Taille de l'espace de bureau : un guide rapide pour les lieux de travail modernes

Envisagez-vous de déménager dans un nouveau bureau ou de réduire la taille de votre bureau actuel ? Nos méthodes de travail ont radicalement changé au cours des deux dernières années, tout comme le rôle du bureau. Cela a une incidence sur la taille de l'espace de bureau dont vous avez réellement besoin. De nombreux immeubles de bureaux ne sont pas optimisés et ne répondent pas aux nouvelles attentes des travailleurs. Il en résulte des open space à moitié occupés, des bureaux individuels désertés et des salles de réunion inutilisées. Le travail au bureau devient moins séduisant que le travail virtuel à domicile. Les organisations gaspillent ainsi de l'argent en loyers et autres dépenses tout en ayant un lieu de travail physique qui ne permet pas à leur personnel de s'épanouir.

Alors, comment trouver le nombre réel de mètres carrés dont vous avez besoin pour répondre aux besoins de votre personnel sans compromettre votre budget CRE (Corporate Real Estate) ? À l'instar de nos nouvelles méthodes de travail, l'aménagement de vos bureaux doit être flexible et souple. Cet article vous donne des indications utiles pour déterminer la taille de vos bureaux et créer un environnement de travail centré sur les personnes, qui permette à vos employés de s'épanouir.

Comment déterminer la taille idéale d'un espace de bureau ? 

1. Connaître l'espace legalement requis par personne dans un bureau dans votre pays

Avant de commencer à calculer quoi que ce soit, vous devez consulter les réglementations nationales concernant le nombre minimum de mètres carrés par employé. Cette référence légale permet de s'assurer que vos bureaux répondent aux normes de sécurité, de santé et d'ergonomie, protégeant ainsi le bien-être des employés. Ignorer ces exigences peut entraîner des sanctions légales et compromettre les conditions de travail. Il est donc essentiel de comprendre et d'appliquer ces critères pour déterminer la taille nécessaire de votre futur bureau tout en garantissant la conformité et en favorisant un environnement de travail productif. Par exemple, en Allemagne, il faut au moins 8 mètres carrés par employé. En France, la taille légale d'un bureau est de 6 mètres carrés par employé. Aux États-Unis, chaque membre de l'équipe doit disposer d'au moins 10 mètres carrés.

2. Vérifier la satisfaction de vos employés concernant l'espace de bureau actuel

Avant de calculer la taille d'un nouveau bureau, vous devez consulter vos employés et recueillir leurs commentaires sur l'espace actuel. Le fait de savoir s'ils trouvent le bureau actuel trop exigu ou excessivement spacieux peut guider le dimensionnement de votre futur espace de travail. Recueillir les préférences en matière d'espaces de collaboration et de types d'espaces de travail spécifiques permet également de savoir comment répartir et concevoir les espaces de manière efficace. En procédant ainsi, vous vous assurez que le nouveau bureau s'aligne sur les besoins et les souhaits de votre personnel pour une productivité et une satisfaction optimales. Inutile de préciser que cette étape est indispensable pour bien faire les choses ! 

3. Réfléchir au modèle de travail et aux rôles des membres de votre équipe

Lorsque vous déterminez la taille de votre futur bureau, vous devez également tenir compte de votre modèle de travail. Travailler sur une base de quatre jours par semaine, en mode hybride ou avec des horaires flexibles peut faire une différence dans la taille de votre bureau. Il en va de même pour la nature des rôles des employés et leurs types de contrats (temps plein ou mi-temps, free-lance, etc.). Un modèle hybride peut nécessiter moins d'espace en raison de la rotation de la présence au bureau, tandis que les fonctions exigeant une collaboration peuvent avoir besoin de plus d'espaces communs. Les horaires flexibles peuvent accroître le besoin d'un bureau à la demande. La prise en compte de tous ces facteurs permet de concevoir un espace adapté aux flux de travail et à la dynamique de la main-d'œuvre propres à l'entreprise.

