Größe der Bürofläche: Ein kurzer Leitfaden für moderne Arbeitsplätze

Plant ihr einen Umzug in ein neues Büro oder eine Verkleinerung deines derzeitigen Büros? Unsere Arbeitsweise hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert, und damit auch die Rolle des Büros. Das wirkt sich auf die Größe der Büroräume aus, die ihr tatsächlich benötigt. Viele Bürogebäude sind nicht optimiert und entsprechen nicht den sich wandelnden Erwartungen der Arbeitnehmer. Die Folge sind halb besetzte Freiflächen, verlassene Einzelschreibtische und ungenutzte Besprechungsräume. Die Arbeit im Büro wird weniger attraktiv als die Arbeit von zu Hause aus. Das führt dazu, dass Unternehmen Geld für Miete und andere Kosten verschwenden, während sie einen physischen Arbeitsplatz haben, an dem sich ihre Mitarbeiter nicht wohlfühlen.

Wie also findet ihr die tatsächliche Quadratmeterzahl, die ihr benötigt, um die Anforderungen deiner Belegschaft zu erfüllen, ohne dein CRE-Budget (Corporate Real Estate) zu gefährden? Wie unsere neuen Arbeitsweisen muss auch dein Bürolayout flexibel und beweglich sein. Dieser Artikel gibt ihr nützliche Einblicke, um den Bedarf an Bürofläche zu ermitteln und eine menschenfreundliche Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sich deine Mitarbeiter wohlfühlen.

Wie bestimmt ihr die ideale Größe der Bürofläche? 

1. Erfahre, wie viel Platz pro Person offiziell in einem Büro in deinem Land benötigt wird

Bevor du mit den Berechnungen beginnst, muss ihr deine nationalen Vorschriften über die Mindestquadratmeterzahl pro Mitarbeiter konsultieren. Dieser gesetzliche Richtwert stellt sicher, dass deine Büroräume den Sicherheits-, Gesundheits- und Ergonomiestandards entsprechen und das Wohlbefinden der Beschäftigten schützen. Die Nichtbeachtung solcher Anforderungen kann zu rechtlichen Strafen und schlechteren Arbeitsbedingungen führen. Deshalb ist es wichtig, diese Kriterien zu verstehen und anzuwenden, um die notwendige Größe deines zukünftigen Büros zu bestimmen und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und ein produktives Arbeitsumfeld zu fördern. In Deutschland zum Beispiel benötigt ihr mindestens 8 Quadratmeter pro Mitarbeiter. In Frankreich beträgt die gesetzlich vorgeschriebene Bürofläche 6 Quadratmeter pro Arbeitnehmer. In den USA muss jedes Teammitglied mindestens 10 Quadratmeter haben.

2. Prüfe die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter mit den derzeitigen Büroräumen

Bevor du die Größe eines neuen Büros berechnest, sollte ihr deine Mitarbeiter/innen befragen und Feedback zu den derzeitigen Räumlichkeiten einholen. Wenn du erfährst, ob sie das bestehende Büro als zu eng oder zu groß empfinden, kannst du die Größe deines zukünftigen Arbeitsbereichs bestimmen. Wenn du die Präferenzen der Mitarbeiter zu den Bereichen für die Zusammenarbeit und zu bestimmten Arten von Arbeitsplätzen erfährst, kannst du auch die Aufteilung und Gestaltung der Bereiche besser planen. Auf diese Weise stellt ihr sicher, dass das neue Büro auf die Bedürfnisse und Wünsche deiner Mitarbeiter/innen abgestimmt ist, um eine optimale Produktivität und Zufriedenheit zu erreichen. Ich brauche wohl nicht zu erwähnen, dass dieser Schritt unerlässlich ist, um es richtig zu machen! 

3. Überlege dir dein Arbeitsmodell und die Rollen deiner Teammitglieder

Wenn du die Größe deines zukünftigen Büros bestimmst, muss ihr auch dein Arbeitsmodell berücksichtigen. Eine Vier-Tage-Woche, ein hybrides Arbeitsmodell oder eine Gleitzeitregelung können sich auf die Größe ihr deines Büros auswirken. Das Gleiche gilt für die Art der Mitarbeiter/innen und ihre Verträge (Vollzeit- oder Halbtagskräfte, Freiberufler/innen usw.). Ein hybrides Modell kann aufgrund der wechselnden Präsenz im Büro weniger Platz benötigen, während Aufgaben, die eine Zusammenarbeit erfordern, von mehr Gemeinschaftsräumen profitieren können. Flexible Arbeitszeiten können den Bedarf an einem Hot-Desk-Büro erhöhen. Die Berücksichtigung all dieser Faktoren hilft ihr dabei, einen Raum zu gestalten, der den einzigartigen Arbeitsabläufen und der Dynamik der Belegschaft des Unternehmens gerecht wird.

