungen. Es unterstützt die Wahlfreiheit der Mitarbeitenden, stärkt die Zusammenarbeit, senkt die Kosten und hilft dabei, eine saubere, moderne Arbeitsumgebung zu schaffen. Das Konzept passt auch gut zu Nachhaltigkeitsbemühungen, da es die Anzahl der benötigten Schreibtische und Arbeitsplätze reduziert und so dazu beiträgt, Platzverschwendung zu vermeiden.

Vorteile von Hot Desking für Mitarbeitende

• Aufgabenorientierte Arbeitsplatzwahl: Die Mitarbeitenden suchen sich die Umgebung aus, die am besten zu ihrer aktuellen Aufgabe passt (z. B. konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit, Brainstorming), was die Leistung und Zufriedenheit steigert.
• Mehr Flexibilität und besserer Hybrid Work Support: Mit Hot Desking können Mitarbeitende, die nur an bestimmten Tagen ins Büro kommen, vermeiden, an einen festen Schreibtisch gebunden zu sein.
• Höhere Produktivität: Wenn Hot Desking richtig gemacht wird, kann es die Produktivität steigern, weil Mitarbeitende den Arbeitsplatz aussuchen können, der am besten zu ihren Aufgaben und Bedürfnissen passt. Umfragen zeigen, dass 46 % der Beschäftigten sich in einer Hot-Desking-Umgebung produktiver fühlen – in einer gut durchdachten Hot-Desking-Umgebung mit verschiedenen Arten von Arbeitsplätzen steigt diese Zahl sogar auf 85 %.
• Bessere Zusammenarbeit und Vernetzung: Ohne feste Sitzplätze interagieren Mitarbeitende öfter mit Kolleg:innen aus anderen Teams, was die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen fördert und das informelle Lernen unterstützt.
• Verbessertes Mitarbeiterwohlbefinden: Dynamisches Bewegen durch das Büro und das Wechseln zwischen verschiedenen Räumen und Arbeitsumgebungen reduziert Monotonie, regt die Kreativität an und konfrontiert Mitarbeitende mit neuen Perspektiven, was den Austausch neuer Ideen fördert.

Vorteile von Hot Desking für Arbeitgebende

• Optimierte Flächennutzung: Studien zeigen, dass weltweit mehr als ein Drittel der verfügbaren Schreibtische in Unternehmen nicht genutzt werden. Hot Desking löst dieses Problem, indem es eine bessere Flächen- und Ressourcenplanung ermöglicht. Es hilft euch, jeden Quadratmeter eures Büros effektiv zu nutzen, ungenutzte Flächen zu reduzieren und mehr Leben in euren Arbeitsplatz zu bringen. 
• Sauberer und aufgeräumter Arbeitsplatz: Wenn es keine festen Schreibtische gibt, motiviert das Mitarbeitende, ihren Arbeitsplatz ordentlicher zu hinterlassen, was zu einer professionelleren Arbeitsumgebung führt – vor allem, wenn es durch eine Clean Desk Policy unterstützt wird.
• Bessere Gewinnung und Bindung von Talenten: Flexibilität kommt bei modernen Arbeitnehmenden gut an und hilft dabei, im Wettbewerb um neue Mitarbeitende zu bestehen, was Unternehmen letztendlich dabei unterstützt, Talente zu gewinnen und zu halten.
• Geringere Kosten für Immobilien und Ausstattung: Mit weniger Bürofläche pro Mitarbeiter könnt ihr entweder eure Büroflächen verkleinern oder eure vorhandenen Flächen effizienter nutzen. Durch diese Flexibilität sinken die Kosten für Miete, Strom und Instandhaltung. Tools wie deskbird könne euch dabei helfen, die Kosten um bis zu 32 % zu senken.

Was sind die typischen Probleme und Bedenken beim Hot Desking?

Trotz der vielen Vorteile hat Hot Desking auch ein paar mögliche Nachteile, wie zum Beispiel:

• Mangelnde Personalisierung: Die Mitarbeitenden könnten es vermissen, ihren Arbeitsplatz individuell gestalten zu können, was sich auf ihr Gefühl von Ownership und ihr Engagement auswirken könnte.
• Potenzial für Konflikte und Missverständnisse: Wenn es keine festen Arbeitsplätze gibt, kann das zu Streitigkeiten über die Verteilung der verfügbaren Plätze und zu Problemen bei der Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation führen.
• Gesundheit und Hygiene: Shared Desks bringen Bedenken wegen Sauberkeit und der Verbreitung von Keimen mit sich, was gerade jetzt, nach der Erfahrung der Pandemie, sehr wichtig ist.
• Herausforderungen bei der Zusammenarbeit: Durch Hot Desking kann es für Mitarbeitende schwieriger werden, ihre Teamkolleg:innen zu finden, was die Kommunikation verlangsamen und den Teamzusammenhalt schwächen kann. Das kann zu einem Gefühl der Isolation führen und Hindernisse für eine effektive Teamarbeit schaffen. Es sei denn, ihr nutzt eine Lösung wie deskbird, die Mitarbeitenden hilft, ihre Kolleg:innen mithilfe interaktiver Gebäudepläne zu finden.