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4. Étudier les rapports d'analyse de votre lieu de travail

Une analyse approfondie de vos données d’espace de travail est essentielle pour déterminer la superficie réellement nécessaire à votre entreprise. Les statistiques sur l’occupation des bureaux et les modes d’utilisation offrent une mine d’informations précieuses, permettant de comprendre concrètement comment vos espaces sont exploités. En examinant ces rapports, vous pouvez anticiper avec précision vos besoins futurs et éviter que votre nouveau bureau ne soit sous-utilisé ou surchargé. Mieux encore, ces analyses vous aident à réduire les coûts, à concevoir un environnement aligné sur la demande réelle et à améliorer l’efficacité opérationnelle.

5. Évaluer vos plans de croissance

Combien d'employés avez-vous aujourd'hui ? Combien pensez-vous en avoir dans un an ? Vous ne déménagerez pas votre bureau tous les six mois, n'est-ce pas ? Lorsque vous calculez la taille de vos futurs bureaux, il est essentiel de prévoir des plans de croissances. Vous devez anticiper les perspectives de votre entreprise afin de vous assurer que vos locaux peuvent accueillir le personnel, les fonctions et les nouveaux services potentiels. Prévoir un espace pour une croissance future permet d'éviter les perturbations et les dépenses liées à des déménagements fréquents. La planification proactive de la croissance est non seulement une preuve de clairvoyance, mais elle contribue également à une évolution plus harmonieuse de l'environnement physique de l'entreprise au fur et à mesure de son développement.

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Comment réduire l'espace de bureaux sans compromettre le bien-être et la productivité des employés ?

Concevoir un environnement de travail avec des bureaux partagés

Vous avez réalisé que vous n'avez pas besoin d'un grand espace de travail, mais vous craignez qu'un bureau plus petit ne réponde pas aux besoins de votre personnel ? La mise en place d'un système de partage de bureau vous permet de réduire efficacement l'espace de travail et les dépenses qui y sont associés. Cette approche tire parti des modalités de travail flexibles, telles que les horaires hybrides ou les horaires variables, pour maximiser l'utilisation des bureaux disponibles. Vous réduisez considérablement votre empreinte immobilière en ayant des bureaux partagés plutôt qu'en conservant toutes les places assignées. Mais ce n'est pas le seul avantage. Les bureaux partagés permettent également de réaliser des économies et de créer un environnement de travail dynamique et collaboratif qui s'adapte aux styles de travail modernes.

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Concevoir des espaces agiles et multifonctionnels

Comme nous l'avons vu précédemment, les espaces de travail modernes doivent tenir compte de la flexibilité et de l'agilité de la conception des bureaux. Ils s'adaptent aux nouvelles méthodes de travail et aux besoins changeants de vos employés. Cette polyvalence est une excellente occasion de créer des espaces de travail multifonctionnels. Ces environnements adaptables peuvent avoir différentes fonctions sur la journée de travail, qu'il s'agisse de postes de travail individuels, de centres de collaboration ou d'espaces de réunion. En investissant dans un mobilier flexible et une conception intelligente, un espace unique peut être transformé pour répondre à des besoins immédiats. Cela vous permet de minimiser l'espace total requis et d'encourager une utilisation plus efficace, plus rentable et plus agile du lieu de travail.

Veillez à ne pas surdimensionner votre bureau

Gardez à l'esprit que l'expérience et la satisfaction des employés doivent rester votre principale priorité. Par conséquent, nous vous recommandons vivement de ne pas réduire la taille de votre bureau à tout prix, car cela peut avoir un effet boomerang sur vos activités. Si vous réduisez trop la superficie de vos locaux, il y a de fortes chances que l'expérience, la satisfaction et la productivité de vos employés en soient affectées. Cela peut avoir des conséquences sur les performances de votre personnel, la rétention des talents et, en fin de compte, la croissance de l'entreprise. En revanche, si votre bureau a la bonne taille et un agencement qui satisfait les membres de votre équipe, cela ne sera pas seulement bénéfique pour eux, mais aura également des effets positifs sur certains aspects très importants de l'entreprise. Par exemple, cela peut favoriser la collaboration en personne, l'assiduité au bureau, la productivité et la satisfaction générale.

