Hot Desking 101: Was ist das und warum nutzen es Firmen?

Was ist Hot Desking?

Hot Desking ist eine flexible Art, den Arbeitsplatz zu organisieren, bei der Mitarbeitende festen Schreibtisch haben, sondern sich einfach einen freien Platz aussuchen können, wenn sie ins Büro kommen. Mit dem Aufkommen von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen ist das immer beliebter geworden. Es ist eine super Möglichkeit, Büroräume effizienter zu nutzen, sich an veränderte Team-Bedürfnisse anzupassen, Silos aufzubrechen und die Zusammenarbeit anzukurbeln. Da Mitarbeitende ihre Zeit zwischen Homeoffice und Büro Mitarbeitende , können sie mit Hot Desking ihren Arbeitsplatz je nach den täglichen Aufgaben und Bedürfnissen auswählen, was die Arbeitsumgebung flexibler und dynamischer macht.

Hot Desking vs. Hoteling

Der Begriff „Hot Desking“ wird oft wie „Office Hoteling“ benutzt. Aber es gibt ein paar Unterschiede zwischen den beiden Konzepten, wenn es darum geht, wie der Zugang zu freien Schreibtischen geregelt wird.

Kurz gesagt:

• Hot Desking: Die Arbeitsplätze werden nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ oder nach Zeitfenstern vergeben.
• Hoteling: Die Schreibtische werden über ein Buchungssystem im Voraus reserviert und für einen längeren, oft projektbezogenen Zeitraum gehalten.

Beliebtheit in modernen Arbeitsplätzen: Ist Hot Desking noch angesagt?

Laut einem CBRE-Bericht aus dem Jahr 2024 arbeiten nur noch 40 % der Unternehmen in den USA mit einem Verhältnis von 1:1 zwischen Schreibtischen und Mitarbeitern, was bedeutet, dass jeder Mitarbeiter seinen eigenen Schreibtisch im Büro hat. Im Jahr 2023 lag der Anteil der Unternehmen ohne Hot Desking noch bei 56 %. Der gleiche Bericht zeigt, dass 92 % der befragten Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt haben, das das traditionelle Verhältnis von 1:1 zwischen Schreibtischen und Mitarbeitern überflüssig macht.

In der DACH-Region sieht es ähnlich aus. Laut dem „2025 Office Report” von teamgnesda haben 61 % der Unternehmen in deutschsprachigen Ländern eine Desk-Sharing-Quote zwischen 0,5 und 0,8. Das zeigt, dass Hot Desking nicht nur immer noch aktuell ist, sondern sogar immer beliebter wird. Mit der zunehmenden Verbreitung von Hybridarbeit setzen immer mehr Unternehmen auf Desk-Sharing-Modelle, um sich an die Anwesenheitsmuster anzupassen, ungenutzten Raum zu reduzieren und dynamischere Arbeitsplätze zu schaffen.

Was sind die Hauptvorteile von Hot Desking?

Ursprünglich als Möglichkeit gesehen, um Immobilienkosten zu sparen, hat Hot Deskingklare, datengestützte Vorteile für Mitarbeitende Arbeitgeber in hybriden und flexiblen Büroumgebungen. Es unterstützt die Wahlfreiheit der Mitarbeiter, stärkt die Zusammenarbeit, senkt die Kosten und hilft dabei, eine saubere, moderne Arbeitsumgebung zu schaffen. Das Konzept passt auch gut zu Nachhaltigkeitsbemühungen, da es die Anzahl der benötigten Schreibtische und Arbeitsplätze reduziert und so dazu beiträgt, Platzverschwendung zu vermeiden.

