So wählt ihr die richtige Hot Desking Software für euer Unternehmen

Die Wahl der richtigen Hot-Desking-Software ist entscheidend für den Betrieb eines effizienten, datengestützten hybriden Arbeitsplatzes. Ein spezielles Hot-Desking-Tool erspart manuelle Verwaltungsarbeit, verhindert Doppel- und Scheingebungen, verbessert die Mitarbeitererfahrung und nutzt integrierte Analysen, um fundiertere Entscheidungen in Bezug auf die Büronutzung zu treffen.

Warum ihr ein Hot Desking Tool braucht, das nicht Excel ist

Die Verwaltung von Hot Desks in Excel mag für kleine Teams funktionieren, wird aber schnell langsam, fehleranfällig und schwer zu handhaben, wenn dein Unternehmen wächst. Tabellenkalkulationen sind auf manuelle Aktualisierungen angewiesen, was zu Doppelbuchungen, Nichterscheinen und null Einblick in die tatsächliche Nutzung deines Büros führt. Jede Änderung erfordert Verwaltungsaufwand, und jede Entscheidung beruht auf reinen Vermutungen.

Hot Desking Software löst all diese Probleme und ist damit eine viel bessere Alternative zur Arbeitsplatzbuchung in Excel. Ein spezielles Tool für Hot Desking löst nicht nur die Probleme, die beim manuellen Verwalten von Buchungen mit Tabellenkalkulationen entstehen, sondern bietet auch zusätzliche Vorteile, wie zum Beispiel:

• Automatisierung, die Admin-Aufwand spart, indem sie manuelles Bearbeiten ersetzt und die Abwicklung von Check-ins, Stornierungen und No-Shows übernimmt.
• Keine Doppelbuchungen oder menschlichen Fehler mehr dank klarer Buchungsregeln und Echtzeit-Updates, die dafür sorgen, dass Schreibtische nicht überbucht werden können.
• Workplace Analytics, die euch Infos über Auslastung, die Tage mit den höchsten Präsenzquoten und Anwesenheitsmuster geben.
• Ein besseres Mitarbeitererlebnis dank klarer Übersicht darüber, wer im Büro ist, und einfacher Buchung über den Desktop oder das Handy.
• Positiver Impact auf den ROI, weil die Bürokosten sinken, die Mitarbeitendne zufriedener sind und Flächen besser verfügbar sind.

Welche Kernfunktionen sollte eine Hot-Desking-Lösung haben?

Die wichtigsten Funktionen, auf die du achten solltest, sind die Echtzeit-Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen, interaktive Grundrisse, intelligentes Check-in, konfigurierbare Buchungsregeln, Analysen, Skalierbarkeit und die Integration in deine bestehenden Tools.

Achte bei der Bewertung der Optionen auf Funktionen , die den täglichen Betrieb unterstützen, sich in deine bestehenden Tools integrieren lassen und sich problemlos an das Wachstum deines Unternehmens anpassen lassen:

• Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen: Die Mitarbeitenden sollten sofort sehen können, welche Schreibtische frei, besetzt oder nicht verfügbar sind, damit sie sicher buchen können.
• Interaktive Gebäudepläne: Eine interaktive Karte hilft den Beschäftigten, den richtigen Platz zu finden und sich schnell einen Überblick über das Bürolayout zu verschaffen.
• Smarte Check-in-Optionen: Automatische oder zeitgesteuerte Check-ins verhindern Geisterbuchungen und sorgen dafür, dass nicht genutzte Schreibtische schnell wieder für die Buchung freigegeben werden.
• Klare Buchungsregeln und -limits: Sucht nach einer Lösung, die anpassbare Buchungsregeln wie Vorlaufzeiten, Teamzonen oder prioritären Zugriff bietet, um euer hybrides Arbeitsmodell zu unterstützen.
• Analytics: Starke Workplace Analytics, die Trends, Spitzentage und nicht genutzte Bereiche aufzeigen, helfen euch, eure Büroflächen zu optimieren und unnötige Immobilienkosten zu vermeiden.
• Skalierbarkeit: Stellt sicher, dass die Lösung mehrere Standorte, zusätzliche Nutzer:innen und zusätzliche Funktionen ohne Leistungseinbußen bewältigen kann und dass die Preisgestaltung transparent bleibt und zu eurem Wachstum passt.
• Einfache, benutzerfreundliche Oberfläche: Ein übersichtliches, intuitives Design macht die Nutzung einfacher und sorgt dafür, dass eure Teams die Software besser annehmen.
• Integrationen: Durch die Anbindung an Kalender und Kommunikationsplattformen lassen sich Termine nahtlos mit Besprechungen und Arbeitsabläufen abstimmen.

Welche Integrationen sind wichtig, wenn ihr euch für eine Hot Desking Software entscheidet?

Die wichtigsten Integrationen für Hot-Desking-Software sind Outlook, Microsoft Teams, Google Kalender, Slack, SSO und HRIS. Zusammen sorgen sie dafür, dass Buchungen mit bestehenden Arbeitsabläufen synchronisiert bleiben und Mitarbeiterdaten automatisch aktualisiert werden.