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Comment le travail flexible influence-t-il l'espace par personne dont vous avez besoin dans votre bureau ?

Les employés ne passent plus toutes leurs journées de travail au bureau

Avez-vous également adopté des modalités de travail flexibles ? Vous avez sans doute remarqué que votre bureau est à moitié vide la plupart du temps. Avec cette nouvelle flexibilité du travail, les gens n'arrivent plus tous ensemble à 8 heures et ne partent plus à 18 heures. Ils peuvent aussi venir tous les matins et travailler à domicile l'après-midi. Cette évolution a eu un impact considérable sur l'utilisation du bureau et il faut en tenir compte lorsque l'on cherche à réduire les coûts et à créer un espace de travail correspondant aux attentes des employés.  

Le rôle du bureau a changé pour devenir un centre de collaboration

Le travail flexible a transformé le bureau, qui n'est plus un besoin quotidien, en un espace dédié à des interactions et à une collaboration spécifiques. Désormais on s'attend à un espace qui simplifie les activités d'équipe et le développement de la culture d'entreprise, plutôt qu'un endroit où les employés se rendent pour accomplir un travail traditionnel sur un bureau. Cette évolution a créé le besoin d'un aménagement de bureau qui favorise le hot-desking, les lounges et les salles de réunion plutôt que les rangées de bureaux fixes, ce qui se traduit souvent par une réduction de l'utilisation. Par conséquent, le besoin de vastes espaces de bureaux diminue. Cela oblige les entreprises à transformer les bureaux en environnements agiles qui s'adaptent à une présence irrégulière tout en favorisant l'interaction et l'innovation parmi les employés qui choisissent de travailler sur place.

Travailler chez soi est parfois plus temptant que se rendre au bureau 

L'essor du travail à distance a révélé que le bureau à domicile répond parfois davantage aux besoins des employés que le bureau lui-même. Cela peut être dû à un mobilier plus ergonomique, à la possibilité d'éviter les distractions et de se concentrer, à la possibilité de sortir quelques minutes et de prendre l'air, etc. Les espaces de bureau traditionnels sont donc mis au défi de rester d'actualité. Il faut donc repenser les environnements de bureau pour offrir des espaces de travail et des ressources uniques qu'un environnement domestique ne peut pas fournir. En tenant compte de ces facteurs, vous créez un espace de bureau chaleureux qui attire les employés en veillant à ce que chaque style de travail et chaque exigence soient pris en compte de manière réfléchie. Cela ne rend pas seulement votre lieu de travail plus séduisant, mais stimule également la satisfaction, l'engagement et la productivité des employés.

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Pourquoi deskbird est-il l'allié parfait pour trouver la bonne taille d'espace de bureau et l'optimiser efficacement ?

L'équipe de deskbird est spécialiste dans la gestion d'espaces de travail hybrides.

Depuis 2020, deskbird est un leader européen de la gestion des lieux de travail hybrides. Nous aidons les entreprises à adopter des pratiques de travail modernes telles que le travail flexible et à améliorer l'expérience des employés sur place. Grâce à notre plateforme intuitive, vous pouvez optimiser votre espace physique, et donc d'aligner la capacité des bureaux avec les variations de la demande sur place. Cela facilite l'utilisation efficace de votre espace, en vous assurant de maintenir un lieu de travail dynamique et bien dimensionné qui s'adapte aux besoins évolutifs de votre main-d'œuvre hybride.

Notre fonction d'analyse des bureaux vous permet de prendre des décisions basées sur des données afin d'améliorer l'agencement de vos bureaux.