Vorteile von Hot Desking für Mitarbeitende

• Aufgabenorientierte Arbeitsplatzwahl: Die Mitarbeiter suchen sich die Umgebung aus, die am besten zu ihrer aktuellen Aufgabe passt (z. B. konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit, Brainstorming), was die Leistung und Zufriedenheit steigert.
• Mehr Flexibilität und Hybrid-Support: Mit Hot Desking können Mitarbeitende nur an bestimmten Tagen ins Büro kommen, vermeiden, an einen festen Schreibtisch gebunden zu sein.
• Höhere Produktivität: Wenn Hot Desking richtig gemacht wird, kann es die Produktivität steigern, weil Mitarbeitende den Arbeitsplatz aussuchen können, der am besten zu ihren Aufgaben und Bedürfnissen passt. Umfragen zeigen, dass 46 % der Leute sich in einer Hot-Desking-Umgebung produktiver fühlen – in einer gut durchdachten Hot-Desking-Umgebung mit verschiedenen Arbeitsplätzen steigt diese Zahl sogar auf 85 %.
• Bessere Zusammenarbeit und Vernetzung: Ohne feste Sitzplätze Mitarbeitende öfter mit Kollegen aus anderen Teams, was die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen fördert und das informelle Lernen unterstützt.
• Mehr Wohlbefinden für die Mitarbeiter: Durch Bewegung und den Wechsel zwischen verschiedenen Räumen und Arbeitsumgebungen wird die Monotonie reduziert, die Kreativität angeregt und Mitarbeitende neue Perspektiven Mitarbeitende , was den Austausch neuer Ideen fördert.

Vorteile von Hot Desking für Arbeitgeber

• Bessere Nutzung von Büroräumen: Studien zeigen, dass weltweit mehr als ein Drittel der verfügbaren Schreibtische in Unternehmen nicht genutzt werden. Hot Desking löst dieses Problem, indem es eine bessere Raum- und Ressourcenplanung ermöglicht. Es hilft dir, jeden Quadratmeter deines Büros effektiv zu nutzen, ungenutzte Flächen zu reduzieren und mehr Leben in deinen Arbeitsplatz zu bringen. 
• Sauberer und aufgeräumter Arbeitsplatz: Wenn es keine festen Schreibtische gibt, motiviert das Mitarbeitende , ordentlicher Mitarbeitende arbeiten, was zu einer professionelleren Arbeitsumgebung führt – vor allem, wenn das durch eine Clean-Desk-Policy unterstützt wird.
• Bessere Gewinnung und Bindung von Talenten: Flexibilität kommt bei modernen Arbeitnehmern gut an und hilft dabei, im Wettbewerb um Talente zu bestehen, was Unternehmen letztendlich dabei unterstützt, Talente zu gewinnen und zu halten.
• Geringere Kosten für Immobilien und Ausstattung: Mit weniger Bürofläche pro Mitarbeiter kannst du entweder deine Büroräume verkleinern oder deine vorhandenen Räume effizienter nutzen. Durch diese Flexibilität sinken die Kosten für Miete, Energie und Instandhaltung. Tools wie deskbird dir dabei helfen, die Kosten um bis zu 32 % zu senken.

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Was sind die typischen Probleme und Bedenken beim Hot Desking?

Trotz der Vorteile hat Hot Desking auch ein paar mögliche Nachteile, wie zum Beispiel:

• Mangelnde Personalisierung: Die Mitarbeiter könnten es vermissen, ihren Arbeitsplatz individuell gestalten zu können, was sich auf ihr Verantwortungsgefühl und ihr Engagement auswirken könnte.
• Potenzial für Konflikte und Missverständnisse: Wenn es keine festen Arbeitsplätze gibt, kann das zu Streitigkeiten über die Wahl der Schreibtische und zu Problemen bei der Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation führen.
• Gesundheit und Hygiene: Gemeinsame Schreibtische bringen Bedenken wegen Sauberkeit und der Verbreitung von Keimen mit sich, was gerade jetzt, wo wir wegen der Pandemie viel aufmerksamer sind, echt wichtig ist.
• Herausforderungen bei der Zusammenarbeit: Durch Hot Desking kann es für Mitarbeitende schwieriger werden, Mitarbeitende gegenseitig Mitarbeitende finden, was die Kommunikation verlangsamen und den Teamzusammenhalt schwächen kann. Das kann zu Gefühlen der Isolation führen und Hindernisse für eine effektive Teamarbeit schaffen – es sei denn, du nutzt eine Lösung wie deskbird Mitarbeitende ihre Teamkollegen mithilfe interaktiver Grundrisse Mitarbeitende können.