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4. Studiere deine Arbeitsplatzanalyseberichte

Die genaue Analyse eurer Workplace Analytics ist entscheidend, um die für euer Unternehmen erforderliche Größe zu bestimmen. Daten über die aktuelle Bürobelegung und Nutzungsmuster sind eine Goldgrube an Informationen und bieten umsetzbare Einblicke in die Raumnutzung. Durch die Auswertung dieser wertvollen Berichte könnt ihr eure räumlichen Bedürfnisse genau vorhersagen und sicherstellen, dass das neue Büro weder übermäßig ausgelastet noch viel zu leer ist. Darüber hinaus könnt ihr durch die Nutzung dieser Analysen Kosten sparen, eine Büroumgebung schaffen, die den tatsächlichen Bedarf widerspiegelt, und die betriebliche Effizienz steigern.

5. Evaluiere deine Skalierungspläne

Wie viele Mitarbeiter hat ihr heute? Wie viele, denkt ihr , werden in einem Jahr mit ihr zusammenarbeiten? Du wirst doch nicht alle 6 Monate mit deinem Büro umziehen, oder ihr? Wenn du die Größe deiner zukünftigen Büroräume berechnest, ist es wichtig, dass du Skalierungspläne einbeziehst. Du musst das Wachstum deines Unternehmens vorhersehen, um sicherzustellen, dass deine Räumlichkeiten Platz für mehr Mitarbeiter, Funktionen und mögliche neue Abteilungen bieten. Wenn du Raum für zukünftige Erweiterungen bereitstellst, vermeidest du Störungen und Kosten, die durch häufige Umzüge entstehen. Eine proaktive Wachstumsplanung beweist nicht nur Weitsicht, sondern trägt auch dazu bei, dass sich die räumliche Umgebung des Unternehmens nahtlos weiterentwickelt.

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Wie kann ihr die Bürofläche reduzieren, ohne das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter zu beeinträchtigen?

Gestalte eine Arbeitsumgebung mit geteilten Schreibtischen

Hat ihr erkannt, dass ihr keinen großen Arbeitsbereich braucht, aber befürchtet, dass ein kleineres Büro den Bedürfnissen deiner Mitarbeiter nicht gerecht wird? Durch die Einführung eines Desk-Sharing-Systems kann ihr die Bürofläche und die damit verbundenen Kosten effizient reduzieren. Dieser Ansatz nutzt die Vorteile flexibler Arbeitsvereinbarungen, wie z. B. hybride Arbeitszeiten oder Gleitzeit, um die Nutzung der verfügbaren Schreibtische zu maximieren. Du verringerst deinen Immobilienverbrauch erheblich, indem du dir die Schreibtische teilst, anstatt alle zugewiesenen Plätze zu behalten. Aber das ist nicht der einzige Vorteil. Es fördert auch finanzielle Einsparungen und ein dynamisches, kollaboratives Arbeitsumfeld, das sich an moderne Arbeitsstile anpasst.

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Agile und multifunktionale Räume gestalten

Wie wir bereits erwähnt haben, müssen moderne Arbeitsplätze flexibel und agil gestaltet sein. Sie passen sich an neue Arbeitsweisen und die sich verändernden Bedürfnisse deiner Mitarbeiter an. Diese Vielseitigkeit ist eine großartige Möglichkeit, multifunktionale Arbeitsräume zu schaffen. Diese anpassungsfähigen Umgebungen können auf workday für verschiedene Zwecke genutzt werden, von Einzelarbeitsplätzen bis hin zu gemeinschaftlichen Zentren oder Besprechungsbereichen. Wenn du in flexible Möbel und intelligentes Design investierst, kann ein einzelner Bereich so umgestaltet werden, dass er den unmittelbaren Bedürfnissen entspricht. So kannst du den gesamten Platzbedarf minimieren und eine effizientere, kostengünstigere und agilere Nutzung des Arbeitsplatzes fördern.

Achte darauf, dein Büro nicht zu sehr zu verkleinern

Vergiss nicht, dass die Erfahrung und die Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen deine oberste Priorität sein sollten. Deshalb empfehlen wir, dein Büro nicht um jeden Preis zu verkleinern, denn das kann sich wie ein Bumerang auf deinen Betrieb auswirken. Wenn ihr zu viel Platz einspart, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich dies auf die Erfahrung, die Zufriedenheit und die Produktivität deiner Mitarbeiter/innen auswirkt. Das kann sich letztlich auf die Leistung deiner Mitarbeiter, die Bindung von Talenten und schließlich auf das Wachstum deines Unternehmens auswirken. Wenn dein Büro hingegen die richtige Größe hat und so eingerichtet ist, dass deine Mitarbeiter/innen zufrieden sind, kommt das nicht nur ihnen zugute, sondern wirkt sich auch positiv auf wichtige Unternehmensaspekte aus. So kann es zum Beispiel die persönliche Zusammenarbeit, die Anwesenheit im Büro, die Produktivität und die allgemeine Zufriedenheit fördern.

