Facility planning : stratégies pour un espace de travail pérenne

Les environnements de travail physiques se classent au deuxième rang des coûts les plus élevés après les ressources humaines, ce qui en fait un élément essentiel du budget de l'entreprise qui nécessite une gestion rigoureuse. Pourtant, de nombreuses organisations prennent des décisions immobilières de plusieurs millions de dollars basées sur des données de badgeage et des réservations de calendrier qu'elles savent peu fiables. Cet article explique comment le facility planning vous aide à organiser l'espace de bureau, les ressources et l'infrastructure pour soutenir les objectifs commerciaux et les besoins des employés, couvrant les quatre piliers du facility management, pourquoi des données précises sur l'utilisation de l'espace sont importantes pour des décisions immobilières justifiables, et comment élaborer une stratégie qui réduit les coûts tout en créant des espaces où les employés veulent travailler.

Résumé

Le facility planning est une approche stratégique pour organiser votre espace de bureau, vos ressources et votre infrastructure afin de soutenir les objectifs commerciaux et les besoins des employés. Une planification efficace nécessite des données précises sur l'utilisation de l'espace, un alignement avec les objectifs commerciaux et une technologie qui fournit des informations fiables. Pour les organisations gérant plus de 40 000 mètres carrés d'espace de bureau, bien faire les choses signifie la différence entre des décisions immobilières justifiables et des approximations coûteuses. Une stratégie de facility management solide combine les personnes, les processus, l'espace physique et la technologie du lieu de travail pour réduire les coûts, soutenir le travail hybride et créer des espaces où les employés veulent travailler.

Qu'est-ce que la planification des installations ?

Le facility planning est une approche que les entreprises utilisent pour organiser leurs installations et leurs ressources. Il garantit que la bonne quantité d'espace et d'outils est disponible pour les employés, permettant à l'entreprise de fonctionner sans heurts et d'atteindre ses objectifs. Pour les organisations comptant plus de 1 000 employés et des empreintes de bureau complexes, cela devient une fonction stratégique qui a un impact direct sur les décisions immobilières.

Cette approche proactive nécessite le développement de stratégies de gestion de l'espace et des ressources, plutôt que d'allouer des outils et des postes de travail sans réflexion. Il s'agit d'un processus basé sur les données. La collecte de données sur les taux d'utilisation et d'occupation vous aide à comprendre comment un espace est réellement utilisé.

L'objectif ultime du facility planning est d'assurer le succès de l'entreprise en créant un espace de bureau propice au travail, tout en fournissant les données nécessaires à des décisions justifiables au niveau du conseil d'administration.

Les quatre piliers du facility management

Les aspects les plus importants lors de l'élaboration d'un plan de facility management sont :

[Table1]

1. Personnes : Qu'attendent vos employés de l'espace et comment répondez-vous à leurs besoins afin qu'ils puissent accomplir leurs tâches au mieux de leurs capacités ?
2. Technologie : Quels outils doivent être mis en œuvre pour rationaliser les processus et aider à collecter des données pour des décisions éclairées en matière d'utilisation de l'espace ?
3. Bâtiment et aménagement : Comment l'espace réel se présente-t-il et fonctionne-t-il, y compris ses salles de réunion, ses postes et ses plans d'étage ?
4. Processus et pratiques : Quel est le processus organisationnel du facility management qui aide à allouer efficacement l'espace et les ressources ?

Rôles des professionnels de l'immobilier d'entreprise et des facility managers

Les professionnels de l'immobilier d'entreprise (CRE) et les Facility managers jouent tous deux un rôle clé dans le facility planning. Leur objectif principal est d'améliorer l'efficacité de l'espace : adapter un espace pour qu'il soit aussi productif, rentable et propice au travail que possible.

Leurs rôles se chevauchent, mais ils diffèrent par leur portée. Les professionnels de l'immobilier d'entreprise (CRE) considèrent la gestion immobilière dans son ensemble. Les Facility managers se concentrent plus spécifiquement sur chaque installation et les améliorations nécessaires. Les deux visent à créer un lieu de travail physique qui correspond aux plans d'affaires et répond aux besoins des employés.

Les équipes informatiques (IT) jouent également un rôle croissant dans les décisions concernant la technologie du lieu de travail. Elles évaluent les certifications de sécurité, les intégrations natives avec des outils comme Microsoft Teams et Azure Active Directory (Azure AD), ainsi que les exigences de mise en œuvre, en collaboration avec les responsables des installations.

