Raumplanung: Strategien für einen zukunftsfähigen Arbeitsplatz

Die physische Arbeitsumgebung ist nach den Personalkosten der zweitgrößte Kostenfaktor – ein wesentlicher Budgetposten, der sorgfältig gesteuert werden muss. Dennoch treffen viele Unternehmen millionenschwere Flächenentscheidungen auf Basis von Ausweisscans und Kalenderbuchungen, von denen sie wissen, dass diese unzuverlässig sind. Dieser Artikel erklärt, wie Raumplanung dir hilft, Büroflächen, Ressourcen und Infrastruktur so zu organisieren, dass sie Unternehmensziele und Mitarbeitendenbedürfnisse unterstützen. Außerdem werden die vier Säulen des Facility Managements behandelt, warum genaue Daten zur Flächennutzung für fundierte Flächenentscheidungen entscheidend sind und wie du eine Strategie entwickelst, die Kosten senkt und gleichzeitig Räume schafft, in denen Mitarbeitende gerne arbeiten.

Zusammenfassung

Raumplanung ist ein strategischer Ansatz zur Organisation deiner Büroflächen, Ressourcen und Infrastruktur, der Unternehmensziele und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden unterstützt. Effektive Planung erfordert genaue Daten zur Flächennutzung, die Ausrichtung an Unternehmenszielen und Technologien, die verlässliche Erkenntnisse liefern. Für Unternehmen, die mehr als 40.000 Quadratmeter Bürofläche verwalten, bedeutet das den Unterschied zwischen strategischen Flächenentscheidungen und kostspieligem Raten. Eine starke Facility-Management-Strategie verbindet Menschen, Prozesse, physische Flächen und Workplace-Technologie, um Kosten zu senken, hybrides Arbeiten zu unterstützen und Räume zu schaffen, in denen Mitarbeitende gerne arbeiten.

Was ist Raumplanung?

Raumplanung ist ein Ansatz, mit dem Unternehmen ihre Flächen und Ressourcen organisieren. Sie stellt sicher, dass Mitarbeitenden ausreichend Platz und die richtigen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen, damit der Betrieb reibungslos laufen und das Unternehmen seine Ziele erreichen kann. Für Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden und komplexen Bürostrukturen wird sie zur strategischen Funktion, die sich direkt auf Flächenentscheidungen auswirkt.

Dieser proaktive Ansatz erfordert die Entwicklung von Strategien zur Flächen- und Ressourcenverwaltung – statt Arbeitsmittel und Flächen einfach gedankenlos zuzuweisen. Es ist ein datengetriebener Prozess: Die Erfassung von Daten zu Auslastung und Belegungsraten hilft dabei zu verstehen, wie eine Fläche tatsächlich genutzt wird.

Das übergeordnete Ziel der Raumplanung ist es, den Unternehmenserfolg zu sichern – durch eine Büroumgebung, die produktives Arbeiten fördert, und durch Daten, die fundierte Entscheidungen auf Vorstandsebene ermöglichen.

Die vier Säulen des Facility Managements

Die wichtigsten Aspekte bei der Entwicklung eines Facility-Management-Plans sind:

[Table1]

1. Menschen: Was erwarten deine Mitarbeitenden von den Räumlichkeiten – und wie gehst du auf ihre Bedürfnisse ein, damit sie ihre Arbeit bestmöglich erledigen können?
2. Technologie: Welche Tools müssen eingesetzt werden, um Prozesse zu optimieren und Daten zu sammeln, die fundierte Entscheidungen zur Flächennutzung ermöglichen?
3. Gebäude und Außenanlagen: Wie sieht die Fläche aus und wie funktioniert sie – einschließlich Meetingräumen, Schreibtischen und Gebäudeplänen?
4. Prozesse und Vorgehensweisen: Wie sieht der organisatorische Prozess im Facility Management aus, der eine effektive Zuweisung von Flächen und Ressourcen ermöglicht?

Die Aufgaben von CRE-Fachleuten und Facility-Managern

Sowohl Fachleute für Corporate Real Estate (CRE) als auch Facility-Manager spielen eine wichtige Rolle in der Raumplanung. Ihr gemeinsames Ziel ist es, die Flächeneffizienz zu verbessern: eine Fläche so zu gestalten, dass sie möglichst produktiv, kosteneffizient und arbeitsfördernd ist.