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Wie wirkt sich flexibles Arbeiten darauf aus, wie viel Platz ihr pro Person in deinem Büro benötigt?

Arbeitnehmer verbringen nicht mehr jeden Arbeitstag im Büro

Hat ihr auch flexible Arbeitsregelungen eingeführt? Dann ihr ist dir wahrscheinlich aufgefallen, dass dein Büro die meiste Zeit halb leer ist. Mit dieser neuen Arbeitsflexibilität kommen die Leute nicht mehr alle zusammen um 8 Uhr morgens und gehen um 18 Uhr. Es kann auch sein, dass sie jeden Morgen kommen und nachmittags von zu Hause aus arbeiten. Das hat drastische Auswirkungen auf die Nutzung des Büros und muss berücksichtigt werden, wenn es darum geht, Kosten zu sparen und einen Arbeitsplatz zu schaffen, der den Erwartungen der Beschäftigten entspricht.  

Die Rolle des Büros hat sich verändert und ist zu einem Zentrum der Zusammenarbeit geworden

Flexibles Arbeiten hat das Büro von einer alltäglichen Notwendigkeit zu einem zielgerichteten Raum für spezifische Interaktionen und Zusammenarbeit gemacht. Die Rolle des Büros hat sich dahingehend verschoben, dass es teambasierte Aktivitäten ermöglicht und die Unternehmenskultur fördert, anstatt die Mitarbeiter für die traditionelle, an den Schreibtisch gebundene Arbeit unterzubringen. Diese Verlagerung hat dazu geführt, dass ein Büro-Layout benötigt wird, das Hot-Desking, Gemeinschaftslounges und Besprechungsräume anstelle von festen Schreibtischreihen unterstützt, was oft zu einer geringeren Nutzung führt. Folglich sinkt der Bedarf an großen Büroflächen. Dies zwingt Unternehmen dazu, ihre Büros in flexible Umgebungen zu verwandeln, die sich an unregelmäßige Anwesenheit anpassen und gleichzeitig die Interaktion und Innovation unter den Mitarbeitern fördern, die sich dafür entscheiden, vor Ort zu arbeiten.

Das Home Office ist manchmal attraktiver als das Büro selbst 

Die Zunahme der Telearbeit hat gezeigt, dass das Home Office den Bedürfnissen der Beschäftigten manchmal mehr entspricht als das Büro selbst. Das mag an den ergonomischeren Möbeln liegen, an der Möglichkeit, Ablenkungen zu vermeiden und sich zu konzentrieren, an der Möglichkeit, für ein paar Minuten an die frische Luft zu gehen, usw. Das ist eine Herausforderung für traditionelle Büroräume, um relevant zu bleiben. Aus diesem Grund muss ihr Büroumgebungen neu überdenken, um einzigartige Arbeitsbereiche und Ressourcen zu bieten, die eine häusliche Umgebung nicht bieten kann. Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren schafft ihr einen attraktiven Büroraum, der Mitarbeiter anzieht, indem er sicherstellt, dass jeder Arbeitsstil und jede Anforderung berücksichtigt wird. Das macht deinen Arbeitsplatz nicht nur attraktiver, sondern steigert auch die Zufriedenheit, das Engagement und die Produktivität deiner Mitarbeiter.

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Warum ist deskbird ein wichtiger Verbündeter, wenn es darum geht, die richtige Bürogröße zu finden und diese effizient zu optimieren?

Das Team von deskbird ist Experte für die Verwaltung hybrider Arbeitsbereiche

Seit 2020 ist deskbird in Europa führend im Bereich des hybriden Arbeitsplatzmanagements. Wir unterstützen Unternehmen dabei, moderne Arbeitspraktiken wie flexibles Arbeiten einzuführen und die Erfahrungen der Mitarbeiter vor Ort zu verbessern. Mit unserer intuitiv bedienbaren Plattform kann ihr deine physische Präsenz optimieren, so dass ihr die Bürokapazitäten an den schwankenden Bedarf vor Ort anpassen kann. So kannst du deinen Raum effizient nutzen und sicherstellen, dass ihr einen lebendigen, angemessenen Arbeitsplatz hat, der sich an die sich verändernden Bedürfnisse deiner hybriden Belegschaft anpasst.

Unsere Büroanalysefunktion ermöglicht es ihr , datenbasierte Entscheidungen zu treffen, um dein Bürolayout zu verbessern.