Pourquoi le facility planning est important pour votre entreprise

Rendez votre lieu de travail efficace et pérenne

Les entreprises devraient mettre en œuvre une stratégie de facility management pour diverses raisons, surtout à mesure que de nouvelles méthodes de travail se généralisent. Une stratégie solide permet aux organisations de s'adapter au travail hybride. Gérer le travail collaboratif lorsque les employés sont sur site nécessite les bonnes techniques de facility management. Cela signifie utiliser la bonne technologie pour gérer le temps et le lieu de travail des employés.

La pérennisation de l'environnement physique nécessite de s'aligner sur les attentes des employés, qui incluent désormais une plus grande durabilité au bureau et une autonomie globale accrue. Pour créer un lieu de travail plus durable, les entreprises doivent mesurer et ajuster leur consommation d'énergie. Cela ne peut être réalisé sans .

Rendre l'espace plus efficace pour atteindre les objectifs commerciaux

Ces mesures contribuent directement à l'atteinte des objectifs commerciaux. Un lieu de travail bien adapté est essentiel pour le succès global, créant un environnement propice au travail et conçu pour améliorer l'expérience individuelle de chaque employé.

Utilisez le facility management pour comprendre quels espaces sont les plus utilisés et ce dont votre équipe a le plus besoin. Suivez pour identifier les zones sous-utilisées et les périodes de pointe d'utilisation. Les organisations qui mesurent précisément l'utilisation de l'espace peuvent réduire leur empreinte immobilière sans impacter l'expérience des employés, bien que les résultats varient selon l'organisation.

Un espace de travail efficace présente des avantages financiers clairs. Si l'un de vos objectifs commerciaux est d'augmenter la rentabilité, le facility planning aide à réduire les coûts en concevant ou en réduisant l'espace de bureau différemment pour répondre aux besoins de l'entreprise.

Améliorer l'expérience et la satisfaction des employés

Les employés sont au cœur du succès de toute entreprise. Les maintenir satisfaits est essentiel. Le facility planning garantit que les membres de l'équipe disposent du type d'espace de travail dont ils ont besoin, qu'il s'agisse de zones de concentration individuelle, d'espaces de collaboration en groupe, ou de parties du bureau dédiées au bien-être et à la détente. Vous voulez créer un environnement physique où les travailleurs se sentent bien et motivés. Un meilleur éclairage, des zones de repos et plus d'espaces verts contribuent tous à cet objectif. Si vous voulez faire revenir les gens au bureau, vous devez leur donner une raison de se déplacer.

Développez un sentiment d'appartenance pour aider à renforcer la culture d'entreprise. Dans les environnements flexibles, cela peut être délicat. Des études indiquent que de nombreux employés regrettent le contact personnel avec leurs collègues. L'utilisation de stratégies de facility planning, telles que la création d'un bureau qui sert de centre social en plus d'être un espace de travail, peut aider à rassembler les gens.

Réduire les coûts de bureau grâce à des données précises

La bonne stratégie de l'espace de travail peut réduire les coûts de bureau, les résultats variant en fonction de l'utilisation actuelle et des conditions du marché. Un bureau entièrement efficace est un bureau où chaque espace a un but et favorise la productivité. Avec l'augmentation des loyers commerciaux dans de nombreuses grandes villes, l'espace gaspillé est de l'argent gaspillé.

L'utilisation du facility planning pour comprendre l'utilisation et les taux d'occupation de l'espace de travail garantit que le bureau est efficace, ou réduit si toutes les zones ne sont pas nécessaires. Les organisations disposant de données d'utilisation précises peuvent identifier :

• Les jours et heures de pointe où la demande d'espace est la plus élevée
• Les étages ou zones constamment sous-utilisés
• Les modèles de réservation de salles de réunion par rapport à l'utilisation réelle
• Le coût par mètre carré par rapport à l'occupation réelle

Comprendre comment et quand votre équipe utilise un espace réduit également la consommation d'énergie. Moins de personnes dans un espace donné signifie moins d'énergie consommée.

