Van vast naar flexibel: Hoe VU Amsterdam 120 medewerkers verplaatste zonder extra ruimte nodig te hebben

De Vrije Universiteit Amsterdam (VU) is een gerenommeerde onderzoeksuniversiteit, opgericht in 1880. Het Athena Instituut van de Vrije Universiteit Amsterdam staat bekend om zijn interdisciplinaire aanpak en toewijding aan maatschappelijke impact. Het is toegewijd aan het geven van onderwijs van hoge kwaliteit en het uitvoeren van invloedrijk onderzoek. Onlangs heeft het Athena Instituut de nood aan moderne werkplekoplossingen omarmd, met als doel het creëren van een boeiende omgeving, geschikt voor samenwerking voor al haar leden.

‍

‍

Zoals veel instellingen heeft het Athena Instituut de impact gevoeld van de COVID-19 pandemie, die de verschuiving naar hybride werkmodellen heeft versneld. Terwijl de Vrije Universiteit Amsterdam de campus herstructureerde en renoveerde, werd het beheren van kantoorruimtes een echte uitdaging. 

Na de afdeling Gezondheidswetenschappen en het Instituut voor Milieustudies in 2023, was het in 2025 eindelijk de beurt aan het Athena Instituut om te verhuizen. Ze moesten verhuizen naar het historische hoofdgebouw - wat een uitdaging bleek: de medewerkers moesten dichter bij elkaar gaan zitten en bureaus gaan delen. Met het enthousiasme van de samenwerking kwam ook de bezorgdheid over de teamcohesie en de logistieke puzzel om zo goed mogelijk gebruik te maken van de beperkte ruimtes. 

Om de nieuwe beperkte kantoorruimtes efficiënt te beheren, realiseerden we ons al snel dat we een robuuste oplossing voor het boeken van bureaus nodig hadden.

Lotte Snellenburg, Management Assistent bij het VU Athena Instituut van de Vrije Universiteit Amsterdam

In eerste instantie werd deskbird in oktober 2023 geïntroduceerd door het MF-gebouw, waarin de medische, gedrags-, bewegings- en gezondheidswetenschappen van de VU zijn gehuisvest. Het bewees al snel zijn waarde en inspireerde het Athena Instituut toen zij in januari 2025 moesten verhuizen. Vandaag de dag gebruiken in totaal 640 medewerkers op drie afdelingen deskbird regelmatig om hun werkplek te organiseren en bureaus te boeken, waaronder nu 120 medewerkers van het Athena Instituut. 

Met de gebruiksvriendelijke sociale feed van deskbird kunnen werknemers zien wie er op kantoor is en op de hoogte blijven van kantoorevenementen. Interactieve plattegronden geven een uitgebreid overzicht van beschikbare zitmogelijkheden weer en de locaties van collega's. Met slechts een paar klikken kunnen werknemers bureaus of parkeerplaatsen reserveren, waardoor gedoe op het laatste moment tot een minimum wordt beperkt. Ze profiteren ook van geavanceerde filters voor specifieke apparatuurbehoeften en functies voor het reserveren van bezoekers en teamruimte.