Deine Hot-Desking-Software funktioniert am besten, wenn sie mit deinen bestehenden Tools verbunden ist, sodass deine Teams Arbeitsplätze und Ressourcen über die Tools buchen können, mit denen sie bereits vertraut sind. Durch die Integration mit anderen Arbeitsplatztechnologien und Tools für hybrides Arbeiten wird sichergestellt, dass Daten automatisch fließen, Buchungen immer auf dem neuesten Stand sind und Mitarbeitende Arbeitsplätze reservieren Mitarbeitende , ohne sich in eine weitere Software einarbeiten zu müssen.

• Outlook & Microsoft Teams: Eine bidirektionale Synchronisierung zwischen MS Teams und Outlook sorgt dafür, dass Arbeitsplatzbuchungen direkt in den Kalendern der Mitarbeitenden erscheinen und in Echtzeit aktualisiert werden, wodurch Überschneidungen bei den Reservierungen vermieden werden.
• Google Kalender: Die Integration mit Goofle Kalender lässt Mitarbeitende Arbeitsbereiche über den Kalender buchen und verwalten, den sie bereits nutzen.
• Slack: Verbindet das Hot Desking Tool mit Slack für schnelle Buchungen, Push-Benachrichtigungen und Erinnerungen direkt in der Oberfläche, die ihr sowieso jeden Tag benutzt, was dem Hin- und Herwechseln zwischen Apps ein Ende setzt.
• Single Sign-on (SSO): SSO sorgt für reibungslosen Zugriff und mehr Sicherheit, weil sich Mitarbeitende mit ihren bestehenden Unternehmenszugangsdaten anmelden können.
• HRIS-Integration: Durch die Verbindung mit eurem HR-System werden Mitarbeiterdaten, Berechtigungen und Abwesenheiten automatisch synchronisiert, sodass das System immer zeigt, wer wann einen Schreibtisch reservieren kann.
• Benutzerverwaltung: Wenn ihr eure Hot Desking Software mit Benutzerverwaltungssystemen verbindet, könnt ihr ganz einfach viele Benutzer:innen hinzufügen oder entfernen und dabei Zugriffsrechte, Rollen und Verzeichnisinfos ohne manuellen Aufwand auf dem neuesten Stand halten.

Was macht die Einführung von Hot-Desking-Software so einfach?

Eine Umfrage von Gartner ergab, dass neue Software für 60 % der Mitarbeitende eine Quelle der Frustration ist Mitarbeitende dass 40 % der Nutzer die Nutzung von Software vermeiden, nachdem sie schlechte Erfahrungen damit gemacht haben. Eine reibungslose Benutzererfahrung ist daher entscheidend, um die Akzeptanz sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Verwaltungsebene zu fördern. Mitarbeiter nutzen Hot-Desking-Tools nur dann gerne, wenn sie sich intuitiv anfühlen und einfach zu bedienen sind.

Das Gleiche gilt für IT- und Arbeitsplatzadministratoren. Je einfacher sich das System einrichten, warten und skalieren lässt, desto schneller wird dein Unternehmen den erwarteten ROI erzielen. Entscheide dich also für eine Hot-Desking-Lösung, die eine intuitive Benutzeroberfläche, eine überzeugende mobile App, einfache Einrichtung und Skalierung sowie klare Berechtigungskontrollen bietet, die die Verwaltung vereinfachen und mit deinen Richtlinien für hybrides Arbeiten im Einklang stehen.

Welche Analysefunktionen sollte eine Hot-Desking-Software bieten?

Detaillierte Analysen gehören zu den leistungsstärksten Funktionen von Hot-Desking-Software. Mithilfe integrierter Analyse-Dashboards können Arbeitsplatz- und Facility-Manager die Schreibtischbelegung verfolgen und die Raumnutzung besser verstehen. Diese Dateneinblicke machen Schluss mit Spekulationen und ermöglichen fundiertere Entscheidungen in Bezug auf die Immobiliennutzung. Mit klaren Einblicken in Belegung, Nachfrage und Verhaltensmuster können Unternehmen ihre Büroflächen optimieren, ungenutzte Bereiche neu gestalten und zukünftige Investitionen in Büroräume mit Zuversicht planen.

Also, auf welche Kennzahlen solltest du achten?