Risques d'un mauvais facility planning

Sans un facility planning adéquat, les organisations sont confrontées à des défis importants qui s'aggravent avec le temps :

• Des données peu fiables menant à de mauvaises décisions : Les passages de badges et les réservations de calendrier montrent des intentions, pas la réalité. Lorsque les postes réservés restent inutilisés en raison de no-shows et de réservations fantômes, vos chiffres d'utilisation ne peuvent pas étayer les décisions immobilières au niveau du conseil d'administration.
• Dépenses immobilières gaspillées : Payer pour un espace qui reste vide peut coûter aux organisations des sommes importantes par poste inutilisé chaque année, selon l'emplacement et les taux du marché. Sans données précises sur l'utilisation de l'espace, vous ne pouvez pas identifier les zones à consolider ou à éliminer.
• Faible adoption des outils : Les outils de réservation de postes précédents échouent souvent parce que les employés les trouvent fastidieux. Une faible adoption signifie des données incomplètes, ce qui vous ramène à des suppositions concernant les besoins en espace.
• Frustration des employés : Lorsque les employés ne trouvent pas de postes disponibles, que les salles de réunion sont doublement réservées ou que le bureau semble chaotique, la satisfaction diminue. Cela sape les initiatives de retour au bureau et nuit à l'expérience employé.
• Incapacité à appliquer les politiques hybrides : Sans visibilité sur qui est réellement au bureau, les politiques de travail hybride deviennent des suggestions plutôt que des directives. Les équipes ne peuvent pas se coordonner efficacement, et les managers manquent de données pour étayer leurs décisions.

Comment élaborer une stratégie de facility management

Déterminez vos objectifs et vos besoins

Toute bonne stratégie commence par la détermination des objectifs que vous espérez atteindre. Commencez par réfléchir à la manière dont vous pouvez aligner votre stratégie immobilière (CRE) et de facility management sur les objectifs de l'entreprise. Par exemple, si les objectifs de l'entreprise sont de réduire les coûts et d'augmenter l'efficacité, élaborez des stratégies pour que le facility planning puisse y contribuer. Chercher des moyens de réduire la taille ou la consommation d'énergie permettrait de gérer les coûts. Concevoir un espace de travail qui motive le travail et répond aux besoins des employés augmenterait l'efficacité.

Analysez votre situation actuelle

Une fois les objectifs définis, l'étape suivante consiste à analyser la situation actuelle de l'espace de travail. Selon l'objectif, cela peut signifier différentes choses. Si l'objectif est de devenir plus durable, mesurez la consommation d'énergie pour voir combien est utilisée et identifiez les domaines où elle peut être réduite. Suivez qui vient au bureau chaque jour pour des opportunités de covoiturage ou pour subventionner des transports plus respectueux de l'environnement.

Dans la plupart des cas, l'amélioration de l'efficacité de l'espace commence par la collecte de données sur les taux d'occupation et l'utilisation de l'espace. Une excellente façon d'y parvenir est d'utiliser une application de hot-desking ou de planification hebdomadaire. Cela permet aux dirigeants de voir qui vient quand et quelles zones du bureau sont les plus utilisées. Recherchez des outils qui suivent la présence réelle, et non pas seulement les réservations, pour éviter les lacunes de données causées par les no-shows.

Surveiller les tendances de l'avenir du travail

Toute stratégie moderne de facility planning nécessite de se tenir au courant des tendances du travail. La plus pertinente est celle des modèles de travail flexibles. L'essor du travail à distance signifie que les employés utilisent différents espaces de travail et sont potentiellement répartis dans le monde entier. Cela affecte la quantité d'espace nécessaire ou si un bureau est nécessaire du tout. Cela modifie également les besoins des employés. Ils peuvent avoir besoin d'espaces de co-working ou d'un budget pour aménager leur bureau à domicile.

Le travail hybride est en forte croissance actuellement, car il combine les avantages du travail à distance avec la collaboration des interactions en personne. Il est important pour les entreprises de garder cela à l'esprit lors de l'élaboration de leur stratégie de facility management car cela a un impact considérable sur la façon dont l'espace sera utilisé. Les employés viendront probablement pour socialiser et collaborer, mais feront le travail de concentration à la maison.

Élaborer une stratégie de planification des installations

L'étape finale consiste à assembler tous ces éléments. Maintenant que toutes les données ont été rassemblées et que vous avez une idée claire de ce qui doit être accompli, il est temps de le mettre en pratique.

Pour atteindre ces objectifs, mettez en œuvre une technologie de gestion du lieu de travail pour rationaliser le processus, de la collecte de données à l'organisation de vos employés et à la gestion de l'espace de travail lui-même. Recherchez un logiciel qui offre :

• Des tableaux de bord d'analyses de bureau affichant l'utilisation en temps réel et historique
• Plans d'étage interactifs pour une réservation facile des postes et des salles
• Intégrations natives avec Microsoft Teams, Outlook, Slack et les systèmes RH comme Azure AD
• Taux d'adoption élevés (90 % et plus) pour garantir la précision des données
• Partage de postes et capacités de hot desking pour une gestion flexible de l'espace

Les applications de hot desking, les systèmes de réservation de places de parking et les plateformes de planification hebdomadaire en sont d'excellents exemples. Des organisations comme IU ont transformé la gestion de leur espace de travail en mettant en œuvre des outils que les employés utilisent réellement. Lorsque la première solution de réservation de postes d'IU n'a pas pu gérer la complexité de la gestion de 1 500 employés répartis sur 30 sites, elles ont mis en œuvre deskbird et ont réalisé des réservations de postes en 20 secondes, tout en fournissant aux gestionnaires immobiliers des analyses d'occupation précises pour éclairer les décisions d'investissement en matière d'espace.