Ihre Aufgaben überschneiden sich, unterscheiden sich jedoch im Umfang. CRE-Fachleute betrachten das Immobilienmanagement als Ganzes. Facility-Manager konzentrieren sich stärker auf einzelne Einrichtungen und die dort erforderlichen Verbesserungen. Beide arbeiten darauf hin, einen physischen Arbeitsplatz zu schaffen, der den Unternehmenszielen entspricht und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird.

Auch IT-Teams spielen bei Entscheidungen zu Workplace-Technologien eine immer größere Rolle. Gemeinsam mit den Verantwortlichen aus dem Facility-Bereich prüfen sie Sicherheitszertifizierungen, native Integrationen mit Tools wie Microsoft Teams und Azure Active Directory (Azure AD) sowie die Anforderungen an die Implementierung.

Warum Raumplanung für dein Unternehmen wichtig ist

Gestalte deinen Arbeitsplatz effizient und zukunftssicher

Es gibt viele gute Gründe, warum Unternehmen eine Facility-Management-Strategie umsetzen sollten – vor allem, da sich neue Arbeitsweisen zunehmend durchsetzen. Eine solide Strategie ermöglicht es, sich an hybride Arbeitsmodelle anzupassen. Die Koordination der Zusammenarbeit, wenn Mitarbeitende vor Ort sind, erfordert die richtigen Facility-Management-Methoden. Das bedeutet: die richtige Technologie einsetzen, um Arbeitszeit und Arbeitsort der Mitarbeitenden zu steuern.

Um die physische Umgebung zukunftssicher zu gestalten, muss sie auf die Erwartungen der Mitarbeitenden abgestimmt sein – die heute mehr Nachhaltigkeit im Büro und insgesamt mehr Eigenverantwortung fordern. Für einen nachhaltigeren Arbeitsplatz müssen Unternehmen den Energieverbrauch messen und anpassen. Ohne entsprechende Daten ist das nicht möglich.

Flächen effizienter nutzen und Unternehmensziele erreichen

Diese Maßnahmen tragen direkt zur Erreichung der Unternehmensziele bei. Ein gut gestalteter Arbeitsplatz ist entscheidend für den Gesamterfolg: Er schafft ein arbeitsförderndes Umfeld und verbessert die individuelle Erfahrung jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters.

Nutze das Facility Management, um herauszufinden, welche Flächen am häufigsten genutzt werden und was dein Team braucht. Erfasse Daten, um ungenutzte Bereiche und Spitzenzeiten zu identifizieren. Unternehmen, die die Flächennutzung genau messen, können ihren Immobilienbedarf reduzieren, ohne das Mitarbeitendenerlebnis zu beeinträchtigen – die Ergebnisse variieren je nach Organisation.

Ein effizienter Arbeitsbereich bietet klare finanzielle Vorteile. Wenn ein Unternehmensziel die Steigerung der Kosteneffizienz ist, hilft Raumplanung dabei, Kosten zu senken – durch eine andere Gestaltung oder Verkleinerung der Büroflächen entsprechend der geschäftlichen Anforderungen.

Verbessere das Mitarbeitendenerlebnis und die Zufriedenheit

Mitarbeitende sind entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens – ihre Zufriedenheit ist unverzichtbar. Raumplanung sorgt dafür, dass Teammitglieder genau die Arbeitsbereiche bekommen, die sie brauchen: mehr Zonen für konzentriertes Arbeiten, Räume für Gruppenarbeit oder Bereiche für Wohlbefinden und Entspannung. Das Ziel ist eine Umgebung, in der sich Mitarbeitende wohlfühlen und motiviert sind. Bessere Beleuchtung, Ruhezonen und mehr Grün tragen dazu bei. Wer Mitarbeitende ins Büro zurückbringen will, muss ihnen einen Grund geben, dafür den Arbeitsweg auf sich zu nehmen.

Schaffe ein Gefühl der Zugehörigkeit, um die Unternehmenskultur zu stärken. In flexiblen Arbeitsumgebungen kann das eine Herausforderung sein. Studien zeigen, dass viele Mitarbeitende den persönlichen Kontakt zu ihren Kolleg:innen vermissen. Mit Raumplanungsstrategien – etwa durch die Gestaltung eines Büros, das nicht nur Arbeitsort, sondern auch sozialer Treffpunkt ist – lässt sich das gezielt adressieren.