Um herauszufinden, welche Büroflächengröße ihr benötigt und wie man sie effizient optimiert, braucht man relevante Erkenntnisse. Die App deskbird liefert dank ihrer Büroanalysen auch wertvolle datengestützte Erkenntnisse. So kann ihr fundierte Entscheidungen über die Größe und Gestaltung deines Arbeitsplatzes treffen. Du kannst eine mitarbeiterorientierte und florierende Arbeitsumgebung schaffen, indem du die Raumnutzungsmuster analysierst und die Spitzenbelegungszeiten identifizierst. Mit dieser Funktion kannst du die Arbeitsbereiche so umgestalten, dass sie den Bedürfnissen deiner Teams besser entsprechen, die Abläufe rationalisieren und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Auf diese Weise stellt ihr sicher, dass sich das Layout deines Büros mit den dynamischen Anforderungen deines Unternehmens weiterentwickelt.

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Unser Rechner für hybride Büroräume ermöglicht es ihr , die Gemeinkosten zu reduzieren

Um herauszufinden, wie viel Bürofläche ihr tatsächlich benötigt, haben wir den Büro-Planungs-Rechner entwickelt. Dieses kostenlose Tool ist auf der deskbird-Website verfügbar und liefert euch eine präzise Einschätzung eures Büroflächenbedarfs. Es liefert maßgeschneiderte Empfehlungen, wenn ihr eure Belegschaftsgröße und eure betrieblichen Abläufe eingebt. Das hilft, die tatsächliche Bürogröße zu ermitteln, die zur Unterstützung eurer hybriden Belegschaft erforderlich ist, die Kosten zu optimieren und eine effiziente Nutzung eurer Gewerbeimmobilien zu gewährleisten. Dank dieses Tools könnt ihr eine intelligentere Zuteilung der physischen Ressourcen vornehmen und diese optimal nutzen.

Unsere workspace booking Software stellt sicher, dass deine Mitarbeiter Zugang zu dem Arbeitsbereich haben, den sie brauchen

Wenn du die Größe und den Zuschnitt deiner Büroräume änderst, musst du sicherstellen, dass alle deine Teammitglieder den gewünschten Arbeitsplatz haben, wenn sie ihn brauchen. Die App deskbird hilft ihr sicherzustellen, dass diese wichtige Erwartung der Mitarbeiter jederzeit erfüllt wird. Mit unserem nahtlosen Buchungssystem können die Mitarbeiter im Voraus Schreibtische oder Besprechungsräume reservieren, die zu ihren Zeitplänen passen. Die App passt sich an unterschiedliche Anwesenheitszeiten und persönliche Vorlieben an (Lieblingstisch, Tisch am Fenster, bevorzugter Besprechungsraum usw.). Indem du deinen Teammitgliedern die Möglichkeit gibst, den Arbeitsplatz zu buchen, der ihren Bedürfnissen am besten entspricht,steigert ihr die Produktivität und maximiert den Komfort und die Effizienz der Mitarbeiter in einer gut verwalteten Büroumgebung.

Die App deskbird hilft ihr dabei, deinen Büroraum zu optimieren und optimal zu nutzen.

Und schließlich ist die App deskbird ein wichtiger Verbündeter bei der Verbesserung und Optimierung von Büroräumen, denn sie bietet eine Reihe von benutzerfreundlichen Funktionen, die den dynamischen Anforderungen an den Arbeitsplatz gerecht werden. Von effizienten Buchungssystemen für Schreibtische und Besprechungsräume bis hin zu Analysen für eine fundierte Raumplanung- deskbird rationalisiert das Büromanagement. Es stellt sicher, dass die Büroflächen optimal genutzt werden und fördert eine anpassungsfähige, produktive Umgebung, die sich mit den hybriden Arbeitsanforderungen eines Unternehmens weiterentwickelt.

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Die Bestimmung der richtigen Büroflächengröße erfordert eine sorgfältige Abwägung eurer aktuellen Bedürfnisse und eures zukünftigen Wachstums, der Gewohnheiten eurer Mitarbeitenden, des Arbeitsmodells und der Art eurer Geschäftstätigkeit. Die Berechnung der idealen Quadratmeterzahl wird durch Tools wie die Office Analytics von deskbird und unseren hybriden Büro-Planungs-Rechner vereinfacht, der die Komplexität einer modernen, flexiblen Belegschaft versteht. Faktoren wie die Anzahl der Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten, die Auslastung der Arbeitsbereiche und der Platz für Annehmlichkeiten sollten Teil eurer Berechnung sein. Indem ihr diese Aspekte berücksichtigt, könnt ihr herausfinden, wie viel Platz pro Person ihr in eurem Büro benötigt, und nicht nur die heutigen Anforderungen erfüllen, sondern euch auch an die Entwicklung von morgen anpassen. Seid ihr bereit, eure Bürofläche auf die nächste Stufe zu heben? Startet einen kostenlosen Test der deskbird-App und entdeckt all unsere benutzerfreundlichen Funktionen, die für moderne und innovative Unternehmen entwickelt wurden!