Conoce
Athena Institute, Vrije Universiteit Amsterdam, un centro de innovación e investigación
La Vrije Universiteit Amsterdam (VU) es una reconocida universidad de investigación fundada en 1880. El Instituto Athena de la Vrije Universiteit Amsterdam es conocido por su enfoque interdisciplinar y su compromiso con el impacto social, y se dedica a proporcionar una educación de alta calidad y a llevar a cabo una investigación influyente. Recientemente, el Instituto Athena ha asumido la necesidad de soluciones modernas para el espacio de trabajo, con el objetivo de crear un entorno atractivo y colaborativo para todos sus miembros.
Desafío
Adaptación al cambio en la gestión del espacio de oficinas
Al igual que muchas instituciones, el Instituto Athena ha sentido el impacto de la pandemia de COVID-19, que ha impulsado el cambio hacia modelos de trabajo híbridos. A medida que la Vrije Universiteit Amsterdam se somete a una reestructuración y renovación del campus, la gestión de los espacios de oficina se convirtió en un verdadero desafío.
Después del Departamento de Ciencias de la Salud y el Instituto de Estudios Ambientales en 2023, finalmente fue el turno del Instituto Athena de trasladarse en 2025. Tuvieron que migrar al histórico Edificio Principal, lo que supuso un reto: los empleados necesitaban acercarse y empezar a compartir escritorios. Con la emoción de la colaboración surgieron ansiedades sobre la cohesión del equipo y el rompecabezas logístico de aprovechar al máximo los espacios limitados.
Para gestionar eficientemente los nuevos espacios de oficina limitados, rápidamente nos dimos cuenta de la necesidad de una solución robusta de reserva de escritorios.
Lotte Snellenburg, Asistente de Dirección en el Instituto VU Athena de la Vrije Universiteit Amsterdam
Solución
Implementación de deskbird para la gestión flexible del espacio de trabajo
Inicialmente, deskbird fue introducido por el edificio MF – que alberga las ciencias médicas, del comportamiento, del ejercicio y de la salud de la VU – en octubre de 2023. Rápidamente demostró su valía, inspirando al Instituto Athena cuando tuvieron que mudarse en enero de 2025. Hoy en día, un total de 640 empleados en tres departamentos utilizan regularmente deskbird para organizar su espacio de trabajo y reservar escritorios, incluyendo ahora a 120 empleados del Instituto Athena.
El muro social de deskbird, fácil de usar, permite a los empleados ver quién está en la oficina y mantenerse informados sobre los eventos de la oficina. Los planos interactivos ofrecen una visión completa de las opciones de asientos disponibles y la ubicación de los compañeros. Con sólo unos clics, los empleados pueden reservar escritorios o plazas de aparcamiento, minimizando las molestias de última hora. También se benefician de un filtrado avanzado para necesidades específicas de equipamiento, así como de funciones para la reserva de visitantes y la reserva de espacios para equipos.
Nos preocupaba que la cohesión de nuestro equipo pudiera verse afectada debido al cambio, lo que provocaría un aumento del trabajo remoto, pero afortunadamente, estas preocupaciones resultaron infundadas. De hecho, deskbird ha fortalecido los lazos de nuestro equipo más de lo previsto y ha sido de gran ayuda, especialmente para el personal administrativo.
Lotte Snellenburg
Asistente de Gestión en el Instituto VU Athena de la Vrije Universiteit Amsterdam