Bürokosten mit genauen Daten senken

Die richtige Arbeitsplatzstrategie kann Bürokosten senken – die Ergebnisse hängen von der aktuellen Auslastung und den Marktbedingungen ab. Ein wirklich effizientes Büro ist eines, in dem jeder Quadratmeter einen Zweck erfüllt und die Produktivität unterstützt. Angesichts steigender Gewerbemieten in vielen Großstädten ist ungenutzter Raum verschwendetes Geld.

Durch Raumplanung lassen sich Auslastung und Belegungsraten der Arbeitsflächen besser verstehen – so kann das Büro effizient betrieben oder verkleinert werden, wenn nicht alle Bereiche gebraucht werden. Unternehmen mit genauen Auslastungsdaten können Folgendes ermitteln:

• Spitzentage und -zeiten mit der höchsten Flächennachfrage
• Stockwerke oder Zonen, die dauerhaft unterausgelastet sind
• Buchungsmuster für Meetingräume im Vergleich zur tatsächlichen Nutzung
• Kosten pro Quadratmeter im Verhältnis zur tatsächlichen Belegung

Wer weiß, wie und wann sein Team eine Fläche nutzt, kann auch den Energieverbrauch senken. Weniger Menschen in einem Bereich bedeutet weniger Energieverbrauch.

Risiken einer mangelhaften Raumplanung

Ohne eine durchdachte Raumplanung stehen Unternehmen vor erheblichen Herausforderungen, die sich mit der Zeit noch verschärfen:

• Unzuverlässige Daten führen zu schlechten Entscheidungen: Ausweisscans und Kalenderbuchungen spiegeln nur Absichten wider, nicht die Realität. Wenn gebuchte Schreibtische aufgrund von No-Shows und Phantombuchungen ungenutzt bleiben, sind deine Auslastungszahlen keine tragfähige Grundlage für strategische Flächenentscheidungen auf Vorstandsebene.
• Verschwendete Ausgaben für Büroflächen: Kosten für ungenutzte Flächen können Unternehmen je nach Standort und Marktpreisen jährlich erhebliche Summen pro ungenutztem Schreibtisch kosten. Ohne genaue Daten zur Flächennutzung ist nicht erkennbar, welche Bereiche zusammengelegt oder aufgegeben werden sollten.
• Geringe Tool-Akzeptanz: Frühere Tools zur Schreibtischreservierung scheitern oft daran, dass Mitarbeitende sie als umständlich empfinden. Geringe Akzeptanz führt zu lückenhaften Daten – und damit wieder zum Raten des tatsächlichen Platzbedarfs.
• Frustration bei Mitarbeitenden: Wenn Mitarbeitende keine freien Schreibtische finden, Meetingräume doppelt gebucht sind oder das Büro chaotisch wirkt, sinkt die Zufriedenheit. Das untergräbt Initiativen zur Rückkehr ins Büro und schadet dem Mitarbeitendenerlebnis.
• Hybride Regelungen lassen sich nicht durchsetzen: Ohne den Überblick darüber, wer tatsächlich im Büro ist, werden Hybrid-Work-Regeln zu Empfehlungen statt zu verbindlichen Vorgaben. Teams können sich nicht effektiv abstimmen, und Führungskräften fehlen die Daten, um ihre Entscheidungen zu untermauern.

So entwickelst du eine Facility-Management-Strategie

Bestimmt eure Ziele und Bedürfnisse

Jede gute Strategie beginnt mit der Festlegung der angestrebten Ziele. Überlege zunächst, wie du deine CRE- und Facility-Management-Strategie auf die Unternehmensziele abstimmen kannst. Wenn das Unternehmen beispielsweise Kosten senken und die Effizienz steigern will, denke darüber nach, wie Raumplanung dazu beitragen kann. Maßnahmen zur Verkleinerung der Flächen oder zur Senkung des Energieverbrauchs helfen bei der Kostenkontrolle. Die Gestaltung eines Arbeitsplatzes, der zur Arbeit motiviert und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entspricht, steigert die Effizienz.