• Tägliche und wöchentliche Belegungstrends zeigen euch, wie voll das Büro im Laufe der Woche ist, und helfen euch, die Tage mit der höchsten Auslastung zu erkennen.
• Die Nachfrage nach Schreibtischen und Bereichen hilft euch zu verstehen, welche Bereiche am beliebtesten und welche am wenigsten beliebt sind, um Layouts zu optimieren oder Räume und Flächen anderweitig zu nutzen.
• Mithilfe von Check-in- vs. No-Show-Quoten könnt ihr ungenutzte Reservierungen erkennen und die tatsächliche Auslastung messen.
• Die Anwesenheitsmuster der Mitarbeitenden zeigen hybride Arbeitsrhythmen auf Team- und/oder Abteilungsebene.
• Die Nutzungsanalyse nach Art der Ressource zeigt, wie gut die verschiedenen Kategorien von Arbeitsbereichen (Schreibtische, Meetingräume, Fokusbereiche, Kollaborationszonen) funktionieren.
• Der Vergleich von Kapazität vs. tatsächliche Nutzung zeigt, ob eure jetzige Bürofläche zur echten Nachfrage passt.

Entdeckt die beste Hot Desking Software für eure Teams

deskbird ist mehr als nur eine Hot Desking Software. Es ist eure go-to App für die Verwaltung von Hot Desking und Hybrid Work. Die App ist auf maximale Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung ausgelegt, sodass die Buchung von Arbeitsplätzen zum Kinderspiel wird. Gleichzeitig erhalten Unternehmen die Einblicke, die sie brauchen, um einen leistungsstarken, regelkonformen Arbeitsplatz zu schaffen.

Teams profitieren von einer besseren Zusammenarbeit vor Ort dank Funktionen wie interaktiven Grundrissen und Anwesenheitsaktualisierungen in Echtzeit, während eine umfassende Integration mit Tools wie Outlook, MS Teams, Slack und HRIS-Systemen dafür sorgt, dass alles nahtlos miteinander verbunden bleibt. Die Hot-Desking-Plattform deskbird bietet eine Reihe von Funktionen und Vorteilen, die Hot Desking zum Erfolg machen, darunter:

• Einfache Arbeitsplatzbuchung: Die Mitarbeitenden sollten schnell Schreibtische, Räume und Ressourcen buchen können, was für eine bessere Raumnutzung und einen einfachen Zugang zu den benötigten Arbeitsplätzen sorgt.
• Hybrid-Work-Lösung: deskbird ist für flexible Arbeitsmodelle gemacht und unterstützt sowohl Remote Work als auch die Arbeit vor Ort im Büro, um der Arbeitsrealität hybrider Teams gerecht zu werden.
• Einfach zu bedienende Oberfläche: Ein intuitives, übersichtliches Design erleichtert die Navigation im Tool, reduziert den Schulungsaufwand und steigert die Akzeptanz.
• Erweiterte Analytics: Leistungsstarke Workplace Analytics und Daten zur Flächennutzung und zum Verhalten der Mitarbeitenden helfen euch, die Raumaufteilung zu optimieren, Verschwendung zu reduzieren und klügere Entscheidungen in Bezug auf Immobilien zu treffen.
• Integrationsmöglichkeiten: Eine umfassende Integration mit Tools wie Kalendern, HRIS, MS Teams oder Slack Arbeitsabläufe und reduziert den Verwaltungsaufwand.
• Kosten- und Ressourcenoptimierung: Effizientes Buchungs- und Ressourcenmanagement senkt die Betriebskosten und hilft, unnötige Ausgaben für Immobilien oder Ressourcen zu vermeiden.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Dank anpassbarer Einstellungen und Richtlinien passt sich die Plattform euren individuellen Arbeitsabläufen, hybriden Arbeitszeitplänen und Teamstrukturen an.
• Unterstützung der Zusammenarbeit: Einfache Buchungs- und Sichtbarkeitsfunktionen helfen Teams dabei, Tage vor Ort zu koordinieren, die Interaktion zu stärken und das Gesamterlebnis im Büro zu verbessern.
• Compliance: Unternehmen können die Einhaltung ihrer Richtlinien für hybrides Arbeiten mithilfe von Mitarbeiteranalysen und integrierten Workflow-Tools sicherstellen, wie z. B. Buchungsregeln, Genehmigungsverfahren und die Erfassung der Anwesenheit im Rahmen der Hybrid-Richtlinien.

Was ihr bei der Auswahl einer Hot Desking Software beachten solltet

Die richtige Hot-Desking-Software ist ein speziell dafür entwickeltes Tool und keine allgemeine Terminplanungs-App, die einfach für Schreibtische angepasst wurde. Sie sollte den gesamten Ablauf abdecken: Buchung, Check-in, Freigabe und Berichterstellung. Gehe von den tatsächlichen Problemen deiner Organisation aus (Doppelbuchungen, Geisterreservierungen, mangelnde Transparenz) und bewerte die Tools anhand dieser konkreten Anforderungen statt anhand von Funktionslisten.

Während viele Plattformen nur einzelne Aspekte davon abdecken, deskbird alles in einer benutzerfreundlichen, tief integrierten Lösung, die speziell für hybrides Arbeiten entwickelt wurde. Von der Einführung von Hot Desking bis hin zur effektiven Verwaltung deines Hot-Desking-Büros – deskbird es ganz einfach, eine hybride Belegschaft zu unterstützen und ein flexibles, effizientes und kollaboratives Arbeitsumfeld zu schaffen.