Beeinflusst Hot Desking die Produktivität?

Hot Desking kann die Produktivität steigern, weil Mitarbeitende den Arbeitsplatz Mitarbeitende der am besten zu ihren Aufgaben und ihrer bevorzugten Umgebung passt. Durch flexible Sitzplätze haben Mitarbeitende Kontrolle darüber, wo und wie sie arbeiten, was sich positiv auf ihre Konzentration und Leistung auswirken kann. Außerdem kann das Sitzen in verschiedenen Bereichen und mit unterschiedlichen Kollegen die Kreativität und das innovative Denken fördern, was indirekt zu einer höheren Produktivität beiträgt.

Hot Desking ist aber nicht immer die beste Lösung, um die Produktivität zu steigern. Wie es sich auf die Produktivität auswirkt , hängt davon ab, wie gut es zum Arbeitsplatz passt, was die Mitarbeiter bevorzugen und wie gut es umgesetzt wird. Eine starke technische Infrastruktur (mit zuverlässigem WLAN und Zugriff auf Arbeitsdateien von jedem Gerät aus) ist echt wichtig. Ohne die richtige Technik kann die Produktivität leiden.

Wie findest du raus, ob Hot Desking für dein Büro das Richtige ist?

Bevor du Hot Desking einführst, solltest du dir überlegen, ob dein Unternehmen wirklich bereit dafür ist. Die folgenden Fragen helfen dir dabei, dein Unternehmen in den wichtigsten Bereichen zu checken, die für den Erfolg von Hot Desking wichtig sind, wie zum Beispiel Kommunikation, Zuverlässigkeit der Technik, Einrichtung der Arbeitsplätze, Meinung der Mitarbeiter und allgemeine kulturelle Übereinstimmung.

• Unterstützen Chefs flexible Arbeitsregelungen?
• Wechseln Mitarbeitende ab und zu ihren Arbeitsplatz?
• Wird dein Büro oft nicht richtig genutzt?
• Arbeiten die Teams abteilungsübergreifend zusammen?
• Sind deine Mitarbeiter mit digitalen Tools vertraut?
• Mitarbeitende , dass die Ressourcen da sind, wenn man sie braucht?
• Wird in deiner Kultur Unabhängigkeit und Verantwortung großgeschrieben?
• Sind verschiedene Arten von Räumen für die Arbeit besser?
• Ist deine Organisation offen für Veränderungen?
• Mitarbeitende mehr Flexibilität bei der Art und Weise, wie und wo sie arbeiten?
• Ist deine Tech-Infrastruktur zuverlässig genug, um Buchungssysteme und hybride Arbeits-Tools zu unterstützen?
• Hat dein Büro eine Mischung aus ruhigen Bereichen, Gemeinschaftsräumen und zugänglichen Plätzen?

Mach dich bereit, Hot Desking für dich und dein Team nutzbar zu machen

Hot Desking ist ein cooler, flexibler Ansatz für die Gestaltung von Arbeitsplätzen, der hybrides Arbeiten unterstützt, unnötige Kosten spart und Mitarbeitende hilft, in Umgebungen Mitarbeitende , in denen sie am produktivsten und engagiertesten sind. Aber damit es gut klappt, braucht es eine gute Planung, die richtige Büroeinrichtung und Tools, die das Hot-Desking-Erlebnis reibungslos machen.

In den nächsten Kapiteln dieses Leitfadens zeigen wir dir die verschiedenen Schritte, die nötig sind, damit Hot Desking in deinem Unternehmen funktioniert. Dazu gehören die Einführung von Hot Desking, die Einrichtung deines Büros für Hot Desking, die Auswahl der richtigen Hot-Desking-Software für Buchungen, Teamarbeit und Analysen sowie die Verwaltung von Hot Desking im täglichen Betrieb.