Analysiere deine aktuelle Situation

Nach der Zieldefinition folgt die Analyse der aktuellen Situation am Arbeitsplatz. Je nach Zielsetzung bedeutet das unterschiedliche Dinge. Wenn mehr Nachhaltigkeit das Ziel ist, misst du den Energieverbrauch und findest Bereiche, in denen er reduziert werden kann. Erfasse, wer täglich ins Büro kommt – um Fahrgemeinschaften zu organisieren oder umweltfreundlichere Verkehrsmittel zu fördern.

In den meisten Fällen beginnt die Optimierung der Flächennutzung mit der Erfassung von Daten zu Belegungsraten und Flächennutzung. Eine gute Möglichkeit dafür ist der Einsatz einer Hot-Desking- oder Wochenplanungs-App. So können Führungskräfte sehen, wer wann im Büro ist und welche Bereiche am stärksten genutzt werden. Achte auf Tools, die die tatsächliche Anwesenheit erfassen – nicht nur Buchungen – um Datenlücken durch No-Shows zu vermeiden.

Trends der Arbeitswelt beobachten

Jede moderne Raumplanungsstrategie muss mit aktuellen Arbeitstrends Schritt halten. Am relevantesten sind flexible Arbeitsmodelle. Durch die Zunahme von Remote Work nutzen Mitarbeitende unterschiedliche Arbeitsorte und sind möglicherweise weltweit verteilt. Das beeinflusst, wie viel Fläche benötigt wird – oder ob Büroräume überhaupt noch nötig sind. Außerdem verändern sich die Bedürfnisse der Mitarbeitenden: Sie brauchen möglicherweise Coworking-Spaces oder ein Budget für die Einrichtung ihres Homeoffice.

Hybrides Arbeiten liegt derzeit voll im Trend, da es die Vorteile von Remote Work mit der Zusammenarbeit vor Ort verbindet. Das sollten Unternehmen bei der Entwicklung ihrer Facility-Management-Strategie unbedingt im Blick behalten, da es die Flächennutzung erheblich beeinflusst. Mitarbeitende werden wahrscheinlich ins Büro kommen, um Kontakte zu pflegen und zusammenzuarbeiten – konzentriertes Arbeiten erledigen sie eher von zu Hause.

Erstellt eure Strategie für die Gebäudeplanung

Der letzte Schritt besteht darin, all diese Teile zusammenzufügen. Nun, da alle Daten gesammelt sind und ihr eine klare Vorstellung davon habt, was erreicht werden muss, ist es an der Zeit, dies in die Praxis umzusetzen.

Um diese Ziele umzusetzen, solltest du Workplace-Technologien einführen, die den Prozess optimieren – von der Datenerfassung über die Organisation der Mitarbeitenden bis zur Verwaltung der Arbeitsbereiche. Achte auf eine Software, die Folgendes bietet:

• Dashboards mit Workplace Analytics, die Auslastung in Echtzeit und im Zeitverlauf anzeigen
• Interaktive Gebäudepläne für die einfache Buchung von Schreibtischen und Räumen
• Native Integrationen mit Microsoft Teams, Outlook, Slack und HR-Systemen wie Azure AD
• Hohe Nutzungsraten (über 90 %), um die Datenqualität zu gewährleisten
• Desk Sharing- und Hot-Desking-Funktionen für flexibles Flächenmanagement

Hot-Desking-Apps, Parkplatzreservierungssysteme und Wochenplanungsplattformen sind hervorragende Beispiele. Unternehmen wie IU haben ihr Arbeitsplatzmanagement grundlegend verändert, indem sie Tools eingeführt haben, die Mitarbeitende tatsächlich nutzen. Als die erste Schreibtischreservierungslösung von IU der Komplexität von 1.500 Mitarbeitenden an 30 Standorten nicht mehr gewachsen war, führten sie deskbird ein – und erreichten damit Arbeitsplatzbuchungen in unter 20 Sekunden. Gleichzeitig erhielten Immobilienmanager präzise Belegungsanalysen als Grundlage für fundierte Flächeninvestitionsentscheidungen.

Wir waren auf der Suche nach einem einfachen, intuitiven Tool, das dennoch all unseren Anforderungen gerecht werden konnte. Vor allem, da das Projekt eine Umstrukturierung unseres Büro-Layouts beinhaltete, war es erstaunlich, wie flexibel deskbird auf unsere wechselnden Bedürfnisse reagierte. Mit deskbird haben wir eine Software gefunden, die eine großartige User Experience bietet und alle Funktionen hat, die wir uns gewünscht haben, insbesondere SSO und Zugriffsbeschränkungen, die für uns sehr wichtig waren!