Beeinflusst Hot Desking die Produktivität?

Hot Desking kann die Produktivität steigern, wenn es gut umgesetzt wird. 46 % der Beschäftigten geben an, sich in einer Hot-Desking-Umgebung produktiver zu fühlen; bei gut durchdachten Konzepten, die eine Vielzahl von Arbeitsplatztypen bieten, steigt dieser Anteil auf 85 %. Durch flexible Sitzplatzwahl haben Mitarbeitende Kontrolle darüber, wo und wie sie arbeiten, was sich positiv auf ihre Konzentration und Leistung auswirken kann. Der entscheidende Faktor ist die Passgenauigkeit: Die richtige Bürogestaltung und technische Infrastruktur bestimmen, ob das Modell hilft oder behindert.

Hot Desking ist aber nicht immer die beste Lösung, um die Produktivität zu steigern. Ob und wie es sich auf die Produktivität auswirkt, hängt davon ab, wie gut es zum Arbeitsplatz passt, was die Mitarbeitenden bevorzugen und wie gut es umgesetzt wird. Eine starke technische Infrastruktur (mit zuverlässigem WLAN und Zugriff auf Arbeitsdateien von jedem Gerät aus) ist sehr wichtig. Ohne die richtige Technologie kann die Produktivität leiden.

So findet ihr heraus, ob Hot Desking für euer Büro das Richtige ist

Hot Desking eignet sich am besten für Unternehmen, in denen bereits Anzeichen für ungenutzte Flächen, teamübergreifende Zusammenarbeit und den Wunsch der Mitarbeiter nach Flexibilität zu erkennen sind. Die folgenden Fragen helfen dir dabei, die Bereitschaft in den wichtigsten Bereichen zu beurteilen: Unternehmenskultur, Technologie, Raumgestaltung und Mitarbeiterzufriedenheit.

• Unterstützen die Führungskräfte flexible Arbeitsregelungen?
• Wechseln Mitarbeitende bereits jetzt ab und zu ihren Arbeitsplatz?
• Ist euer Büro oft nicht richtig ausgelastet?
• Arbeiten die Teams abteilungsübergreifend zusammen?
• Sind euren Mitarbeitenden mit digitalen Tools vertraut?
• Vertrauen die Mitarbeitenden darauf, dass Ressourcen verfügbar sein werden, wenn man sie braucht?
• Sind Unabhängigkeit und Verantwortung fester Bestandteil eurer Unternehmenskultur?
• Wirken sich verschiedene Arten von Arbeitsbereichen positiv auff die Arbeit und Aufgaben der Mitarbeitenden aus?
• Ist euer Unternehmen offen für Veränderungen?
• Wollen eure Mitarbeitenden mehr Flexibilität, wie und wo sie arbeiten?
• Ist eure Tech-Infrastruktur zuverlässig genug, um Buchungssysteme und Hybrid Work Tools zu unterstützen?
• Bietet euer Büro eine Mischung aus ruhigen Bereichen, Gemeinschaftsräumen und offen zugänglichen Zonen?

Seid ihr bereit, das volle Potenzial von Hot Desking für euch und euer Team zu nutzen?

Hot Desking bietet einen modernen, flexiblen Ansatz für die Arbeitsplatzgestaltung, der hybrides Arbeiten unterstützt, unnötige Kosten senkt und Mitarbeitende hilft, in den Umgebungen Mitarbeitende , in denen sie sich am produktivsten und engagiertesten fühlen. Der Erfolg hängt jedoch von einer durchdachten Planung, der richtigen Büroeinrichtung und Tools ab, die das Hot-Desking-Erlebnis unkompliziert machen.

In den nächsten Kapiteln dieses Guides zeigen wir euch die verschiedenen Schritte, die nötig sind, damit Hot Desking in eurem Unternehmen funktioniert. Dazu gehören die Einführung von Hot Desking, die Einrichtung eures Büros für Hot Desking, die Auswahl der richtigen Hot Desking Software für Buchungen, Teamarbeit und Analytics sowie die Verwaltung von Hot Desking im täglichen Betrieb.