Déterminer la taille de l'espace de bureau dont vous avez besoin et la manière de l'optimiser efficacement ne peut se faire sans des informations pertinentes. L'application deskbird fournit également des informations précieuses basées sur des données grâce à son analyse des bureaux. Cela vous permet de prendre des décisions bien réflechies sur la taille et l'agencement de votre lieu de travail. Vous pouvez créer un environnement de travail dynamique et centré sur les employés en analysant les schémas d'utilisation de l'espace et en identifiant les périodes de pointe d'occupation. Cette fonctionnalité guide la reconfiguration des espaces de travail pour mieux répondre aux besoins de vos équipes, rationaliser les opérations et améliorer la satisfaction des employés. Vous pouvez ainsi vous assurer que l'agencement de vos bureaux évolue en fonction des besoins dynamiques de votre entreprise.

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Notre calculateur d'espace de bureau hybride vous permet de réduire les dépenses générales.

Pour vous aider à déterminer la surface de bureau réellement nécessaire, nous avons conçu le Calculateur d’espace de bureau de deskbird.Cet outil gratuit, disponible sur notre site web, estime avec précision la superficie idéale en fonction de la taille de votre effectif et de vos pratiques de travail.
En quelques clics, vous obtenez des recommandations personnalisées pour soutenir efficacement votre personnel hybride, réduire vos coûts et optimiser l’utilisation de vos espaces. Grâce à cet outil, vous pouvez allouer vos ressources physiques de manière plus intelligente et tirer le meilleur parti de votre immobilier d’entreprise.

Notre logiciel de réservation de bureaux garantit que vos employés ont accès à l'espace de travail dont ils ont besoin.

Lorsque vous modifiez la taille et l'agencement de vos locaux, il est primordial de garantir que tous les membres de votre équipe puissent disposer de l'espace de travail qu'ils souhaitent au moment où ils en ont besoin. L'application deskbird vous aide à vous assurer que cette attente des employés est satisfaite à tout moment. Grâce à notre système de réservation, les employés peuvent réserver des bureaux ou des salles de réunion à l'avance, en fonction de leur emploi du temps. L'application s'adapte à l'assiduité et aux préférences personnelles (bureau préféré, table près de la fenêtre, salle de réunion préférée, etc.) En permettant aux membres de votre équipe de réserver l'espace de travail qui correspond le mieux à leurs besoins, vous stimulez la productivité et maximisez le confort et l'efficacité des employés dans un environnement de bureau bien géré.

L'application deskbird vous aide à optimiser et à tirer le meilleur parti de votre espace de travail.

Enfin, l'application deskbird est un vrai allié dans l'amélioration et l'optimisation de l'espace de bureau, avec une gamme de fonctionnalités conviviales qui répondent aux besoins dynamiques de l'espace de travail. Des systèmes de réservation efficaces pour les bureaux et les salles de réunion aux analyses pour une planification éclairée de l'espace, deskbird rationalise la gestion des bureaux. Il garantit que l'espace de bureau est utilisé à son plein potentiel, favorisant un environnement adaptable et productif qui évolue en même temps que les exigences de travail hybrides d'une entreprise.

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La détermination de la taille de l'espace de bureau appropriée implique un examen attentif de vos besoins actuels et de votre croissance future, des habitudes de vos employés, de votre modèle de travail et de la nature de vos opérations. Le calcul de la superficie idéale est simplifié grâce à des outils tels que la fonctionnalité d'analyse de bureau de deskbird et notre calculateur de bureau hybride, qui comprend les complexités d'un personnel moderne et flexible. Des facteurs tels que le nombre d'employés, leurs horaires, les taux d'utilisation de l'espace de travail et l'espace réservé aux équipements doivent faire partie de votre calcul. En tenant compte de ces aspects, vous pouvez déterminer l'espace par personne dont vous avez besoin dans votre bureau et non seulement répondre aux demandes d'aujourd'hui, mais aussi vous adapter à l'évolution de demain. Êtes-vous prêt à faire passer votre espace de bureau à la vitesse supérieure ? Démarrez un essai gratuit de l'application deskbird et découvrez toutes nos fonctionnalités conviviales conçues pour les entreprises modernes et innovantes !