Jacqueline Schuster, Senior Project Lead HR

Festlegung von KPIs für das Gebäudemanagement

Nach der Umsetzung ist es Zeit, den Erfolg der Strategie zu messen. Die Festlegung von KPIs für das Facility Management ist dafür der beste Ansatz.

Anhand dieser KPIs lässt sich beurteilen, ob die vorgenommenen Änderungen dem Unternehmen und den Mitarbeitenden zugutekommen. Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören:

• Flächenauslastungsrate: Verfolge diese im Zeitverlauf, um zu verstehen, wie eine effiziente Nutzung in deinem Büromodell aussieht
• Belegungsraten nach Stockwerk, Zone und Wochentag
• No-Show-Rate: Anteil der gebuchten Schreibtische, die ungenutzt bleiben
• Kosten pro Quadratmeter im Verhältnis zur tatsächlichen Nutzung
• Mitarbeitendenzufriedenheit in Bezug auf den Arbeitsplatz
• Energieverbrauch pro genutztem Quadratmeter

Diese Erkenntnisse helfen Facility-Managern zu beurteilen, ob die umgesetzten Maßnahmen positive Wirkung gezeigt haben. Außerdem zeigen sie Verbesserungspotenzial für künftige Raumplanungsstrategien auf. Diese KPIs lassen sich mithilfe von Workplace-Technologie, einem integrierten Arbeitsplatzmanagementsystem (IWMS), Feedback und Finanzberichten messen.

‍

Wie deskbird die Raumplanung unterstützt

Raumplanung erfordert genaue Daten. Genaue Daten erfordern Tools, die Mitarbeitende tatsächlich nutzen. deskbird kombiniert Workplace Analytics auf Unternehmensniveau mit einer intuitiven Nutzererfahrung, die in über 500 Unternehmen zu einer Nutzungsrate von über 90 % führt.

So hilft deskbird Raumplanern dabei, fundierte Flächenentscheidungen zu treffen:

• Echtzeit-Analytics-Dashboards: Verfolge Flächennutzung, Belegungsraten und Anwesenheitsmuster anhand von Daten, die die tatsächliche Nutzung widerspiegeln – nicht nur Buchungen. Erkenne Spitzentage, unterausgelastete Zonen und Möglichkeiten, deinen Flächenbedarf optimal anzupassen.
• Native Integrationen: Verbinde dich mit Microsoft Teams, Outlook, Slack und HR-Systemen über Single Sign-on (SSO), SCIM und Azure AD. Dank wartungsfreier Bereitstellung können IT-Teams die Lösung ohne manuelle Updates oder Konfigurationsänderungen einführen.
• Hohe Nutzungsrate: Wenn Mitarbeitende das Buchungssystem einfach finden, nutzen sie es auch. Höhere Nutzungsraten bedeuten genauere Daten – und damit bessere Planungsentscheidungen. Schau dir die Bewertungen unserer Kund:innen an, um zu sehen, wie Unternehmen das erreichen.
• Sicherheit auf Unternehmensniveau: ISO 27001, SOC 2 Typ II und DSGVO-konform – mit in Frankfurt (EU) gehosteten Daten. Deine Nutzungsdaten bleiben sicher und compliant.
• Dynamische Räume: Passe Gebäudepläne und Flächenkonfigurationen an veränderte Anforderungen an – ohne jedes Mal von vorne anfangen zu müssen.

Mit der richtigen Technologie und einem mitarbeiterorientierten Ansatz lässt sich die Umsetzung des Plans erfolgreich gestalten. So entsteht ein Arbeitsumfeld, das die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhält und steigert – und gleichzeitig die betriebliche Effizienz verbessert.

Möchtest du ungenutzte Kapazitäten reduzieren und den ROI deiner Büroflächen maximieren? Entdecke Ideen zur Kostensenkung oder folge deskbird auf YouTube, um zu sehen, wie Unternehmen die Herausforderungen des hybriden Arbeitens meistern.

Bereit zu sehen, wie genaue Nutzungsdaten deine Raumplanung verändern können? Starte eine kostenlose Testversion der deskbird-App und entdecke, wie wir dir helfen, das Beste aus deinen Büroflächen herauszuholen.