Nous recherchions un outil simple et intuitif, capable de répondre à tous nos besoins. D'autant plus que le projet impliquait une restructuration de l'agencement de nos bureaux, il était étonnant de constater à quel point deskbird était flexible face à l'évolution de nos besoins. Avec deskbird, nous avons trouvé un logiciel qui offre une excellente expérience utilisateur ainsi que toutes les fonctionnalités que nous souhaitions, en particulier le SSO et les restrictions d'accès qui étaient très importants pour nous !

Jacqueline Schuster, Responsable de projet senior RH

Définir des indicateurs clés de performance pour la gestion des installations

Après la mise en œuvre, il est temps de mesurer le succès de votre stratégie. La définition de KPIs de facility management est la meilleure façon d'y parvenir.

Ces KPIs aident à déterminer si les changements apportés bénéficient à l'entreprise et aux employés. Les métriques clés à suivre incluent :

• Taux d'utilisation de l'espace: Suivez cet indicateur au fil du temps pour comprendre ce qu'est une utilisation efficace pour votre modèle de bureau
• Taux d'occupation par étage, zone et jour de la semaine
• Taux de no-show : Pourcentage de postes réservés qui restent inutilisés
• Coût par mètre carré par rapport à l'utilisation réelle
• Scores de satisfaction des employés liés à l'espace de travail
• Consommation d'énergie par mètre carré occupé

Les réponses à ces questions permettent aux facility managers de comprendre si les changements mis en œuvre ont eu un impact positif. Elles révèlent également des pistes d'amélioration pour les futures stratégies de planification des installations. Ces KPI peuvent être mesurés grâce à la technologie de gestion du lieu de travail, un système intégré de gestion du lieu de travail (IWMS), des retours d'expérience et des rapports financiers.

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Comment deskbird soutient le facility planning

Le facility planning nécessite des données précises. Des données précises nécessitent des outils que les employés utilisent réellement. deskbird combine des analyses de bureau de niveau entreprise avec l'expérience intuitive qui génère des taux d'adoption de plus de 90 % dans plus de 500 entreprises.

Voici comment deskbird aide les facility planners à prendre des décisions immobilières éclairées :

• Tableaux de bord d'analyse en temps réel : Suivez l'utilisation de l'espace, les taux d'occupation et les modèles de présence avec des données qui reflètent l'utilisation réelle, et non seulement les réservations. Identifiez les jours de pointe, les zones sous-utilisées et les opportunités d'optimiser votre empreinte immobilière.
• Intégrations natives : Connectez-vous à Microsoft Teams, Outlook, Slack et aux systèmes RH via le Single Sign-On (SSO), le System for Cross-domain Identity Management (SCIM) et Azure AD. Le provisionnement sans entretien signifie que les équipes informatiques peuvent déployer sans mises à jour manuelles ni modifications de configuration.
• Taux d'adoption élevés : Lorsque les employés trouvent la réservation facile, ils l'utilisent. Un taux d'adoption plus élevé signifie des données plus précises, ce qui se traduit par de meilleures décisions de planification. Consultez les avis de nos clients pour voir comment les organisations y parviennent.
• Sécurité de niveau entreprise : Conformité ISO 27001, SOC 2 Type II et GDPR avec des données hébergées dans l'UE à Francfort. Vos données d'utilisation restent sécurisées et conformes.
• Espaces dynamiques : Adaptez les plans d'étage et les configurations d'espace à mesure que les besoins évoluent, sans repartir de zéro.

Avec la bonne technologie et une approche centrée sur l'employé, vous pouvez assurer la mise en œuvre réussie de votre plan. Cela crée un lieu de travail qui maintient et augmente la satisfaction des employés tout en améliorant l'efficacité opérationnelle.

Cherchez-vous à réduire la capacité inutilisée et à maximiser la rentabilité du bureau ? Explorez des idées de réduction des coûts ou suivez deskbird sur YouTube pour voir comment les organisations résolvent les défis du travail hybride.

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